Кассовая дисциплина: проверка, санкции за нарушения. Проверка кассы налоговой. Проверку прошли-делимся опытом

Проверка кассовых операций

Наименование параметра	Значение
Тема статьи:	Проверка кассовых операций
Рубрика (тематическая категория)	Аудит

Проверка банковских операций

Проверка кассовых операций

Аудит операций по учету денежных средств

Тема 2.3.

Проверка (ревизия) кассы означает выполнение следующих операций:

Инвентаризация наличных денежных средств;

Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступающих в кассу;

Исследования правильности списания денежных средств на расходы.

Источники информации для проверки - документы, которые крайне важно изучить при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации выданных доверенностей, журнал (книга) регистрации депонентов, журнал (книга) регистрации расчетно-платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым отчетам, авансовые отчеты. Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

Главная книга;

Журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 (для журнально-ордерной формы);

Баланс предприятия (ф. № 1);

Отчет о финансовых результатах (прибылях и убытках (ф. № 2);

Отчет о движении капитала (ф. № 3);

Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

Другие регистры учета кассовых операций.

Законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки:

1. Порядок ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета Директоров 22 сентября 1993 ᴦ. № 40).

2. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ (Положение Банка России от 05.01.98 ᴦ. № 14-П).

3. Закон № 54-ФЗ от 22 мая 2003 ᴦ. ʼʼО применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных картʼʼ.

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе организации для аудитора являются:

Отсутствие в организации налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

Отсутствие на предприятии приказа руководителя о периодичности проверок;

Наличие признаков формального проведения ревизий кассы;

Предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, кроме главного бухгалтера и руководителя организации, не отраженное в распоряжениях руководителя;

Формальное проведение ревизии при смене кассира;

Отсутствие в штате организации должности кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

Отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;

Отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителœей организации, главного бухгалтера и кассира, в связи с этим аудитор должен опросить каждое

ответственное лицо.

В результате опроса ответственных лиц могут не совпадать ответы. К примеру, кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия - о крайне важно сти заключения договора о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения вответах, незнание положений по организации кассовой работы свидетельствуют, как правило, о слабых сторонах внутреннего контроля на предприятии.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одних кассах за счёт денежной наличности других касс. Одновременно кассир составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку, что всœе приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег не имеется.

Отчет визирует главный (старший) бухгалтер предприятия (фирмы). Начинается подсчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Сначала это делает кассир, потом аудитор.
Размещено на реф.рф
В период инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и другие выплаты, а также различного рода временные надлежащим образом не оформленные расписки о получении взаимообразно работниками предприятия денег из кассы.

Выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям аудитор принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. Расписки к зачету в наличный остаток приниматься не должны. Фактическое наличие денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете. После этого аудитор оформляет результаты инвентаризации актом, который, кроме него, подписывают еще кассир и главный (старший) бухгалтер.

При ревизии кассы аудитору крайне важно также узнать:

Имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности установленной формы, предусмотренной порядком ведения кассовых операций;

Соответствует ли помещение кассы нормальным условиям работы кассира, обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка;

Не находится ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая установленные лимиты;

Проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты таких проверок.

При обнаружении недостач на значительные суммы или злоупотреблений следует потребовать отстранения кассира от должности и рекомендовать руководству предприятия передать дело следственным органам.

Проверяющий устанавливает соблюдение сроков обычных инвентаризаций, которые предусматривает руководитель предприятия, но не реже одного раза в квартал. Такая операция должна проводиться внезапно с участием представителя администрации.

Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств

Кассы предприятия и фирм принимают наличные деньги по приходным кассовым ордерам. Эти деньги могут поступать из банков, от работников в оплату каких-либо услуг, бывают остатками неиспользованных авансов и др.
Размещено на реф.рф
Особое внимание следует обратить на полноту и своевременность денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые допускают ошибку, когда просматривают только корешки чеков. Необходимо проверять также выписки банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). В случае если на выписках есть следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, аудитор должен получить выписку в банке из текущего счета или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой организации с данными выписки. В процессе проверки иногда выяснялось, что для сокрытия фактов присвоения наличных денег работники бухгалтерии исправляли шифры в выписках банка (шифр, соответствующий получению наличных денег, исправлялся на шифр, обозначающий безналичные расчёты), уничтожали корешки чеков, по которым были получены деньги, а на соответствующие суммы прилагали фиктивные платежные поручения. Необходимо тщательно проверять не только полноту оприходования сумм, полученных из банка, но и другие поступления: от родителœей за содержание детей в детских учреждениях, квартирную плату и др.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денег, полученных с расчетного счета в банке, аудитору следует применить метод взаимного контроля. При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости № 1 по Д 50 и суммы по журналу-ордеру № 2 по К 51. Эти суммы должны совпадать.

Действенным методом контроля является проверка книг регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, которые не должны вести кассиры предприятия. В результате этой проверки бывают выявлены неоприходованные суммы. Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций.

Правильность списания денег в расход

Кассовые операции по списанию денег в расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам.

Прежде всœего, нужно знать, что наличные деньги выдаются из кассы фирмы только по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и др.).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителœем предприятия и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Кассовые операции по списанию денег в расход изучают по документам, приложенным к кассовым отчетам за весь период, подлежащий проверке.

При аудите используют следующие формы учетной документации по кассовым операциям:

КО-1 -приходный кассовый ордер;

КО-2 -расходный кассовый ордер;

КО-3 -журнал регистрации приходных и расходных документов;

КО-4 -кассовая книга;

КО-5 -книга учета принятых и выданных кассиром денег;

Главная книга, балансы на соответствующие даты и др.

Необходимо обращать внимание на оформление кассовых документов:

Имеется ли подпись руководителя, разрешающая выдачу денег из кассы;

Имеется ли на каждом документе расписка получателя;

Погашаются ли кассовые документы (приходные -штампом ʼʼполученоʼʼ и расходные -штампом ʼʼоплаченоʼʼ с указанием даты);

Имеется ли доверенность на получение денег от других организаций.

В процессе проверки крайне важно убедиться в документальной обоснованности записей в книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными ордерами или заменяющими их документами. Последние бухгалтерия обязана записывать в журнале регистрации ордеров, что делается не всœегда. Отсутствие такого журнала создает возможность для злоупотреблений путем уничтожения кассовых ордеров. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, возникают неучтенные деньги.

Наиболее распространенной и опасной формой злоупотреблений является повторное списание сумм по кассе по одним и тем же документам. С целью выявления этого крайне важно внимательно проверить полноту приложений к кассовым отчетам, а сами приложенные документы (ведомости, ордера) - наналичие подчисток, исправлений и т.д. Выборочным путем можно проверить, получал ли отдельный работник фактически указанную в ведомости сумму.

Аудитор должен тщательным образом проверить соблюдение в организации порядка ведения кассовых операций в соответствии с нормативными документами.

Аудитор должен удостовериться в следующем:

Обслуживается клиентура одним кассиром или несколькими;

Работает ли кассир только в проверяемом предприятии или совмещает свои обязанности с другими;

Имеется ли обязательство кассира о полной материальной ответственности и ознакомлен ли он с правилами ведения кассовых операций;

Имеется ли расписка об этом.

К сожалению, не во всœех организациях кассовые помещения изолированы, некоторые не имеют сигнализации. Наличные деньги и другие денежные документы должны храниться в несгораемом шкафу. В помещении для пересчета денег клиентами обязательно должны находиться представители предприятия.

Аудиторам крайне важно проконтролировать, проводились ли внезапные проверки кассы, проводилась ли ежедневная сдача в бухгалтерию кассовых документов кассиром и есть ли на них расписка главного бухгалтера или его заместителя, имелись ли случаи подписи руководителœем или главным бухгалтером незаполненных чеков и выдача их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Обращается внимание на записи в кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а всœе листы -заверены подписями руководителя и главного бухгалтера.

Следует иметь в виду, что в кассовой работе не должна быть неточностей и ошибок. Даже мелкий просчет в кассе приносит помимо материальных потерь моральный ущерб их допустившим. К большому сожалению, аудиторами выявляются многочисленные нарушения в кассовой работе: хранение денег в неисправных шкафах, которые по окончании работы не опечатываются, отсутствие охранной сигнализации, дубликатов к ключам от сейфов, всœевозможные подчистки в кассовых книгах. Выявлены факты, когда к работе с ценностями на предприятиях допускались лица, находящиеся в родственных отношениях.

Ревизия кассовых операций предусматривает контроль:

1) злоупотреблений (включение в ведомости подставных лиц, завышение итоговых сумм к выдаче и др.) по оплате труда, особенно депонированной зарплате и при выдаче подотчетных сумм;

2) использования не по целœевому назначению полученных из банка денег на зарплату, командировки и хозяйственные нужды и соответствие их остаткам лимита͵ установленного банком;

3) своевременной сдачи в банк остатков средств по невыданной заработной плате, выручке от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок, других поступлений в кассу;

4) выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенностей. При наличии таких факторов аудитор должен уточнить их причины, установить, по чьему распоряжению они были выданы и не скрываются ли за этим злоупотребления;

5) подписей в расходных кассовых документах, нет ли фактов подписей только одним руководителœем или главным бухгалтером;

6) незаполненных чеков с подписями руководителя и главного бухгалтера и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения;

7) за хранением денежных чековых книжек, которые должны находиться в сейфе у главного бухгалтера;

8) наличия и подлинности на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателœей денег;

9) законности произведенных из кассы выплат денежных средств, списываемых на расходы без последующего представления отчетов по этим операциям;

10) аудитору крайне важно выборочно проконтролировать итоги страниц кассовой книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

11) аудитор сопоставляет балансовые данные по счету ʼʼКассаʼʼ с главной книгой, журналами-ордерами и кассовой книгой;

12) за правильностью корреспонденции счетов по кассовым документам;

13) за своевременностью депонирования невыплаченных сумм.

14) результаты ревизии кассы оформляются актом.

Проверка кассовых операций - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Проверка кассовых операций" 2017, 2018.

Главные изменения в кассовой дисциплине связаны с тем, что произошел переход на онлайн-кассы. Как следствие этого, появилась возможность не применять некоторые кассовые документы.

МНноие бизнесмены с 1 июля 2017 года используют ККТ с подключением к сети Интернет и заключают договор на техническое обслуживание с оператором фискальных данных, который будет передавать информацию о платежах в адрес налоговых органов в электронном виде. К ним присоединились и те, у кого срок использования касс был отложен до 1 июля 2019-го.

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году

Кассовая дисциплина в 2019 году — это набор правил работы с кассой для организации и ИП. Это касается расходования наличной выручки, хранения налички и работы с ККТ.

Допустимую сумму наличных на конец рабочего дня организации устанавливают самостоятельно, остальное сдают в банк.

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году для субъектов малого предпринимательства и ИП выражается в том, что они хранят в кассе столько наличных, сколько необходимо. Сумму устанавливают в приказе о лимите кассы, в противном случае лимит остатка — 0. Превысить лимит можно в дни зарплаты, выходные и праздники. Лимит расчетов наличными между организациями или ИП составляет 100 тыс. руб., с физлицами — ограничений нет. В бумажные документы (кроме ПКО и РКО) можно вносить исправления, электронные подписывают электронными подписями, а исправлять их нельзя.

Расходовать наличные организациям и ИП запрещено (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 №3073-У), исключения предусмотрены для:

• выплат работникам;
• выдачи денег для подотчетных лиц;
• оплаты товаров, работ, услуг;
• возврата покупателям.

Наличные, полученные со счета в банке, расходовать на иные цели не запрещено.

ИП может тратить наличную выручку на личные нужды.

Изменения в кассовой дисциплине

В правила применения ККТ Федеральным законом от 03.07.16 №290-ФЗ внесены серьезные изменения, главным из которых является переход на применение онлайн-касс, передающих информацию о расчетах с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа через оператора фискальных данных в адрес налоговых органов в электронном виде. Информация передается в момент расчета.

Кассовая дисциплина при онлайн-кассах тоже меняется. По мнению Минфина, высказанному в Письме от 16.06.17 №03-01-15/37692, после введения в организации онлайн-касс применение журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) и справки-отчета кассира-операциониста (форма №КМ-6) не является обязательным.

Кроме того, Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У внесены изменения в порядок ведения кассовых операций: для выдачи денег под отчет теперь не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной сумме. Кроме того, у подотчетника можно не брать заявление, а оформить выдачу распорядительным документом — например, приказом руководителя.

Ответственность за нарушения правил работы с ККТ

Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2019 регламентирует КоАП . За нарушение кассовой дисциплины 2019 штраф назначается, исходя из тяжести нарушения.

За расчеты наличкой и накопление в кассе сверх установленных размеров (ст. 15.1 ) штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб., для юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб.

За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5 ):

• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение закона — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб. Для юрлиц и ИП — предупреждение или административный штраф 10 000 руб.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами в 2019 году осуществляется без ограничений.

УФНС составляет план проверок, но документ рассчитан только для внутреннего использования. Как правило, это происходит не чаще одного раза в год или при наличии жалобы.

Также проверку проведут, если фирма раньше нарушала дисциплину работы с кассой или работает с убытком.

Если компания производит наличные расчеты, то должна четко знать, что такое кассовая дисциплина. Порядок кассовой дисциплины и правила проведения кассовых операций строго определены российским законодательством.

В этой статье вы прочитаете:

• Что такое кассовая дисциплина на предприятии.
• Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно.
• Каковы основные правила ведения кассовой дисциплины.
• Как осуществляется контроль кассовой дисциплины.
• Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии.
• Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины.

Следовать законодательным нормам обязаны все организации и индивидуальные предприниматели. При несоблюдении порядка кассовой дисциплины виновных лиц привлекают к ответственности.

Лучшая статья месяца

Мы подготовили статью, которая:

✩покажет, как программы слежения помогают защитить компанию от краж;

✩подскажет, чем на самом деле занимаются менеджеры в рабочее время;

✩объяснит, как организовать слежку за сотрудниками, чтобы не нарушить закон.

С помощью предложенных инструментов, Вы сможете контролировать менеджеров без снижения мотивации.

Что значит кассовая дисциплина на предприятии

Те, кто не вел торговую деятельность, зачастую считают, что касса и кассовый аппарат - идентичные друг другу понятия. Но это не так. Чтобы лучше прочувствовать разницу между ними, определим оба термина.

Контрольно-кассовой машиной (ККМ) называют специальное оборудование, необходимое для получения денег от клиентов и заказчиков. Контрольно-кассовых машин в одной организации может быть неограниченное количество. Все определяется тем, сколько нужно аппаратов, чтобы удобно обслуживать клиентов. На каждую ККМ обязательно оформляют отдельную отчетную документацию.

У кассы компании (операционной кассы) назначение иное. Она необходима для проведения всех операций с наличностью, таких как принятие, отдача или хранение денег. Именно в операционную кассу отправляют выручку, полученную любыми путями. Это касается и тех средств, которые поступили через контрольно-кассовую машину.

Из операционной кассы предприятие берет средства на текущие расходы, необходимые для его нормального функционирования. Отсюда же извлекают деньги, которые в дальнейшем передают инкассатору. Инкассатор получает средства и отвозит их в банк. Некоторые организации выделяют для операционных касс отдельные помещения. Другие компании размещают их в сейфах или металлических шкафах, а кто-то и вовсе организует кассы в обычных ящиках письменных столов.

Кассовая дисциплина организации подразумевает четкое документальное сопровождение и верный учет всех операций по кассе. Следовательно, все операции с деньгами нужно подтверждать документально. Иными словами, кассовая дисциплина - это все требования и регламенты в совокупности относительно манипуляций по приему, хранению и выдаче финансовых средств из операционной кассы. Опираться в своей работе бизнесмен должен именно на них.

Кассовая дисциплина - процесс, в рамках которого следует соблюдать определенные условия.

1. Правильно оформлять кассовые документы, точно отражающие все передвижения финансовых средств из операционной кассы.
2. Контролировать ограничение денег в кассе; по завершении работы организации в операционной кассе не должна оставаться сумма, превышающая установленный максимум.
3. Контролировать выдачу финансов на руки работникам предприятия - подотчетным лицам.
4. Регламентировать расчетные операции, проводимые между субъектами бизнеса; каждое из соглашений не должно быть больше 100 тыс. руб.

Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно

Кассовая дисциплина - непременное условие для каждого предприятия. При этом не важно, по какой системе налогообложения работает компания и есть ли у нее ККМ (контрольно-кассовая машина). Существует единственное правило, в соответствии с которым фирма может не располагать ККМ и использовать БСО (бланки строгой отчетности). Но оформление средств, которые проходят через кассу, является обязательной процедурой. Благодаря вступившим в силу нормативно-правовым актам, на основании которых должны работать индивидуальные предприниматели, вести кассовую дисциплину стало намного проще. С 01.06.2015 г. по новым правилам предприниматели не должны непременно оформлять кассовые документы.

Сегодня предприниматели главным образом должны вести финансовую документацию, напрямую связанную с выплатой зарплаты наемным работникам, которые оформлены по трудовому договору. К такой документации относятся:

• расчетно-платежные ведомости;
• платежные ведомости.

На первый взгляд, благодаря нововведениям предпринимательская отрасль должна развиваться более стремительно и успешно. К оформлению финансовых отчетов перестали предъявлять строгие требования, что значительно упростило процесс. Кроме того, индивидуальным предпринимателям не нужно устанавливать лимит остатка по кассе, если общее количество работников в компании не превышает 100 человек, а сумма годовой выручки - 800 млн руб. Но, несмотря на смягчение и упрощение правил к оформлению финансовых документов, количество штрафов за неправильное ведение кассовой дисциплины в 2017 г. не снизилось, а, напротив, увеличилось.

Не все формы бизнеса могут работать по упрощенной кассовой дисциплине. Именно поэтому каждый предприниматель должен знать, как вести кассу. Предположим, оформлять кассовые документы в организации не нужно. Но, если будет соблюдаться кассовая дисциплина, вести бухучет станет проще. Если бизнес перейдет на более высокую ступень, не потребуется кардинально менять процессы документального подтверждения финансовых операций.

Какими нормативными документами регулируется кассовая дисциплина в 2017 г.

Существуют определенные правила для ведения кассовой дисциплины. Они отражены в ряде документов, среди которых:

1. Указание Банка РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, устанавливающее правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП;
2. Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У, содержащее условия наличных расчетов;
3. Закон РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, устанавливающий правила использования ККТ;
4. Закон РФ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ, или Закон об онлайн-кассах, который значительно изменил правила Закона № 54-ФЗ; основные этапы внедрения этих законов приходятся на 2017-2018 гг.

Последний Закон существенно изменился. Основным отличием стал переход на использование онлайн-касс. Такие кассы передают сведения о наличных и электронных расчетах через оператора фискальных данных в налоговые органы в электронном формате. Сведения поступают в момент расчета.

Произошли некоторые изменения кассовой дисциплины относительно онлайн-касс. Минфин в Письме от 16.06.17 г. № 03-01-15/37692 отметил, что после введения в компании онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) и оформлять справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) необязательно.

Отметим, кассовая дисциплина с 01.07.2017 г. обязала большую часть компаний перейти на новые онлайн-кассы. За использование старых касс предприятия несут ответственность. За неприменение ККМ на предпринимателя или компанию налагают штраф от 75 % до 100 % суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Также компании или ИП может быть выписан штраф в случае использования контрольно-кассовой техники (ККТ), не отвечающей законодательным требованиям. Сумма штрафа в этом случае - от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Также на основании Указания Банка РФ от 19.06.2017 г. № 4416-У изменилась схема ведения кассовых операций. В данный момент для выдачи подотчетных средств не нужно полностью погашать задолженность по сумме, полученной ранее. Помимо этого, подотчетное лицо может не писать заявление. Оформление выдачи осуществляется на основании распорядительной документации (к примеру, приказа руководства).

Какие особенности имеет кассовая дисциплина для ИП и ООО

Более подробно остановимся на том, что собой представляет кассовая дисциплина ООО и ИП.

1. Особенности у ИП.

Множество бизнесменов не имеют понятия о правильном ведении кассы в соответствии с законодательными нормами. Если предприниматель решает использовать упрощенную дисциплину, то выпускает соответствующий приказ. Без него нельзя отказываться вести кассовые документы в полном объеме.

В соответствии с Указом № 3210-У индивидуальные предприниматели могут:

• отказаться от составления ПКО в ходе приема наличных средств, в качестве подтверждающих документов будут выступать отчетность ККТ, БСО, чеки и т. д.;
• не использовать РКО при передаче финансов: основанием для выдачи зарплаты становится платежная ведомость;
• не пользоваться кассовой книгой (все операции, связанные с деятельностью ИП, включая поступление и выдачу денег, заносятся в книгу учета доходов и расходов (КУДиР); деньги, которые бизнесмен берет из кассы на личные цели, в книге учета доходов и расходов не фиксируются).

Отметим, расход наличных возможен не на все цели индивидуального предпринимателя. К примеру, нельзя их тратить на то, чтобы оплачивать кредиты, проводить операции с ценными бумагами, выдавать займы и т. д. В Указе приведен полный список ограничений. Для подобных расходов лучше пользоваться банковской картой, оформленной на физлицо. Кроме того, необходимое количество средств можно положить на расчетный счет, а затем снять для использования на данные цели.

2. Особенности у ООО.

Изменения в дисциплине позволяет ООО лишь не соблюдать лимиты по остаткам. Во всех остальных вопросах ООО должны следовать правилам, установленным для юрлиц.

Лимитом, или переходящим остатком, называют допустимую максимальную сумму наличных, которую можно оставлять в кассе каждый день по завершении работы компании. Средства свыше нормы лучше сдавать в банк. Исключения составляют лишь выходные, праздничные дни и дни, в которые выдается зарплата, если в это время поступали средства.

Раньше для ООО действовало правило об обязательной фиксации предела остатка по кассе. Если субъект малого бизнеса не определял его, налоговые органы устанавливали лимит в 0 рублей. Все средства по остатку на счете 50, выявляемые свыше нормы в ходе проверок, расценивались как нарушение.

С 01.06.2014 г. всем ООО с численностью персонала не более 100 сотрудников и выручкой не больше 800 млн рублей ежегодно разрешено не утверждать лимит. Действующий предел остатков при этом отменяют. Руководитель составляет специальный приказ, требования к которому отражены в Указе № 3210-У. Если предприятие ведет бухучет, решение отражают в учетной политике. Если компания этого не делает, превышение установленных лимитов расценивают как административное нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. За такое нарушение на предприятие налагают штраф.

Какие документы обязует вести кассовая дисциплина

В соответствии с законодательством РФ все действия, так или иначе связанные с операционной кассой, может проводить только кассир. Также это может быть другой сотрудник предприятия, наделенный соответствующими полномочиями. При отсутствии такого работника в компании этим занимается непосредственно предприниматель.

Если в компании установлен не один, а несколько кассовых аппаратов, определяют старшего кассира. Документы формирует или главный бухгалтер, или иной сотрудник, отвечающий за это. Вести документацию могут и кассир, и администратор, и сам предприниматель. Но для этого требуется определенное соглашение, в соответствии с которым ведение бухучета поручают конкретному работнику.

Для оформления контрольно-кассового аппарата вам понадобятся определенные документы.

1. Приходный кассовый ордер. Его заполняют всегда, при поступлении денег в операционную кассу. Если операции по наличному расчету закрепляют выдачей кассовых чеков или бланками отчетности, создают документ, в котором учитывают всю сумму наличных, поступивших в течение рабочего периода.

2. Расходный кассовый ордер. Документ заполняют после выдачи денег из кассы организации. Если средства компания выдала сотруднику для того, чтобы он купил необходимые для рабочего процесса материалы, то после получения ответственным лицом от него ордера следует удостовериться, что на документе присутствует подпись главбуха или руководителя. Также проверяют паспорт сотрудника.

3. Кассовая книга. При оформлении кассовой книги следует придерживаться формата КО4. В документе отражают все сведения по приходным и расходным кассовым ордерам. По окончании рабочего дня кассир сравнивает информацию в книге со сведениями в кассовой документации, следит за тем, чтобы они совпадали. Далее выводится остаток средств в кассе. Если в течение дня никаких операций с наличными расчетами не проводилось, в книгу не заносят никаких данных. При этом отсутствие информации в ней не является нарушением кассовой дисциплины.

4. Учетная книга. Она нужна, только если в компании работает больше одного кассира. В учетную книгу заносят каждую операцию передачи наличных средств кассиром старшему кассиру и наоборот. При получении денег работники ставят в книге подпись, тем самым подтверждая получение и передачу средств.

5. Расчетно-платежная и платежная ведомость. Составление документа обязательно только при выдаче сотрудникам стипендии, зарплаты, премии и т. д.

Документы можно подавать не только в бумажном, но и в электронном формате. Если выбран бумажный формат, при составлении соблюдают определенные правила. Документ допускается писать от руки или печатать на компьютере. Основное условие - наличие на нем подписи ответственного лица.

Документы в электронном виде составляют на компьютере, однако утверждают их электронной подписью для исключения несанкционированного доступа. Отметим, у книг учета бланков, отчетов и журналов операционного кассира нет ничего общего с кассовыми документами.

Ведение кассовой дисциплины по строгим правилам

Кассовая дисциплина важна для любой организации. Благодаря правильному ведению кассовой документации можно избежать множества ошибок и штрафов. Ниже мы приведем главные требования к формированию кассовых бумаг.

1. Оформление первичных документов.

Все кассовые операции, связанные с приемом, выдачей, хранением финансовых средств, должен проводить кассир, то есть уполномоченное лицо. Если в компании такая должность отсутствует, индивидуальный предприниматель сам вправе заниматься этим или же перекладывать данные функции на бухгалтера, ведущего финансово-хозяйственную деятельность. Так или иначе, назначают ответственного работника. Кассовая дисциплина подразумевает ведение обязательной документации, ранее перечисленной в статье.

2. Установка лимита по остатку в кассе.

Если средства, оставшиеся в кассе по завершении рабочего процесса, превышают лимит, речь идет уже о нарушении кассовой дисциплины. Существует понятие так называемого переходящего остатка (или лимита). Это определенная сумма, которую остаток в кассе по завершении рабочего дня превышать не может. Все средства свыше максимума передают в банк. Превышение переходящего остатка допустимо лишь в тех случаях, если это выходной, праздник, или же в этот день выплачивались заработные платы, премии и начисления.

Установка лимита является обязательным условием. Если организация не делает этого, сумму переходящего остатка автоматически приравнивают к нулю. Соответственно, каждое поступление наличных расценивается как нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., то есть превышение лимита. Из-за подобных действий на всю компанию или предпринимателя налагают штраф - кассовая дисциплина в таких случаях считается нарушенной. В 2014 г. в России было установлено, по какой схеме следует подсчитывать лимит остатка денег в кассе. Ниже приведены два способа, которыми бизнесмены могут пользоваться при расчете.

Вариант 1.

В основе подсчетов лежит сумма всех средств, ранее поступивших в кассу. При вычислении пользуются формулой:

Л=В/П*Нс,

Л здесь является допустимым значением переходящего остатка; В - количеством материальных ресурсов, поступивших в кассы после реализации продукции, проведения работ или оказания услуг в течение подотчетного периода. Если компания создана не так давно и еще не успела ничего заработать, за основу принимают сумму, которую планируется получить в перспективе. П в данном случае - период, выбранный для расчета. Это, к примеру, смена, неделя или календарный месяц. Все определяется тем, в течение какого срока компания получает больше средств. Подотчетным периодом может быть даже один день, однако срок не может превышать трех месяцев. Нс - это отрезок времени, разделяющий день получения средств и день их передачи в банк. Этот период не может длиться дольше недели. Если же банковского учреждения нет на территории населенного пункта, допустим срок в две недели. В этом случае коэффициент равен пяти. Для определения показателя следует учитывать, где расположено предприятие, какая у него организационная структура и специфика деятельности, а также график работы торговой точки.

Вариант 2.

Основа расчетов - сумма, выданная из касс. Таким способом могут пользоваться индивидуальные предприниматели и организации, не получающие средства наличными, но при этом вынужденные время от времени снимать определенную сумму в банке. Предположим, они должны приобретать материалы или оплачивать поставки сырья. В этом случае для расчета переходного остатка применяется формула:

Л=Р/П*Нп,

Л здесь является суммой переходного остатка; Р - суммой средств, выданных компании в течение подотчетного периода. Не учитываются деньги, направленные на выдачу заработной платы, стипендии и иных выплат сотрудникам. Если организация новая и еще не располагает средствами в достаточном количестве, за основу берется сумма, которую бизнесмен намеревается взять в банке. П - это отрезок времени, взятый за основу для анализа отчислений из банка. Этот период не может быть больше трех месяцев. Допустимый минимум при этом не установлен. В идеале за основу берут время, когда компания чаще всего обращалась за средствами в банк.

Нп - это временной отрезок между датами, когда бизнесмен брал средства в банке. Период не может превышать недели. Если же на территории населенного пункта нет банковского учреждения, допускается продление срока до двух недель. Если бизнесмен снимает деньги каждые четыре дня, коэффициент равен четырем.

После того как компания установила допустимый предел переходящего остатка, она заносит эту информацию во внутренний приказ, то есть прописывает рассчитанное значение. Также в документе указывают период, в течение которого лимит будет действительным, к примеру, 2017 г. В законодательстве ничего не сказано об обязательном ежегодном изменении лимита. В связи с этим, если бизнесмен не указывает срока действия приказов, лимит можно применять неограниченное время, и штраф за нарушение кассовой дисциплины на компанию не наложат.

Еще летом 2014 г. малые предприятия освободили от необходимости установок каких-либо лимитов. Но нужно помнить, что малые - это те организации, численность персонала в которых меньше 100, а годовая выручка - менее 800 млн рублей.

Если компания решает перестать использовать лимит, то выпускает соответствующий приказ.

3. Выдача наличных средств подотчетным сотрудникам.

Средства, которые выдают сотрудникам для поездки в командировку, называются подотчетными. Эти деньги предназначены для представительских расходов и хозяйственных нужд. Выплату подотчетных средств подтверждают соответствующие финансовые документы. Они доказывают тот факт, что финансы расходуются по предназначению. В роли таких документов могут выступать накладные, чеки и т. д.

Если сотрудник потратил личные деньги на те или иные цели из-за нехватки подотчетных средств, он пишет соответствующее заявление, на основании которого компания компенсирует ему расходы. Отчитаться об израсходованных деньгах работник должен в течение трех дней с даты окончания срока, на который ему были выданы средства, или с того момента, как он прибыл из командировки.

Очень важно контролировать своевременную подачу отчетности и формирование документов, подтверждающих расход средств. При нарушении сроков предоставления отчетов выданные средства невозможно занести в расходную часть, а значит, и снизить сумму уплачиваемых налогов на их значение. Кроме того, выплата с них НДФЛ и начисление страховых взносов становятся обязательными условиями.

4. Ограничение расчетов с использованием наличных средств.

В соответствии с Указанием 3073-У у экономических субъектов есть право совершения сделок за наличные средства в границах 100 тыс. руб. Установленное ограничение применяется для компаний и бизнесменов, за некоторыми исключениями. Для сделок с физическими лицами (то есть не ИП) не действует предел в 100 тыс. руб. В связи с этим компания может совершать расчеты с физическими лицами наличными в любом размере.

Лимит не учитывают, когда:

• сотрудникам выдают заработную плату и социальные пособия;
• персоналу предоставляют подотчетные средства;
• индивидуальные предприниматели используют наличные на цели, не связанные с бизнесом.

Индивидуальный предприниматель вправе использовать все полученные деньги на собственные цели, взяв их под отчет в полном объеме. Если необходимо потратить средства, он может не направлять всю наличную выручку в банк. У бизнесмена есть возможность забрать все наличные из кассы, но израсходовать их на личные цели.

Юрлица и ИП вправе совершать взаиморасчеты наличными на основании заключенных соглашений. Но существует одно условие - размер денежных средств не должен превышать 100 тыс. руб. Это же требование распространяется на договоры, предусматривающие поэтапные выплаты (к примеру, договоры на аренду, в соответствии с которыми оплата осуществляется каждый месяц). Если в общей сложности сумма оплаты за весь срок аренды более 100 тыс. руб., то остаток, превышающий допустимый предел, передают арендодателю безналом. Нужно контролировать момент, когда сумма вносимых по договору средств достигнет отметки в 100 тыс. руб.

5. Взятие средств из кассы для личных целей.

Следует помнить об ограничениях и возможностях, действующих для любой формы юридической собственности. Например, если речь идет об ООО, брать средства из кассы для личных целей категорически запрещено даже в том случае, если в обществе всего один учредитель. Такое ограничение не касается индивидуальных предпринимателей. Они вправе использовать деньги из кассы так, как считают нужным. Главное - уплата всех налогов и начисление необходимых взносов по страхованию.

Рассказывает практик

Кого назначить ответственным за кассовую дисциплину в компании

Александр Осипов ,

финансовый директор Alaska Originale

В регламенте по обращению с наличными, сформированном в компании, лучше указать ответственных за кассовую дисциплину:

• финансового директора или главного бухгалтера (как правило, они отвечают за общую организацию и контроль кассовой дисциплины);
• директора филиала или подразделения предприятия, расположенного на отдельной территории (этот специалист отвечает за организацию работы локальной кассы, он следит, как она работает, выносит решения по возврату средств розничным покупателям, визирует их заявления, подписывает кассовую документацию и акты возврата денег по кассе (ф. КМ-3));
• специалиста, который контролирует кассовую дисциплину в локальной кассе, функционирование счетчиков кассового аппарата, проверяет сведения в книге кассира-операциониста, пересчитывает и принимает наличные средства из кассового аппарата, проверяет информацию в справке-отчете кассира-операциониста, оформляет сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке предприятия (ф. КМ-7), акты о возврате финансовых средств по кассе (ф. КМ-3), подписывает расходные и приходные кассовые документы от имени главного бухгалтера;
• кассира или кассира-операциониста (он отвечает за проведение кассовых операций, выдачу и прием денег, оформление кассовой документации и кассовых отчетов, подписывает все формы и акты, связанные с работой кассы).

Других специалистов, отвечающих за те или иные процедуры, на предприятиях часто назначают на основании отдельных приказов (к примеру, состава комиссии по инвентаризации, если планируется проверка налоговой кассовой дисциплины).

Как осуществляется контроль кассовой дисциплины

Все сотрудники компании должны четко следовать правилам ведения операций с наличными средствами. Однако контролировать кассовую дисциплину в целом должен главный бухгалтер (если, конечно, наличие такого специалиста предусматривает регламент организации). Если деятельность ведет индивидуальный предприниматель и он является единственным в бизнесе, то сам и отвечает за все.

Некоторые виды контроля за кассовой дисциплиной входят в обязанности государства. В соответствии с нормами п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 г. № 943-1 проверять кассовую дисциплину должна Федеральная налоговая служба.

В рамках контроля налоговая инспекция планирует узнать:

• имели ли место случаи, когда выручка приходовалась не в полном объеме или же нарушались сроки процедуры;
• превышен ли допустимый лимит расчетов в 100 тыс. руб.;
• превышен ли допустимый уровень переходящего остатка денег в кассе;
• были ли какие-либо операции через ККТ проведены с нарушениями;
• всегда ли выдавались положенные кассовые ордера, не было ли ошибок в их оформлении;
• всегда ли, когда требовалось, в компании пробивали и выдавали кассовые чеки и оформляли в положенных случаях бланки строгой отчетности;
• совпадают ли остатки в кассе со сведениями, отраженными в кассовой документации;
• не предоставляли ли подотчетным лицам крупные суммы на сроки, превышающие допустимые.

Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. № 133н руководитель налоговой службы выступает с инициативой о проведении проверки на предмет соблюдения кассовой дисциплины, издавая соответствующий приказ. В нем обозначают время, в течение которого будет идти проверка налоговой кассовой дисциплины, и ее цели. В ходе контрольного мероприятия сотрудники налоговой службы изучают:

• документацию, оформленную при проведении кассовых операций;
• фискальную отчетность и контрольные ленты ККТ;
• регистрационную и эксплуатационную документацию на ККТ;
• документацию, отражающую информацию о получении БСО, их учете и утилизации;
• регистры учета операций, связанных с бухгалтерской и хозяйственной деятельностью;
• приказы, которые устанавливают лимиты кассовых остатков;
• авансовую отчетность.

Представители налоговой службы вправе проверить не только перечисленную выше документацию и регистры. В соответствии с их требованием инспектируемая организация обязана пояснить и иные моменты, напрямую относящиеся к объекту контроля.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины в 2017 г.

При выявлении ряда нарушений применяется административная ответственность. Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми компаниями и индивидуальными предпринимателями. До 15.07.2016 г. ответственность наступала, если организации:

1. нарушали правила работы с наличностью (превышали лимиты, не выполняли оприходования вырученных средств): штраф за нарушение кассовой дисциплины для должностных лиц составлял 4-5 тыс. руб., для юридических - от 40 до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ);
2. не применяли кассовые аппараты или использовали контрольно-кассовую технику, не отвечающую существующим нормам, не выдавали документ, подтверждающий оплату, что в зависимости от степени нарушения влекло за собой предупреждение или наложение штрафа: для физических лиц он составлял от 1500 до 2000 руб., для должностных лиц - от 3 до 4 тыс. руб., для юридических - от 30 до 40 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Сейчас может применяться административная ответственность за нарушение кассовой дисциплины, совершенное до 15.07.2016 г.

В соответствии с ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ с 2016 г. существенно выросли штрафы за нарушения кассовой дисциплины (в частности, ответственность за неиспользование контрольно-кассовой техники). Неприменение кассовых аппаратов с 15.07.2016 г. грозит:

• штрафом для должностных лиц в размере от 25 до 50 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 10 тыс. руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 30 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Если компания во второй раз нарушает законодательное требование, связанное с применением кассового аппарата, сумма расчетов без использования ККТ равняется (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, за чем следуют:

• дисквалификация должностных лиц на 1-2 года;
• остановка работы индивидуальных предпринимателей и организаций до 90 суток (п. 3 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Меры ответственности за такое нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., как использование ККТ, не соответствующей нормативам, применение ККТ, которое сопровождается нарушениями установленных законодательных норм и условий ее регистрации и применения до 01.02.2017 г., не изменились (п. 15 ст. 7 ФЗ № 290-ФЗ). Но с 01.02.2017 г. за эти нарушения, а также нарушения порядка, сроков и условий перерегистрации ККТ действуют следующие меры ответственности:

• предупреждение или штраф за нарушение кассовой дисциплины на сумму от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц;
• предупреждение или штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. для юрлиц (ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, п. 15 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

По ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ компании могут быть привлечены к ответственности и за иные нарушения при использовании контрольно-кассового аппарата. К примеру:

• если не направляют покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронном формате или если не передают эти документы на бумаге по требованию клиента;
• отвечать за нарушения также обязаны фискальные операторы, изготовители ККТ и экспертные организации.

Существует срок давности нарушения кассовой дисциплины. Так, с момента нарушения привлечь виновных к административной ответственности можно лишь в течение 2 месяцев (п. 1 ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Не исключено, что в 2017 г. многие разовые нарушения кассовой дисциплины останутся ненаказанным. Но нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. способно стать причиной для особенно тщательного наблюдения за налогоплательщиком и поводом для досрочной выездной проверки. Представители налоговой службы однозначно заинтересуются, если выручка будет оприходована не в полной мере и несвоевременно, а также если выявятся несоответствия между документальными и фактическими остатками денег в кассе.

Если была выдана подотчетная сумма финансовых средств в крупном размере на необоснованно длительный период, к ней могут доначислить НДФЛ (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 г. № 14376/12).

Кассовая дисциплина в 2018–2019 годах предусматривает строгое соблюдение правил ведения кассовых операций, установленных для фирм и ИП, имеющих дело с наличными расчетами. Какие правила и нюансы нужно знать при работе с ККМ? Кто, как и когда проводит контроль за соблюдением кассовой дисциплины? Какая ответственность возникает за нарушение ведения кассовых операций? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы в материале далее.

Контрольно-кассовая дисциплина в 2018-2019 годах

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона "О ККТ..." от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение:

• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• Юрлицами и ИП, находящимися на ЕНВД, и ИП, применяющими ПСН. Им достаточно оформить для покупателя любой документ, подтверждающий прием денег. По содержанию он схож с обычным товарным чеком. Однако с 01.07.2018 эти лица (кроме занятых определенными видами деятельности) утратили возможность таким образом оформлять получение денежных средств и обязаны применять онлайн-кассы (п. 7 ст. 7 закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Ведение таких видов деятельности, как оказание услуг населению, торговля в розницу, услуги общепита и ряд других, дает плательщикам ЕНВД и ИП, применяющим ПСН, право отложить применение онлайн-касс до 01.07.2019 (п. 7.1 ст. 7 закона № 290-ФЗ).
• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2018-2019 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

• Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП.

Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций» .

• Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
• Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
• Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ, основные этапы внедрения которых приходятся на 2017-2019 годы.

Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:

• «Онлайн-кассы с 2017 года - закон принят» ;
• «Актуальные поправки к закону об онлайн-кассах» .

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

• Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
• Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, - ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2018-2019 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)» .

• Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
• Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и выдаче.
• Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.
• Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте в материале «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?» .

• Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется 3 рабочих дня от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).

О действующем порядке выдачи денег по отчет читайте .

• Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2018-2019 годах для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в материале «Как рассчитать лимит остатка кассы?» .

• Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Подробнее о валютных операциях читайте в статьях:

• «Валютные операции: понятие, виды, классификации» ;
• «Изменения в валютном законодательстве с 2018 года» .

Что надо знать о работе с ККТ

Требования к применяемой в 2018-2019 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.

С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2017 такой вид касс стал обязательным для использования всеми хозсубъектами.

Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?» .

Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.

Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ» .

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы)» .

Для лиц, имеющих возможность отсрочить начало работы с онлайн-кассами, остаются в силе правила, позволяющие выдавать при получении денег за осуществленную у них покупку документ любой формы, свидетельствующий о получении средств. Поэтому форму необходимых им бланков (в частности, бланков БСО, применяемых, например, при оказании услуг населению) фирма или ИП вправе разработать самостоятельно, если такой бланк не утвержден на законодательном уровне. Обязательные реквизиты таких БСО приведены в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Корешки бланков БСО, подтверждающих сумму полученной за день выручки, следует сдать вместе с деньгами в операционную кассу в конце рабочего дня.

Подробнее о применении БСО старого образца читайте в материале «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?» .

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

• «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» ;
• «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?» .

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины в 2018-2019 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчетов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2018-2019 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

• Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
• Отчеты фискальной памяти и контрольные ленты ККТ - по технике старого образца.
• Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
• Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО, - для тех их видов, которые продолжают оформляться по старым правилам.
• Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
• Приказ на лимит кассового остатка.
• Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Срок привлечения к ней ограничен 2 месяцами со дня совершения правонарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ), так что разовое нарушение кассовой дисциплины в 2018-2019 годах может остаться безнаказанным.

Своевременно же выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

• штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

• дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2018-2019 годах в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

• предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

• за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
• введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения 2-месячного срока с момента совершения правонарушения), то радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. С 01.07.2017 обязательными для применения стали ККТ нового типа - онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

Существуют лица, не обязанные применять ККТ, а также лица, обладающие правом начать делать это позднее (с 01.07.2018 или с 01.07.2019). Они вправе выдавать при приеме денег любой документ, подтверждающий факт приема. Этот документ может иметь самостоятельно разработанную форму, если его бланк не утвержден законодательно. Здесь можно руководствоваться правилами оформления старых БСО.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2018-2019 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), - ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.

Бухгалтерия – одно из ключевых звеньев в работе любого предприятия. Грамотное, чистое, высококвалифицированное бухгалтерское сопровождение гарантирует бесперебойную работу компании, тогда как непрофессиональный бухгалтер может поставить под удар всю организацию. Именно поэтому работе бухгалтерии на любом предприятии нужно уделять особое внимание. И отдельно руководству предприятия стоит держать под контролем соблюдение кассовой дисциплины. Именно о кассовой дисциплине пойдет речь в данном материале.

Что такое кассовая дисциплина и почему важно ее соблюдать

Если говорить простым и понятным языком, то под кассовой дисциплиной принято понимать ряд правил, норм, и ограничений по приему, выдаче, хранению наличных денежных средств на предприятии, а также, в случае безналичных расчетов – их учет в рамках проведения кассовых операций. Все операции, в которых присутствует наличка, в том числе выдача зарплаты и отпускных, прием оплаты за товары и услуги, а также их своевременное документальное оформление, на языке бухгалтеров называются кассовыми.

Как правило, кассой занимается либо кассир, либо штатный бухгалтер, либо же, в более редких случаях, сам директор и учредитель организации.

Любое предприятие, будь то ИП или ООО, при проведении каких-либо операций, связанных с оборотом наличных финансов, обязано вести кассу и соблюдать кассовую дисциплину.

Важно! Свод правил, по которым принято вести кассу, определяется не внутренними частными постановлениями организации, а устанавливается на уровне российского законодательства.

Кто проверяет кассовую дисциплину и что грозит нарушителям

Уже из одного того факта, что кассовая дисциплина регламентируется Законом РФ, понятно, что она подконтрольна государственным органам. За безупречным соблюдением кассовой дисциплины следит налоговая инспекция и иногда банк, в котором открыты расчетные счета организации.

• налоговой инспекции . В каждом территориальном отделении Федеральной налоговой службы есть специальный Отдел оперативного контроля. Его служащие и выезжают на проверки предприятий и организаций по части бухгалтерского учета и соблюдения кассовой дисциплины.

  Малейшие изъяны и недочеты при ведении кассы, неизменно ведут к административным санкциям.

  Наиболее распространенными среди подобных нарушений являются пренебрежение к наличию и ведению кассовой книги, превышение лимита расчетов, связанных с наличными средствами, а также неправильный расчет кассовых остатков.

• проверка кассовой дисциплины представителями обслуживающего банка . Каждые два года работники обслуживающего банка по закону обязаны проверять кассовый учет на предприятии. Обычно за период проверки берется один квартал. Банковские специалисты, как правило, проверяют организацию на предмет лимита денежных средств в кассе, а также на правильность и полноту ведения кассовой книги. После проведения контроля специалист банка пишет справку, которую впоследствии необходимо будет предъявить налоговому инспектору уже при налоговой проверке, если таковая последует.

  При отсутствии устранения нарушений выявленных представителем банка, налоговик может наложить денежный штраф.

Основные правила кассовой дисциплины: коротко

Для того, чтобы избежать административного наказания в виде наложения материальной ответственности и штрафов, достаточно того, чтобы ведение кассы соответствовало хотя бы некоторым критериям.

• первое, что требуется сделать – завести кассовую книгу . В ней в обязательном порядке должны отражаться все денежные операции;
• руководству предприятия для выполнения кассовых операций необходимо приобрести контрольно-кассовую машину . Впрочем, в некоторых случаях ее можно заменить выдачей товарных чеков и бланков строгой отчетности;
• бухгалтеру или кассиру предприятия необходимо строго следить за тем, чтобы максимально разрешенный лимит денежной наличности ни при каких обстоятельствах не был превышен.

Именно эти три параметра неизменно должны соблюдаться на предприятии, во избежание наказания со стороны контролирующих структур.

Такие документы как и , журналы и справки кассира-операциониста не являются строго обязательными, а, значит, как правило, не подвергаются тщательному изучению со стороны налоговиков и не являются основанием для применения административных санкций.

Ошибки и неточности при ведении кассы

Ни один начальник не застрахован от небрежной или некачественной работы бухгалтерии. Но иногда в нарушениях кассового порядка бывает повинно само руководство предприятия. Практика показывает, что существует несколько наиболее часто встречаемых нарушений по части кассовой дисциплины:

• отсутствие на предприятии контрольно-кассовой техники или работа с ней в обход установленного законом порядка, а также отсутствие товарных чеков или бланков строгой отчетности тогда, когда использование контрольно-кассовой машины не обязательно и может ими заменяться. Пренебрежение к соответствующему требованию закона довольно часто бывает спровоцировано руководством компании;
• полное либо частичное отсутствие в кассовой книге записей о проведении операций и оприходовании наличных средств. Данное нарушение обычно допускают лица, непосредственно занимающиеся ведением кассы и кассовой книги;
• превышение остатка наличных средств в кассе. Количество денежной налички в кассе регламентировано, и если оно больше максимально возможной суммы, то это также считается нарушением закона. Излишек наличных средств по концу рабочего дня должен сдаваться в банк для внесения на расчетный счет предприятия.

Ответственность при выявлении нарушений кассовой дисциплины

Вне зависимости от того, по чьему недосмотру и упущению возникли проблемы с кассовой дисциплиной, при обнаружении нарушений налоговые специалисты могут либо на первый раз вынести предупреждение, либо сразу наложить штраф. Степень меры административного и финансового воздействия зависит от того, насколько велика ошибка.

• Предупреждение может быть вынесено исключительно за отсутствие или неправильное использование контрольно-кассовой техники, и только при условии, что в течение проверяемого периода, не было выявлено других серьезных нарушений.

  Также отделаться предупреждением может организация, руководство которой вовремя направило в налоговую службу ходатайство с просьбой о вынесении предупреждения и обязательства устранить найденные нарушения.

• Штраф накладывается при нарушении таких норм ведения кассы, как неправильное оприходование выручки и превышение максимально возможного лимита наличных средств. Размеры штрафов зависят от организационно-правовой формы предприятия. Если это индивидуальный предприниматель, то, как физическое лицо, выполняющее определенные должностные функции, он будет подвержен штрафу от 4 до 5 тыс. рублей.

  Если нарушения выявлены в ходе выездной проверки юридического лица, то есть предприятия или организации в статусе, например, ООО, то штраф будет в десять раз выше: от 40 до 50 тыс. рублей.

  В последнем случае, должностное лицо, допустившее ошибку, к примеру, главный бухгалтер, старший кассир или даже директор предприятия, также может понести финансовую ответственность за неправомерность своих действий – штраф для него составит сумму от 4 до 5 тыс. рублей.

Как свидетельствует практика работы организаций и предприятий различных сфер деятельности, гораздо выгоднее сразу наладить правильное профессиональное ведение бухгалтерии. В противных случаях, выявление нарушений и ответственность при проверках неизбежна. При этом следует помнить о том, что выездные налоговые проверки проводятся, как правильно в самые неподходящие моменты.

Нерадивых представителей бизнеса, особенно тех, кто не в первый раз попался на пренебрежении к закону, налоговики «берут на карандаш» и проверяют чаще, чем законопослушных предпринимателей.