วิธีเขียนตัวอย่างจดหมายธุรกิจ การลงทะเบียนจดหมายตาม GOST จะทำอย่างไรกับไฟล์ที่แนบมา

“สิ่งที่ยากที่สุดสำหรับบุคคลคือสิ่งที่ไม่ได้มอบให้เขา”
ม.ซวาเนตสกี้

อาจเป็นไปได้ว่าทุกคนอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิตต้องรับมือกับความจำเป็นเร่งด่วนในการเขียนจดหมายธุรกิจถึงหัวหน้าบริษัทการค้า หุ้นส่วน เจ้าหน้าที่ หรือที่เลวร้ายที่สุดถึงสำนักงานการเคหะ แต่ถ้าคุณคิดว่าตัวเองเป็นนักธุรกิจแม้จะเป็นเพียงมือใหม่หรือกำลังวางแผนที่จะเปิดธุรกิจของตัวเองแม้ในอนาคตอันไกลโพ้นคุณต้องเรียนรู้ที่จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

แล้วจดหมายธรรมดากับจดหมายธุรกิจต่างกันอย่างไร?

ประการแรก การไม่มีองค์ประกอบทางอารมณ์และความเหนือกว่าของตรรกะ และในทางปฏิบัติการนำเสนอคำขอหรือข้อเสนอของคุณอย่างมีเหตุผล นักธุรกิจ เจ้าของบริษัท หรือผู้จัดการขององค์กรขนาดใหญ่หรือไม่ใหญ่มาก ซึ่งตรงข้ามกับ "ผู้บริโภค" ไม่น่าจะสนใจจดหมายแสดงอารมณ์และแรงบันดาลใจของคุณถึงเขาพร้อมกับคำขอ เกี่ยวกับความร่วมมือให้ความช่วยเหลือหรือสร้างความสัมพันธ์ฉันมิตรอื่นใด

ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจว่าเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจ คุณจะต้องเขียนให้ตรงประเด็น! ตอนนี้หลายๆ คนจะพูดกับตัวเองว่า "เล่นสำนวน" อะไรสักอย่าง แต่เป็นที่ชัดเจนว่าจดหมายธุรกิจแตกต่างจากจดหมายอื่นๆ ในเรื่องความเข้าใจที่ชัดเจนของคำว่า "ถึงใคร" "ทำไม" และ "ทำไม" ฉันอ่านจดหมายและข้อเสนอมากมาย แต่น่าเสียดายที่ในจดหมายบางฉบับความหมายนั้นถูกซ่อนอยู่ตลอดเวลา และในตอนท้ายของจดหมายก็ไม่ชัดเจนว่าผู้เขียนต้องการถามหรือเสนออะไร

ดังนั้นเพื่อไม่ให้ความหมายและความคิดของจดหมาย "กระจายไปทั่วต้นไม้" คุณต้องตอบคำถามต่อไปนี้ด้วยตัวเอง:

1. คุณกำลังเขียนจดหมายถึงใคร คุณทำผิดกับผู้รับหรือไม่?
2. ทำไมคุณถึงเขียนจดหมายคุณต้องการเสนอหรือถามอะไร? ข้อโต้แย้งและรูปแบบการนำเสนอของคุณชัดเจนหรือไม่? และพวกเขาน่าเชื่อไหม?ข้อโต้แย้งของคุณสำหรับผู้รับ? แล้วเขาจะได้ประโยชน์อะไรล่ะ? จากความร่วมมือกับคุณ?
3. ทำไมคุณทำเช่นนี้? คุณต้องการผลลัพธ์อะไร? คุณตั้งใจที่จะ "ยั่วยุ" ผู้รับให้กระทำสิ่งใดอีก?

สำหรับจดหมายธุรกิจ GOST R 6.30−2003 ที่เกี่ยวข้องได้รับการพัฒนาซึ่งอธิบายข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเนื้อหาและการดำเนินการของเอกสาร คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับ GOST นี้โดยละเอียดยิ่งขึ้นโดยซื้อที่ร้านหนังสือธุรกิจและใช้ในอนาคตเมื่อกรอกเอกสารของคุณ

แต่ฉันอยากจะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับประเด็นสำคัญบางประการ:

1. ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจจะต้องมีคำอุทธรณ์ต่อผู้รับ โดยจะออกให้ต่ำกว่าหมายเลขทะเบียนเล็กน้อย: ตำแหน่งและชื่อเต็มจะแสดงอยู่ที่มุมขวาบน ผู้รับ ด้านล่างนี้คุณสามารถระบุหัวเรื่องของจดหมายได้ ตรงกลางที่ต่ำกว่านั้น การอุทธรณ์ก็ถูกวาดขึ้น ที่อยู่ควรแสดงความเคารพโดยใช้คำที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป: “เรียน”, “นาย”, “มาดาม” (ไม่อนุญาตให้ใช้คำย่อ) ส่วนหัวมักจะเป็นตัวหนา

ตัวอย่างเช่น:

อ้างอิง ฉบับที่ 01 ตั้งแต่วันที่ 20/04/2555

บนอิน หมายเลข 01 - RiK ตั้งแต่ 01/01/1930

ถึงผู้กำกับ

LLC "เขาและกีบ"

เบนเดอร์ โอ.ไอ.

“ประมาณเขาที่ชำรุดจำนวนหนึ่ง

ส่งมอบเมื่อวันที่ 1 มกราคม 1930”

เรียน Ostap Ibrahimovic

1. การแนะนำ. ในบทนำ คุณจะต้องระบุสาระสำคัญของจดหมายโดยย่อ คุณสามารถเริ่มต้นแบบดั้งเดิม: “ฉันอยากจะเรียกร้องความสนใจของคุณ…”, “ฉันขอให้คุณ...”, “ปัจจุบัน...” ฯลฯ - ถ้าจดหมายเขียนด้วยอักษรตัวแรก

หากการอุทธรณ์มาจากนิติบุคคล คำบรรยายจะมาจากบุคคลที่สาม (ตัวอย่างเช่น “บริษัทของเราเสนอ...”)

นอกจากนี้ทั้งในคำนำและในข้อความต่อไปนี้ของจดหมาย สรรพนามคุณและรูปแบบทั้งหมด (คุณ คุณ ของคุณ) ควรเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

1. บทสรุปของจดหมายจะสรุปสิ่งที่เขียนไว้ และมักจะรวมถึงการร้องขอหรือข้อเสนอด้วย เช่น “เมื่อคำนึงถึงสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ผมขอถามคุณ…”
2. ข้อความหลักของจดหมายธุรกิจมักจะลงท้ายด้วยวลี: "ด้วยความเคารพ..." - หากมีเจตนาที่อยู่ที่เป็นกลาง หากคุณรู้จักผู้รับเป็นการส่วนตัว คุณสามารถลงท้ายจดหมายด้วยวลี “ขอแสดงความนับถือ...”

ตัวอย่างเช่น:

ขอแสดงความนับถือ

เศรษฐีใต้ดิน (ลายเซ็น) A.I. โคเรอิโกะ

ตำแหน่ง ชื่อเต็ม (พิมพ์ชื่อและนามสกุลก่อนแล้วจึงพิมพ์ชื่อ) ลายเซ็นจะถูกใส่ด้วยมือของคุณเอง

1. จดหมายธุรกิจลงท้ายด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งซึ่งต้องมีชื่อเต็มของเขา (ควรเต็ม) ตำแหน่ง และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ นี่เป็นสิ่งจำเป็นหากจำเป็นต้องติดต่อผู้รับหรือตัวแทนของเขาเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม คุณยังสามารถระบุบุคคลที่รับผิดชอบ (ชื่อเต็ม) และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อได้ อย่าลืมระบุรหัสเมืองพร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ อย่าบังคับให้ผู้รับเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลนี้

ฉันอยากจะดึงความสนใจของคุณไปยังบางประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอจดหมายด้วย ครั้งหนึ่งฉันใช้ทางเลือกต่าง ๆ ในการนำเสนอจดหมายจนถึง ก่อนใช้งาน NLP แต่ทั้งหมดนี้ให้ประโยชน์ในทางปฏิบัติเพียงเล็กน้อย เนื่องจากรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจนั้นค่อนข้างอนุรักษ์นิยมมาก และตัวหนังสือเองก็เป็นเช่นนั้น ไม่สอดคล้องกันสไตล์นี้ไม่ได้ไปไกลกว่า "การควบคุมทางศุลกากร" ซึ่งแสดงโดยเลขานุการบริษัท ดังนั้นฉันจึงปฏิเสธ จากการทดลองและเริ่มเขียนตามรูปแบบธุรกิจที่ต้องการ

โปรดจำไว้ว่า จดหมายของคุณควรประกอบด้วยสามส่วนหลัก ได้แก่ บทนำ ข้อโต้แย้ง และบทสรุป นักเขียนจดหมายหลายคนตรงประเด็นโดยไม่ต้องแนะนำคู่สนทนาให้ทราบเรื่องนี้ แน่นอนว่าหากจดหมายยาวพอ นักธุรกิจอาจจะไม่ได้อ่านคำนำ แต่จะตรงประเด็นทันที แต่เขาสามารถกลับไปยังจุดเริ่มต้นของจดหมายได้หาก "สาระสำคัญ" นี้ทำให้เขาสนใจ สรุปต้องเขียนว่าอยากได้อะไร จดหมายไม่ควรมีการตีความซ้ำซ้อน มีเพียงความคิดเดียวที่ชัดเจนตลอดจดหมายของคุณ ในการทำเช่นนี้ เป็นการดีที่จะจดจำอริสโตเติลซึ่งเมื่อ 300 ปีก่อนคริสตกาล พิจารณาตรรกะของข้อความและกำหนดกฎเชิงตรรกะบนพื้นฐานของมัน:

1. กฎแห่งอัตลักษณ์ - ต้องใช้แนวคิดในความหมายเดียวกันในการให้เหตุผล
2. กฎแห่งความขัดแย้งคือ "อย่าขัดแย้งกับตัวเอง";
3. กฎของคนกลางที่ถูกแยกออก - “A” หรือ “ไม่ใช่-A” เป็นจริง ไม่มีบุคคลที่สาม”

ตามกฎของการเขียน ส่วนหลักของจดหมายธุรกิจควรเปิดเผยเนื้อหาของคำขอหรือข้อเสนออย่างมีเหตุผลอย่างสม่ำเสมอ ทำให้ผู้รับสามารถเข้าใจได้ ย่อหน้าก่อนหน้าทั้งหมดควรไหลไปสู่ย่อหน้าถัดไปอย่างมีเหตุผล ให้ข้อเท็จจริงและตัวเลขเฉพาะเจาะจงหากจำเป็น และอย่าลืมว่า “ความกะทัดรัดเป็นน้องสาวของพรสวรรค์” โปรดจำไว้ว่าข้อความที่ยาวเกินไปอาจทำให้ผู้รับรู้สึก “เบื่อหน่าย” เขาอาจวางจดหมายของคุณไว้เฉยๆ และไม่รู้ว่าข้อเสนอพิเศษของคุณมีความหมายว่าอย่างไร

และหลังจากที่คุณคิดว่าในที่สุดจดหมายของคุณก็เขียนแล้วเท่านั้น อย่าลืมตรวจสอบการสะกดผิดด้วย และเครื่องหมายวรรคตอนข้อผิดพลาด ตรวจสอบลำดับตรรกะและความสามารถในการอ่านของข้อความทั้งหมดอีกครั้ง (ทางที่ดีควรอ่านออกเสียง)

หากคุณสะกดผิดโดยไม่ตั้งใจหรือรีบร้อน จะกลายเป็นเรื่องลำบากใจ “ทำธุรกิจ” กับบริษัทที่แจกจดหมายมีข้อผิดพลาดได้อย่างไร? ระวัง!

โดยสรุป ฉันอยากจะบอกว่าจดหมายของคุณจะได้รับการต้อนรับด้วย "เสื้อผ้า" ก่อน คุณต้องใส่ใจเป็นพิเศษกับคุณภาพของกระดาษที่ใช้พิมพ์จดหมาย การออกแบบ ไม่ว่าจดหมายจะสูญหายหรือไม่ รูปร่างระหว่างการขนส่งไม่ว่าพวกเขาจะต้องการรับมันหรือไม่ หากทุกอย่างเรียบร้อยดีในเรื่องนี้ จดหมายธุรกิจที่เรียบร้อย สอดคล้องตามตรรกะ เปิดเผย และเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีจะโน้มน้าวผู้รับ เป็นบวกการตัดสินใจในความโปรดปรานของคุณ เขียนจดหมาย!

จดหมายธุรกิจเขียนขึ้นเมื่อสื่อสารกับคู่ค้าในเกือบทุกโอกาส ตัวอย่างและกฎสำเร็จรูปสำหรับการจัดทำเอกสารดังกล่าวมีอยู่ในบทความ

จดหมายธุรกิจสามารถกำหนดเป็นเอกสารที่ส่งในนามของทั้งบริษัทไปยังบริษัทอื่น ผู้ประกอบการรายบุคคล หรือบุคคลธรรมดา (เช่น นักลงทุน) โดยพื้นฐานแล้ว การติดต่อใดๆ ของบริษัทถือเป็นจดหมายธุรกิจ จุดประสงค์ของพวกเขาแตกต่างกันมาก:

1. เกี่ยวกับความร่วมมือ
2. ความร่วมมือการเจรจา
3. คำเตือนถึงความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญา
4. คำอธิบายตำแหน่งของคุณ การตอบกลับจดหมายที่ส่งไปก่อนหน้านี้ และอื่นๆ อีกมากมาย

โดยปกติเอกสารจะเขียนด้วยหัวจดหมายของบริษัทและสามารถส่งทางไปรษณีย์หรืออีเมลได้ อย่างไรก็ตาม หากพันธมิตรมีความสำคัญเป็นพิเศษ ควรพิมพ์บนกระดาษหนาคุณภาพสูง แล้วส่งมอบด้วยตนเองหรือทางไปรษณีย์ โครงสร้างของจดหมายมีลักษณะคล้ายกับเอกสารทางธุรกิจทั่วไป - คุณสามารถแสดงแผนผังได้ด้วยวิธีนี้

สิ่งที่ต้องใส่ใจเมื่อวาดขึ้น

ไม่มีกฎหรือตัวอย่างเฉพาะสำหรับตัวอักษรดังกล่าว ดังนั้นโครงสร้าง ปริมาณ และการออกแบบจึงขึ้นอยู่กับกรณีเฉพาะเป็นส่วนใหญ่ ตัวอย่างเช่น จดหมายแจ้งเตือนจะค่อนข้างกระชับ (3-4 ย่อหน้า) แต่คำแนะนำของพนักงานหรือข้อเสนอทางธุรกิจอาจใช้เวลามากกว่าหนึ่งหน้า

อย่างไรก็ตาม มีกฎทั่วไปหลายประการที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเขียนรายงาน:

1. ตัวเอกสารเองไม่มีอำนาจทางกฎหมายใด ๆ แต่ถูกจัดทำขึ้นตามกฎการดำเนินการทั้งหมด โครงสร้างและรูปแบบการนำเสนอต้องเป็นไปตามหลักการไหลของเอกสารสมัยใหม่ที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
2. ประโยคถูกสร้างขึ้นอย่างมีเหตุผล มีลำดับที่ชัดเจน ไม่มีการแสดงออกที่หรูหรา ซับซ้อน อารมณ์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาพูด โทนเสียงมีความเป็นกลาง
3. การนำเสนอจะดำเนินการจากบุคคล 1 คนเท่านั้น - ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเอกพจน์หากข้อความเขียนโดยตรงจากผู้จัดการ หรือในรูปแบบพหูพจน์หากเขียนในนามของทั้งบริษัท
4. มีการสะกดวัตถุประสงค์เฉพาะของการร่างและการดำเนินการที่คาดหวังของผู้รับ (ส่งคำตอบ พิจารณาผู้สมัครรับเลือกตั้งของพนักงาน ตกลงที่จะเจรจา ส่งเอกสาร ฯลฯ )
5. บทความนี้ไม่ได้สะท้อนถึงผลประโยชน์ส่วนบุคคลของผู้จัดการหรือพนักงานคนอื่นๆ แต่เป็นเป้าหมายของบริษัทในฐานะทีม หากคุณต้องการสร้างการติดต่อส่วนตัว ขอแนะนำให้ทำแตกต่างออกไป และไม่วางตำแหน่งตัวเองเป็นตัวแทนของบริษัท

ข้อผิดพลาด 5 อันดับแรกเมื่อเขียน

ข้อผิดพลาดสามารถแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ - บางส่วนเกี่ยวข้องกับการเขียนเป็นข้อความ (การละเมิดตรรกะ, คำศัพท์, บรรทัดฐานภาษาอื่น ๆ ), อื่น ๆ - โดยมีการละเมิดมารยาททางธุรกิจ:

1. ไม่อนุญาตให้มีการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนผิดพลาด - ควรตรวจสอบข้อความของตัวอักษรอย่างน้อย 1-2 ครั้งก่อนส่ง
2. การละเมิดรูปแบบการนำเสนอทางธุรกิจ การมีวลีทางอารมณ์ ความสุภาพมากเกินไป หรือในทางกลับกัน ความรุนแรง
3. น้ำเสียงเชิงลบ - แม้แต่คำขู่ก็ต้องเขียนโดยไม่มีคำที่ไม่จำเป็น - ตัวอย่างเช่น: "เราขอสงวนสิทธิ์ในการขึ้นศาลภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับจดหมายนี้"
4. ปริมาณมากเกินไปหรือในทางกลับกันน้อยเกินไป โดยปกติแล้วข้อความทั้งหมดจะมีความยาวได้ 1-2 หน้า อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลสำคัญทั้งหมดไม่ควรถูกถ่ายทอดไปยังพันธมิตร ข้อมูลปริมาตร ไดอะแกรม แบบฟอร์มเอกสารสามารถรวมไว้ในแอปพลิเคชันได้
5. กีดกันคู่สนทนาของสิทธิในการเลือก ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรเขียนว่า: “เราขอให้คุณตรวจสอบและอนุมัติสัญญาฉบับสุดท้าย”

วลีเทมเพลตทั่วไป

การใช้วลีมาตรฐานทั่วไปของคำพูดทางธุรกิจในข้อความถือเป็นเรื่องปกติและเป็นที่ต้องการด้วยซ้ำ ด้านล่างนี้คือรายการความคิดโบราณที่พบบ่อยที่สุดที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ

สถานการณ์	วลี
สังเกต	เราแจ้ง/แจ้งให้คุณทราบ/แจ้ง/แจ้งให้ทราบ
คำอธิบายเหตุผลแรงจูงใจ	ขึ้นอยู่กับ/ตาม/เกี่ยวข้องกับ/เพื่อวัตถุประสงค์ของ/ด้วยเหตุผล/เพื่อสนับสนุน/ตาม
ขอ	กรุณาดำเนินการ/กรุณาแจ้ง ส่งต่อ ทำ ยืนยัน...
การยืนยัน	เรายืนยัน/รับรอง/ยอมรับเงื่อนไขของคุณ/เราไม่คัดค้าน...
เสนอ	เราแนะนำ/เสนอ/เชิญ/สอบถาม
	เรารับประกัน
การปฏิเสธ	เราถูกบังคับให้ปฏิเสธด้วยเหตุผล/เรากำลังปฏิเสธข้อเสนอของคุณเนื่องจาก...
บทสรุป	ขอความกรุณา/ขอความร่วมมือ ทำความเข้าใจ ช่วยเหลือ/ขอข้อแก้ตัว ชี้แนะ ทำ...

ตัวอย่างปี 2019

ต่อไปนี้คือตัวอย่างตัวอักษรสำเร็จรูปบางส่วนที่คุณสามารถใช้เป็นแนวทางในการเขียนเวอร์ชันของคุณเอง

ขอข้อมูล

ขอ

ข้อเสนอเชิงพาณิชย์

หนังสือค้ำประกัน

เรียกร้อง

ความกตัญญู

ขอโทษ

แบบฟอร์มจดหมายธุรกิจ

แบบฟอร์มจดหมายคือรูปแบบกระดาษที่มีรายละเอียดที่ทำซ้ำล่วงหน้าซึ่งมีข้อมูลถาวรเกี่ยวกับองค์กร - ผู้เขียนเอกสาร

การใช้แบบฟอร์มช่วยเร่งกระบวนการสร้างเอกสารได้อย่างมาก (เนื่องจากมีข้อมูลคงที่) ลดต้นทุนแรงงานในการจัดทำลดความซับซ้อนในการรับรู้ข้อมูลและปรับปรุงวัฒนธรรมของงานบริหาร แบบฟอร์มทำให้ข้อมูลเป็นทางการ

เมื่อได้รับเอกสารที่จ่าหน้าถึงองค์กร แน่นอนว่าความสนใจหลักจะถูกจ่ายให้กับสาระสำคัญของข้อมูลที่มีอยู่ในนั้น แต่ความสนใจก็ได้รับการแก้ไขอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้กับรูปลักษณ์ของเอกสาร - คุณภาพของกระดาษการใช้สี การออกแบบโลโก้ รูปแบบตัวอักษร องค์ประกอบของจารึกหัวจดหมาย จากสัญญาณเหล่านี้เราจะได้รับความประทับใจจากนักข่าวระดับความแข็งแกร่งและศักดิ์ศรีของเขา มีความจำเป็นต้องมุ่งมั่นที่จะสร้างรูปแบบที่น่าจดจำซึ่งสามารถสร้างความประทับใจให้กับองค์กรได้ ซึ่งสะท้อนไม่เพียงแต่ข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสไตล์ขององค์กรด้วย เอกสารที่มีหัวจดหมายที่ออกแบบมาอย่างดีเป็นส่วนสำคัญของภาพลักษณ์ขององค์กร ซึ่งเป็นบัตรโทรศัพท์ที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว

ข้อกำหนดสำหรับรูปแบบของเอกสารองค์กรและการบริหารกำหนดโดยเอกสารต่อไปนี้: 1) GOST R. 6.30-2003 “ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร"; 2) คำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับอนุมัติตามคำสั่งของ Rosarkhiv เมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน 2543 ฉบับที่ 68

แบบฟอร์มจดหมาย ขึ้นอยู่กับเอกสารประกอบขององค์กร อาจรวมถึง:

ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซียหรือตราแผ่นดินของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย (สำหรับรัฐวิสาหกิจเท่านั้น)

ตราสัญลักษณ์หรือเครื่องหมายการค้าขององค์กร (เครื่องหมายบริการ);

รหัสองค์กร

ชื่อบริษัท

ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

วันที่ของเอกสาร

หมายเลขทะเบียนเอกสาร

สถานที่รวบรวมหรือตีพิมพ์เอกสาร (ถ้าจำเป็น)

GOST R. 6.30-2003 จัดให้มีการจัดเรียงรายละเอียดแบบฟอร์มในสองเวอร์ชัน: ตามยาวและเชิงมุม

ในกรณีแรก รายละเอียดทั้งหมดของแบบฟอร์มจะถูกวางตามยาวและจัดแนวตามความกว้างหรือตรงกลาง

เมื่อวางรายละเอียดไว้ที่มุมพวกเขาจะครอบครองพื้นที่ 73 x 88 มม. ที่มุมซ้ายของแผ่นงานและจัดชิดกับระยะขอบด้านซ้ายหรือตรงกลางของพื้นที่ที่จัดสรร

สำหรับการผลิตแบบฟอร์ม จะใช้กระดาษขนาด A4 (210 x 297 มม.) และ A5 (210 x 148 มม.) การใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งจะขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสารที่กำลังเตรียม รูปแบบที่เล็กกว่ามีไว้สำหรับเอกสารที่มีข้อความเล็ก (ไม่เกินเจ็ดบรรทัด) การใช้รูปแบบ A4 สำหรับเอกสารดังกล่าวไม่สมเหตุสมผล

อนุญาตให้ผลิตแบบฟอร์มโดยใช้วิธีการพิมพ์โดยใช้เครื่องมือการพิมพ์ออนไลน์หรือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์โดยตรงระหว่างการผลิตเอกสารเฉพาะ ข้อยกเว้นคือหัวจดหมายขององค์กรที่มีรูปสัญลักษณ์แห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียหรือตราแผ่นดินของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย การพิมพ์แบบฟอร์มจากคอมพิวเตอร์จะประหยัดมากสำหรับองค์กรขนาดเล็ก แต่ไม่ได้ป้องกันการปลอมแปลง แบบฟอร์มที่พิมพ์มีความน่าเชื่อถือมากกว่าในแง่นี้ นอกจากนี้ เพื่อปกป้องแบบฟอร์มจากการใช้งานที่ไม่เป็นธรรม บางองค์กรสั่งแบบฟอร์มที่มีหมายเลขกำกับจากโรงพิมพ์และเก็บบันทึกการใช้งานอย่างระมัดระวัง เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน สถาบันของรัฐและเทศบาลจะใช้รูปแบบที่มีสีต่างกันสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ

เฉพาะหน้าแรกของเอกสารเท่านั้นที่จัดทำขึ้นในแบบฟอร์ม ใช้แผ่นกระดาษมาตรฐานเพื่อสร้างหน้าถัดไป หากเอกสารจะถูกส่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง แต่ละสำเนาของเอกสารจะถูกสร้างขึ้นในแบบฟอร์ม

ตัวอย่างแบบฟอร์มจดหมายบริการ (การจัดเรียงรายละเอียดตามยาว)

เอกสารแต่ละแผ่น ไม่ว่าจะบนหัวจดหมายหรือไม่มีก็ตาม จะต้องมีขนาดขอบดังต่อไปนี้ (มม.): ซ้าย - อย่างน้อย 20, ขวา - อย่างน้อย 10, บน - อย่างน้อย 20, ล่าง - อย่างน้อย 20

ในองค์กรหลายแห่ง คำแนะนำและกฎเกณฑ์ที่ควบคุมการจัดทำเอกสารกำหนดขนาดฟิลด์ที่ใหญ่กว่าที่กำหนดโดยมาตรฐาน นี่คือตัวอย่างตัวอักษรบนหัวจดหมายขององค์กร (รูปที่ 2–4)

ข้าว. 2

ข้าว. 3

ข้าว. 4

จากหนังสือ MBA ใน 10 วัน โปรแกรมที่สำคัญที่สุดจากโรงเรียนธุรกิจชั้นนำของโลก ผู้เขียน ซิลบิเกอร์ สตีเฟน

หลักสูตรการเขียนเชิงธุรกิจหนึ่งนาที 1. ระบุกรณีของคุณให้ชัดเจนและเริ่มโดยเร็วที่สุดหลังจากประโยคเปิดของคุณ อย่าเสียเวลาผู้อ่าน แต่ละครั้งคุณจะต้องมีเหตุผลที่ชัดเจนว่าทำไมคุณจึงเขียนข้อความนี้2. เก็บไว้เป็นส่วนตัว เป็นมิตร และ

จากหนังสือ ผู้ประกอบการรายบุคคล [การจดทะเบียน การบัญชีและการรายงานภาษี] ผู้เขียน อนิชเชนโก อเล็กซานเดอร์ วลาดิมิโรวิช

แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด ประการแรก ผู้ประกอบการตามขั้นตอนที่กำหนดโดยรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย สามารถ (แต่ไม่จำเป็น) ที่จะรับเงินสดหรือชำระเงินโดยใช้บัตรชำระเงินโดยไม่ต้องใช้เครื่องบันทึกเงินสดในกรณีการให้บริการแก่สาธารณะ ที่

จากหนังสือ กำจัดขยะในชีวิตของคุณ! โดย เมลเลน แอนดรูว์

จากสำนักงานธุรกิจไปที่บ้าน ยิ่งมีคนทำงานจากที่บ้านมากเท่าไรก็ยิ่งสำคัญมากขึ้นเท่านั้นที่จะทำให้การเปลี่ยนจากสำนักงานธุรกิจไปเป็นโฮมออฟฟิศนั้นง่ายดายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ท้ายที่สุดแล้ว แม้ว่าคุณจะทำงานที่บ้าน คุณก็ยังต้องการปฏิบัติหน้าที่อย่างมืออาชีพ หากคุณเคยมีพนักงานมาก่อน

จากหนังสือการบัญชี ผู้เขียน บอร์ทนิค นิโคไล นิโคไลวิช

3.3. แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด: การใช้และการผลิต ตามคำสั่งของคณะรัฐมนตรี - รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 30 กรกฎาคม 2536 ฉบับที่ 745 “ เมื่อได้รับอนุมัติข้อบังคับเกี่ยวกับการใช้เครื่องบันทึกเงินสดเมื่อชำระเงินสดกับประชากร และ

จากหนังสือ Office Work for the Secretary ผู้เขียน สมีร์โนวา เอเลนา เปตรอฟนา

บทที่ 4 แบบฟอร์มเอกสาร แบบฟอร์มเอกสารเป็นแผ่นมาตรฐานที่มีรายละเอียดถาวรและพื้นที่สำหรับรายละเอียดตัวแปร แบบฟอร์มเอกสารมีสองรูปแบบมาตรฐาน - A4 (210x297) และ A5 (148x210 มม.) แบบฟอร์มเอกสารจะต้อง

จากหนังสือทฤษฎีเศรษฐศาสตร์: หนังสือเรียน ผู้เขียน มาโฮวิโควา กาลินา อาฟานาซีฟนา

ผู้เขียน

2. หลักเกณฑ์การเขียนจดหมายธุรกิจ

จากหนังสือ Business Correspondence: หนังสือเรียน ผู้เขียน เคอร์ซาโนวา มาเรีย วลาดิมีรอฟนา

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ งานที่สำคัญในการเขียนจดหมายคือความอิ่มตัวของข้อมูล เช่น รวมถึงปริมาณข้อมูลที่เหมาะสม ตัวอักษรอาจเป็นแบบด้านเดียวหรือหลายด้านก็ได้ บ่อยครั้งที่แง่มุมหนึ่งสามารถประกอบเป็นเนื้อหาทั้งหมดได้

จากหนังสือ Business Correspondence: หนังสือเรียน ผู้เขียน เคอร์ซาโนวา มาเรีย วลาดิมีรอฟนา

ข้อมูลและการโน้มน้าวใจของจดหมายธุรกิจ ข้อความในจดหมายธุรกิจควรกระชับและมีเพียงข้อมูลพื้นฐานเท่านั้น ข้อมูลเพิ่มเติมอาจมีให้ในภาคผนวก ในเวลาเดียวกัน จดหมายจะต้องโน้มน้าวใจไม่ว่าจะเป็นใครก็ตาม

จากหนังสือ 500 เคล็ดลับสำหรับเลขานุการ ผู้เขียน เอนโกวาโตวา โอลกา อนาโตลีเยฟนา

1. การแนะนำและความคุ้นเคยในกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจ ในชีวิตมีสถานการณ์เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องซึ่งจำเป็นต้องแนะนำบุคคลหนึ่งให้รู้จักกับบุคคลอื่น ในการสื่อสารทางธุรกิจซึ่งต้องมีการสร้างผู้ติดต่อ - แบบเห็นหน้า, การติดต่อทางจดหมาย, ทางโทรศัพท์ - ความจำเป็น

จากหนังสือจิตวิทยาธุรกิจ: การจัดการอารมณ์ ผู้เขียน ไม่ทราบผู้เขียน

ความไม่บรรลุผลของการสื่อสารทางธุรกิจ บ่อยครั้งในการติดต่อทางธุรกิจ ผู้ประกอบการไม่พอใจกับการกระทำของตนที่ไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ลูกค้า "ล้มเหลว" หรือสัญญาที่เตรียมไว้อย่างรอบคอบเนื่องจากยังมีสิ่งเล็กๆ น้อยๆ หลงเหลืออยู่

จากหนังสือแนวปฏิบัติการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ผู้เขียน อาร์มสตรอง ไมเคิล

บทบาทของพันธมิตรทางธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรจะประสบความสำเร็จและมีส่วนร่วมในการบริหารธุรกิจ พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะแบ่งความรับผิดชอบในฐานะพันธมิตรทางธุรกิจกับเพื่อนร่วมงานฝ่ายบริหารในสายงานของตน พวกเขาจะต้องมีความสามารถที่จะ

จากหนังสือกับดักเวลา คู่มือการบริหารเวลาแบบคลาสสิก โดย แพท นิคเคอร์สัน

เชื่อมต่อโซนสีแดงกับเวลาการสื่อสารทางธุรกิจ คุณอาจสังเกตเห็นจากตารางง่ายๆ ด้านบนที่มีโซนสีแดงว่าผู้จัดการพยายามจัดสรรเวลาที่เหมาะสมให้กับงานหลักสามงานของเขา แต่คุณก็เห็นสิ่งนั้นสำหรับเขาด้วย

จากหนังสือแผนธุรกิจ 100% กลยุทธ์และยุทธวิธีทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ โดย รอนดา อับรามส์

แบบฟอร์มทางการเงินอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายยิ่งขึ้น คุณสามารถซื้อแพ็คเกจแบบฟอร์มทางการเงิน Excel เป็นส่วนเสริมของหนังสือเล่มนี้ได้ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวจะทำการคำนวณ สร้างไดอะแกรม และอนุญาตทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ผู้เขียน โวโรตินเซวา ทามารา

ตัวบ่งชี้ภาพลักษณ์ธุรกิจที่ 3 การอุทธรณ์ส่วนบุคคล จดหมายธุรกิจที่ขึ้นต้นด้วยการอุทธรณ์และคำทักทายเป็นการส่วนตัวสะท้อนถึงจุดเน้นส่วนบุคคลของจดหมาย แสดงให้เห็นถึงความสนใจและความเคารพต่อบุคลิกภาพของลูกค้า/คู่ค้าทางธุรกิจ

จากหนังสือการติดต่อทางอีเมล์ธุรกิจ กฎห้าข้อสู่ความสำเร็จ ผู้เขียน โวโรตินเซวา ทามารา

ตัวบ่งชี้ภาพธุรกิจหมายเลข 5 บทสรุปเชิงบวกของจดหมาย วลีสุดท้ายเป็นสิ่งสุดท้ายที่ยังคงอยู่ในความสนใจของผู้รับเมื่ออ่านจดหมายของคุณ เสริมสร้างบรรยากาศเชิงบวกทางอารมณ์ของการสื่อสารทางธุรกิจในตัวพวกเขา สร้างอารมณ์ที่ดีให้กับผู้รับ

ในขั้นตอนการทำงานเรามักจะเจอเอกสารราชการ และบางครั้งก็เกิดขึ้นที่พนักงานคนใดนอกเหนือจากงานรับจดหมายแล้วยังจำเป็นต้องตอบกลับอีกด้วย จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ถูกต้อง? หลายๆ คนต้องเผชิญกับคำถามนี้ทุกวัน ซึ่งหมายความว่าถึงเวลาเรียนรู้วิธีการเขียนอย่างเป็นทางการและมีความสามารถ

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

ไม่ว่าเนื้อหาของจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการจะเป็นอย่างไร มีกฎและข้อกำหนดในการเขียน เทคโนโลยีสมัยใหม่ช่วยให้คุณสามารถเขียนจดหมายได้สองประเภท - กระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขามีความแตกต่างเล็กน้อย แต่ก็ยังมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ดังนั้นเราจะพิจารณาทั้งสองตัวเลือก

การเขียนจดหมายธุรกิจกระดาษ

โครงสร้างการอุทธรณ์อย่างเป็นทางการมีลักษณะดังนี้:

1. อุทธรณ์.ใช้แทนคำทักทายในจดหมายธุรกิจและขึ้นต้นด้วยคำว่า “Dear...” ตั้งอยู่ตรงกลางหน้าและขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ความแตกต่างเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นในตะวันตกเป็นธรรมเนียมที่จะเรียกผู้คนด้วยชื่อจริงเท่านั้นและในรัสเซียตามชื่อนามสกุลของพวกเขา หากเรากำลังพูดถึงกองทัพ คำทักทายอาจมีลักษณะเช่นนี้: “เรียนพันเอกที่รัก” หากคุณกำลังเขียนคำเชิญอย่างเป็นทางการ คุณสามารถใช้ตัวเลือก “Ladies and Gentlemen” หรือ “Dear Sirs” อาจมีหลายตัวเลือกในการเริ่มต้นจดหมายธุรกิจ จะดีกว่าถ้าเลือกอันที่ได้รับการยอมรับในประเทศที่คุณอาศัยอยู่และในทีมที่คุณทำงาน
2. ส่วนสำคัญ.ประกอบด้วยหลายย่อหน้าและรวมถึงข้อมูลพื้นฐานที่คุณต้องการสื่อถึงผู้รับ นี่อาจเป็นคำอธิบายสถานการณ์ การแสดงความคิดเห็นของคุณ คำขอ ความเสียใจ ฯลฯ สิ่งสำคัญคือต้องจำกฎการสื่อสารในจดหมายอย่างเป็นทางการ หากคุณเขียนในนามของบริษัท บริษัท หรือสังคม การอุทธรณ์จะเขียนเป็นบุคคลที่สามของบุคคลเดียว (บริษัท: “เตือน”, “เตือน”, “แจ้งเตือน” ฯลฯ) อีกทางเลือกหนึ่งคือคนแรกพหูพจน์: "เราแจ้ง", "แจ้งเตือน", "โดยตรง" ฯลฯ
3. บทสรุป.นี่มันคุ้มค่าที่จะเพิ่มข้อสรุปจากส่วนหลักด้านบนและให้เหตุผลเชิงตรรกะ ตัวอย่างเช่น: “ฉันแน่ใจว่าคุณจะประเมินสถานการณ์ที่เกิดขึ้นและแสดงมุมมองของคุณ”
4. ป.ล.การกรอกจดหมายธุรกิจเพิ่มเติม ไม่ค่อยมีการใช้ในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ แต่เป็นที่ยอมรับได้หากคุณไม่ทราบวิธีลงท้ายจดหมายธุรกิจ คำลงท้ายอาจมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทางอ้อมกับหัวข้อของจดหมายหรือที่เกิดขึ้นหลังจากเขียน ตัวอย่างเช่น: “พรุ่งนี้เวลา 12.00 น. จะมีการประชุมคณะกรรมการเพื่อแก้ไขปัญหานี้”

หลังจากเขียนส่วนหลักแล้ว สิ่งสำคัญคืออย่าลืมกฎเกณฑ์ในการเขียนจดหมายธุรกิจ:

1. หลังจากสรุปหรือคำลงท้าย คุณต้องลงนาม ระบุตำแหน่ง นามสกุล ชื่อจริง และนามสกุล นอกจากนี้ยังอนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มสุภาพก่อนลายเซ็น: "ด้วยความเคารพ" "ขอแสดงความนับถือ" "ด้วยความหวังว่าจะเป็นหุ้นส่วนที่มีประสิทธิผล" เป็นต้น ลายเซ็นจะต้องมาพร้อมกับการถอดรหัส ตัวอย่าง: “ด้วยความเคารพ หัวหน้ากลุ่มบริษัท LLC “Ellada” V.S.
2. หากจำเป็นต้องมีเอกสารแนบสำหรับจดหมาย เอกสารเหล่านั้นจะถูกจัดรูปแบบเป็นหน้าแยกกัน
3. จดหมายธุรกิจจะต้องเขียนในรูปแบบพิเศษที่เป็นไปตามมาตรฐานสำหรับเอกสารราชการ แบบฟอร์มจะต้องมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ ชื่อองค์กร ที่อยู่ตามกฎหมาย หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ วันที่และหมายเลขเอกสาร หากเป็นจดหมายตอบกลับ จะต้องมีลิงก์ไปยังหมายเลขและวันที่ของจดหมายที่ได้รับ ผู้รับ , ชื่อเรื่อง, ข้อความ, หมายเหตุเกี่ยวกับเอกสารแนบ, ลายเซ็น และโทรศัพท์

จะจัดรูปแบบอีเมลธุรกิจอย่างถูกต้องได้อย่างไร?

อีเมลธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดเดียวกัน อย่างไรก็ตามมีความแตกต่างหลายประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนและส่ง ส่วนของจดหมายธุรกิจบนเครือข่ายทั่วโลกมีลักษณะดังนี้:

การติดต่อสื่อสารและอีเมลอย่างต่อเนื่องกลายมาเป็นช่องทางในการสื่อสารกับเพื่อนทุกวันนี้ แต่การเขียนจดหมายเป็นวิธีดั้งเดิมและมีประสิทธิภาพที่สามารถนำรอยยิ้มมาสู่ใบหน้าเพื่อนของคุณได้ หากคุณเขียนอีเมลด้วยวิธีเดิมๆ รูปแบบการเขียนยังคงเหมือนเดิม จดหมายถึงเพื่อนควรมีการทักทาย คำถามถึงเพื่อน ข่าวสารล่าสุดจากชีวิตของคุณ และตอนจบที่เหมาะสม

ขั้นตอน

จุดเริ่มต้นของจดหมาย

ส่วนสำคัญ

เริ่มต้นด้วยสิ่งที่น่ารื่นรมย์ส่วนแรกของจดหมายที่เป็นมิตรมักจะอบอุ่นและร่าเริง วิธีนี้สามารถกำหนดโทนเสียงให้กับจดหมายทั้งฉบับ ทำให้ผู้รับรู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นต่อไป และทำให้จดหมายฟังดูจริงจังหรือดูเป็นธุรกิจมากขึ้น เขียนคำทักทายสั้นๆ เล่าเรื่องตลก หรือเขียนเกี่ยวกับสภาพอากาศ

• "คุณเป็นอย่างไร?" หรือ “คุณเป็นยังไงบ้าง” - วิธีทั่วไปในการเริ่มจดหมาย ถามคำถามเพื่อทำให้จดหมายรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของบทสนทนาที่ยาวขึ้น หากคุณต้องการตอบกลับจดหมาย ให้กรอกคำถาม
• คุณสามารถใช้ย่อหน้าแรกของจดหมายเพื่อถามผู้รับเพิ่มเติมเกี่ยวกับชีวิตของพวกเขาได้ ตัวอย่างเช่น: “ฉันหวังว่ายูเลนก้าตัวน้อยจะชอบมันตอนอยู่โรงเรียนอนุบาล ฉันไม่อยากจะเชื่อเลยว่าเธอโตขึ้นขนาดนี้!”
• ตัวอักษรมักเริ่มต้นด้วยการอ้างอิงถึงช่วงเวลาของปี ลองนึกถึงวิธีเริ่มบทสนทนาเล็กๆ น้อยๆ ที่กลายเป็นบทสนทนาที่ลึกซึ้ง ตัวอย่างเช่น: “ฉันหวังว่าฤดูใบไม้ร่วงจะไม่ทำให้อารมณ์ของคุณแย่ลง ต้นไม้ในบริเวณนี้ก็สวยงามมาก ฉันยังคิดว่าฤดูหนาวจะหนาว”

1. แบ่งปันข่าวสารและรายละเอียดจากชีวิตของคุณตอนนี้เป็นเวลาสำหรับส่วนหลักของจดหมายและวัตถุประสงค์ในการเขียน ทำไมคุณถึงเริ่มการติดต่อนี้? คุณต้องการติดต่อกับเพื่อนเก่าอีกครั้ง แสดงว่าคุณคิดถึงเขามากแค่ไหน หรือขอบคุณเขาสำหรับความช่วยเหลือของเขา? ซื่อสัตย์ เปิดกว้าง และพยายามถ่ายทอดความคิดของคุณอย่างชัดเจนบนกระดาษ

   • เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในชีวิตของคุณ ไม่ว่าจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไร จดหมายของคุณจะได้รับการชื่นชม แต่เรื่องราวเกี่ยวกับชีวิตของคุณจะทำให้ผู้รับและคุณใกล้ชิดกันมากขึ้น วิธีนี้จะทำให้จดหมายมีประสิทธิภาพและเปิดกว้างมากขึ้น บอกเราว่าเกิดอะไรขึ้น คุณรู้สึกอย่างไร และคุณมีแผนอย่างไรสำหรับอนาคต
   • อย่าอธิบายชีวิตของคุณอย่างละเอียดเกินไป ไม่เช่นนั้นจุดประสงค์ของจดหมายที่เป็นมิตรจะสูญหายไป หลีกเลี่ยงเทมเพลตวันหยุดของหนังสือพิมพ์ - เพื่อนของคุณจะเริ่มอ่านจดหมายตั้งแต่ท้ายจดหมายทันทีหากคุณระบุข้อดีทั้งหมดของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องจมอยู่กับปัญหาของตัวเอง แต่ต้องอยู่กับความเป็นจริงเมื่อพูดถึงตัวเอง

2. เลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเพื่อนของคุณโดยตรงเพื่อนของคุณทำอะไรครั้งสุดท้ายที่คุณพบเขา? บางทีเขาอาจจะเลิกกับเนื้อคู่ของเขา? บางทีเขาอาจจะกำลังเผชิญกับช่วงเวลาที่ยากลำบากในทีมฟุตบอล? ปรับเปลี่ยนโดยอ้างอิงหัวข้อที่คุ้นเคยและถามคำถามเพื่อแสดงความสนใจในธุรกิจของเพื่อนของคุณ

   • คุณสามารถพูดคุยหัวข้อที่คุณทั้งคู่สนใจได้ ระบุความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับศิลปะ การเมือง เหตุการณ์ล่าสุด หรือด้านอื่นๆ ของชีวิตที่คุณต้องการพูดคุยกับเพื่อนของคุณ
   • คุณสามารถแนะนำให้ดูหนังหรืออ่านหนังสือที่คุณคิดว่าเพื่อนของคุณอาจชอบได้ การแลกเปลี่ยนข้อมูลอันมีค่าถือเป็นการต้อนรับในรูปแบบจดหมายเสมอ

   กำลังกรอกจดหมาย

   1. ปิดการสนทนา.เขียนย่อหน้าสุดท้ายเพื่อสื่อความปรารถนาดีของคุณให้กับเพื่อนหรือคนที่คุณรัก ย่อหน้าสุดท้ายมักมีเนื้อหาทางอารมณ์น้อยกว่า แต่ควรสอดคล้องกับบรรยากาศโดยรวมของจดหมาย จบจดหมายด้วยข้อความเชิงบวกเพื่อทำให้เพื่อนของคุณรู้สึกดีกับคุณมากขึ้น

      • ทวนจุดประสงค์ของจดหมายอีกครั้ง เช่น ถ้าคุณชวนเพื่อนไปงานปาร์ตี้ ให้เขียนว่า “ฉันหวังว่าคุณจะมา!” ถ้าคุณแค่อยากอวยพรให้เพื่อนมีช่วงเวลาที่ดี ลองเขียนประมาณว่า “สวัสดีปีใหม่!”
      • สร้างแรงบันดาลใจให้เพื่อนของคุณเขียนกลับ หากคุณต้องการคำตอบ ให้เขียนว่า “ฉันหวังว่าจะได้คำตอบเร็วๆ นี้” หรือ “กรุณาเขียนคำตอบ!”

   2. เขียนตอนจบ.ควรถ่ายทอดอารมณ์ของจดหมายของคุณขึ้นอยู่กับน้ำเสียง: เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ เช่นเดียวกับการทักทาย การสิ้นสุดจะขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ลงท้ายจดหมายด้วยชื่อของคุณ

      • หากคุณต้องการลงท้ายจดหมายอย่างเป็นทางการ ให้เขียนว่า “ขอแสดงความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ความปรารถนาดี”
      • หากจดหมายเขียนด้วยน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการ ให้ใช้วลีเช่น “ของคุณ...”, “ดูแลตัวเองด้วย” หรือ “ลาก่อน”
      • หากจดหมายเป็นเรื่องส่วนตัว ให้เขียนว่า “รัก” “รักคุณมาก” หรือ “คิดถึงคุณ”

   3. พิจารณาคำลงท้ายคำลงท้าย (lat. post scriptum (ป.ล.) - "หลังจากสิ่งที่เขียน") มักจะใช้ในตอนท้ายของจดหมายที่เป็นมิตรเป็นวิธีข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่คุ้มค่าที่จะอุทิศย่อหน้าแยกต่างหากให้กับเนื้อหา คุณยังสามารถเพิ่มเรื่องตลกที่น่าสนใจหรือไม่ต้องใส่คำลงท้ายก็ได้ ไม่ว่าในกรณีใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำลงท้ายตรงกับน้ำเสียงของตัวอักษร และทำให้ผู้รับรู้สึกว่าคุณต้องการเห็นพวกเขา