Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского , специально для блога поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе .
Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.
Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.
Этикет
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.1. Четко укажите тему письма (Subject).
По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
Нет : «Idea» .
Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .
2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».
Да : «Dear», «Hello», «Hi».
3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.
5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.
6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
- I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
- I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
- Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
- Please note → Пожалуйста, имейте в виду.
Аудитория
Английский язык - универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:- Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
- Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
- Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?
- I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
- Could you please be so kind… → Будьте так добры…
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:- Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
- I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
- I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
США
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might , тем лучше.Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.Языковые принципы
Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.Сокращайте
В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма - без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.
Откажитесь от жаргонизмов
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, - женщина, Иванов - мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .
Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.
Ограничьтесь пятью предложениями
По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более - это потеря времени.Используйте короткие слова, предложения и абзацы
Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.Откажитесь от страдательного залога
Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
Используйте списки
Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes . Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.Поставьте дедлайн
Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.Структура письма
Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:- Приветствие.
- Сообщение.
- Закрытие.
- Прощание.
- Подпись.
Приветствие
Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.Как открыть сообщение
Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.| Формально | Полуформально | Нейтрально |
|---|---|---|
| I am writing to… Пишу, чтобы… |
Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, … |
Thank you for your mail… Спасибо за письмо… |
| In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом… |
This is to… Это письмо, чтобы… |
Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно… |
| We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно … |
I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас… |
In reply to your mail … В ответ на ваше письмо… |
| I am writing with regard to… Пишу насчет… |
Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от … |
|
| Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)… |
||
| With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что … |
||
| I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить… |
Как уточнить дедлайн
Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.
Как просить и давать детали
Даем детали:Просим детали:
Как сообщить о проблеме
1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…
2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».
3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.
Как поставить коллег в копию
1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me , где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc . От слова Cc образуется причастие cc’ed - обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.
3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?
Как принести извинения
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
Unfortunately… К сожалению… |
| I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но… |
I am afraid that… Боюсь, что… |
| Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за… |
I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив… |
| I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что… | I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра. |
| I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства. |
Thank you for your understanding. Спасибо за понимание. |
| We apologize for… Мы извиняемся за… |
|
| I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что… |
Как просить и предлагать помощь
Предлагаем помощь:| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью… |
If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне. |
| We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с… |
Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…? |
| Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь. |
How about I come and help you out? Может я приду и помогу? |
| If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной. |
|
| Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь. |
|
| Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь… |
Переговоры
Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:
- I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
- You have a strong point there. → Здесь вы правы.
- I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
- I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.
Приглашаем:
Выражаем недовольство:
Как приложить к письму дополнительные материалы
Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:- Please find attached → К настоящему письму прилагается.
- You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
- I am enclosing… → Я прикладываю…
- I forward to you… → Я пересылаю вам…
- We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
- Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…
Закрытие
Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа |
Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа |
| I look forward to your reply. Жду вашего ответа |
Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение. |
| Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь. |
Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще. |
| Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь. |
Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели. |
| Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь. |
Thank you for your help. Спасибо за помощь. |
| Thank you in advance! Заранее благодарю. |
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку. |
| Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства! |
Как разобраться в аббревиатурах
Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:- EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
- SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
- EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
- TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
- PTO (paid time off) → отпуск.
- OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
- FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
- POC (point of contact) → контактное лицо.
- FYI (for your information) → для вашей информации.
- AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
- AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
- BTW (By The Way) →кстати.
- CU (see you) → увидимся
- F2F (face to face) → наедине.
- IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.
Прощание
Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).Подпись
Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.Шаблоны
Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.Объявление о продвижении по службе
Subject Line: Firstname Lastname - New Position
I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .
attended
and came to
after graduation.
During her/his tenure here,
has implemented protocols which have improved efficiency in the
and has frequently been recognized for outstanding achievement.
Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.
Warm Regards,
Name
Title
Тема: Имя, фамилия - новая должность
Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .
(Имя)
учился в (имя университета)
и пришел в (название компании)
после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя)
запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента)
, и часто получал признание за свои достижения.
Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).
С уважением,
Имя
Должность
Поздравление с новой должностью
Subject line: Congratulations on Your Promotion
Dear
,
Congratulations on your promotion to
. I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title
Тема: Поздравляю с новой должностью
(Имя)
, поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела)
. Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для соискателя)
Subject line: Welcome!
Dear
,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!
You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.
I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.
Best wishes,
Name
Title
Тема: Добро пожаловать!
(Имя)
, я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для коллег)
Dear Staff:
is joining our team on May 1.
will work as a
in the
department.
So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.
has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .
’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .
has a passion for .
I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .
With excitement,
Name of Department Manager / Boss
Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия)
присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя)
будет работать в качестве (название должности)
в (название отдела)
.
Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.
(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .
(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .
(Имя) увлекается (название) .
Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .
С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.
Уход из компании
Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at
on
.
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at
.
Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.
Please keep in touch. I can be reached at my personal email address
or my cell phone
. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.
Best Regards,
Your
Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата)
.
Я был рад работать в (название компании)
, и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании)
.
Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.
Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты)
или телефону (номер)
. Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы)
.
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.
С уважением,
Ваш (имя)
День Рождения
Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:
- May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
- I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
- Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
- I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
- Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!
Перенос или отмена встречи/звонка
Hi everyone,
Due to
, the time of the
has been changed from
at
in
to
at
in
.
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name
Всем привет!
Из-за (название проблемы)
время (название мероприятия)
меняется: с (дата) (время)
в (место встречи)
на (дата) (время)
в (место встречи)
.
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя
Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to
at
. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title
Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время)
в (место проведения)
. Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность
Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com .
Работа с языком
Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?Используйте толковые словари
Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.
Строение словарной статьи:
- часть речи,
- транскрипция с возможностью прослушать произношение,
- определение,
- примеры использования,
- синонимы,
- часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.
Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.
Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.
Используйте словари-активаторы
Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.
Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.
Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска
Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.Проверяйте грамматику текста
Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly .Заключение
Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:- Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
- Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
- Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
- Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
- Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
- Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
- Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
- Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
- Нажмите Send!
Даже для людей, уверенно знающих английский язык, затруднительно в первый раз писать формальные почтовые письма или email. Что уж говорить о начинающих, обладающих крайне узким словарным запасом. Сегодняшний материал поможет грамотно составить текст всем, кто желает завести с иностранцами деловую или менее формальную переписку. Мы разберем все тонкости о том, как начать письмо на английском: изучим стандартные клише, рассмотрим разницу в социальных статусах и обращениях, а также учтем все необходимые нормы пунктуации.
По правилам, структура письма на английском языке начинается с указания адресов получателя/отправителя и даты. Поэтому для начала разберем именно эти пункты.
Отправитель
Помимо конверта, адрес отправителя может располагаться в правом верхнем углу письма. Для передачи русских обозначений не пользуются переводом слов, так как писать адрес на английском следует транслитерацией. То есть, русские слова записывают латинскими буквами. Исключение делают только для названия страны и известных городов.
Также допускается полностью числовое обозначение даты в письме . Но, при этом важно помнить, что в Америке в таких записях первым идет указание на месяц.
- 07.10.2017 – 7 октября 2017 (английское восприятие)
- 07.10.2017 – 10 июля 2017 (американское восприятие)
Получатель
Адрес получателя письма пишут по левой стороне, непосредственно перед началом основного текста.
Если мы пишем письмо из России в Англию, то построение адресной записи происходит по следующему принципу:
- Имя и фамилия, или название учреждения;
- № дома, название улицы, № квартиры или офиса;
- Город и почтовый индекс;
- Указание страны.
Рассмотрим примеры того, как выглядит адрес в английском для личной переписки или деловой корреспонденции с учреждением.
| Jack Addington
7 Abby road, apt. 3 |
The British Museum,
Great Russell Street, London WC1B 3DG, |
В деловом письме конкретному человеку перед личными данными ставится соответствующее обращение: Mr, Ms и т.п.
Как начать письмо на английском – приветственные клише
| Вежливые обращения | ||
| № | Персональные обращения | Многочисленная аудитория |
| 1. | Если мы имеем представление о собеседнике, то можем обратиться к нему, используя обозначения статуса по-английски в комбинации с указанием фамилии.
Dear Mr *. Brown , … Уважаемый мистер Браун, … Dear Ms . Peterson **, … Уважаемая госпожа Петерсон, … Такой формат приемлем для делового письма на английском. |
Для приветствия нескольких лиц используется вежливая форма с существительными во множественном числе:
Dear partners, … Уважаемые партнеры, … Dear heads of departments, … Уважаемые начальники отделов, … Dear colleagues , … Уважаемые коллеги, … |
| 2. | Если личные данные адресата нам не известны, то можно употребить нейтральные:
Dear Sir, … Уважаемый сэр, … Dear Madam, … Уважаемая мадам, … Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям: Dear Imperial Tobacco Group plc, … Уважаемая группа компаний Imperial Tobacco , … |
При обращении к широкой публике, начало письма может выглядеть следующим образом:
Dear Sirs and Madams , … Уважаемые дамы и господа, … Ladies and Gentlemen, … Леди и джентльмены,… |
| 3. | Если неизвестен пол лица, то следует воспользоваться составной комбинацией:
Dear Sir or Madam , … Уважаемый господин или госпожа… Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение: Dear K.L. Gridd, … Уважаемый(ая) К.Л. Гридд, … |
Если ваше деловое письмо на английском предназначено для массовой рассылки, то вы начнете текст с фразы:
To whom it may concern***: Всем, кого это касается: Канцелярский вариант перевода: По месту требования: На русском звучит не очень, но для делового английского это стандартная и часто встречающаяся фраза. |
| 4. | Вышеприведенные формы используются как приветствие в рамках официального общения. Для неформального круга близких друзей и приятелей чаще встречаются стандартные слова связки c именем:
Dear Lucy, … Дорогая Люси, … Hello John, … Здравствуй, Джон, …. Hi Pamela , … Привет, Памела, … |
Если письмо предназначено для двух лиц, то следует вежливо обратиться к ним обоим:
Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, … Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон… Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми: Dear Nick and Jessica , … Дорогие Ник и Джессика, … Hello Bob and Mary , … Привет Боб и Мэри, … |
*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister , Mistress + фамилия и т.п.
** Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss , подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя . Однако, чаще используется нейтральное Ms.
*** Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие. Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.
Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.
Причины письма и вежливое прощание
Про личные письма рассказывать не будем, так как в них могут рассказываться самые разные обстоятельства. А вот деловое письмо на английском языке имеет стандартные высказывания, которые можно использовать для разных ситуаций.
Люди деловой сферы ценят свое время, поэтому сразу после обращения необходимо раскрыть суть вашего письма. В зависимости от контекста, для выражения цели послания можно воспользоваться одной из приведенных ниже фраз.
| Пример | Перевод |
| We apologize for… | Мы приносим свои извинения за… |
| This letter is to confirm… | Это письмо – подтверждение того, что… |
| We are writing to you to offer… | Мы пишем вам, чтобы предложить… |
| This is to request you to grant… | Это просьба/запрос предоставить… |
| We’re writing to enquire about…. | Мы пишем с целью узнать о… |
| We would like to inform you that… | Мы хотели бы уведомить вас о том, что… |
| We’re writing in reference to…. | Мы пишем в отношении… |
| We’re writing in connection with…. | Мы пишем в связи с тем, что… |
После того, как вы выразили свое вежливое сообщение, необходимо также на достойной ноте завершить послание. Приведем несколько примеров, как пишется концовка письма по-английски.
И, конечно же, по правилам хорошего тона следует обязательно подписать свое послание. Заключительная подпись в английском письме может выглядеть следующим образом:
- Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
- Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
- Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);
- Kind regards – С добрыми пожеланиями (менее формальный оттенок);
- Warmest regards – С наитеплейшими пожеланиями (неформальное общение).
На основе приведенных примеров, можно легко составить образец полного письма и достойно провести официальную переписку с бизнес партнерами или должностными лицами в учреждениях. Успехов в совершенствовании языка и налаживании деловых связей!
Видео
Просмотры: 1 114
С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.
В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:
- правильно оформленным
- коротким и содержательным
- написанным по существу
- написанным грамотно
- вежливым, даже если это жалоба или претензия
Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.
Структура делового письма
В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.
Адрес
Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.
E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.
Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.
Дата
Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16
или 07/04/16
. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату: April 7, 2016
). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.
Обращение
- Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam . Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
- Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
- В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
- Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley ; Dear Prof. Atkinson .
Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:
Dear Mr Smith,
В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:
Dear Mr. Stevens:
Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.
Завершение письма:
- Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully .
- Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely .
- Ваша подпись.
Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:
Olga Smirnova (Ms)
- Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
- Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
- Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.
Стиль делового письма
В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:
- разговорных выражений, сленга и жаргона
- сокращений (I"m; it"s; don"t и т. д., используйте полные формы)
- эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.
Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо "Please send me..." («Пожалуйста, вышлите мне...») вы можете написать: "I would be grateful if you could send me..."(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).
Старайтесь не использовать (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.
Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.
10 самых распространенных ошибок в деловых письмах
В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления.
Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке.
Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми. По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. Стоит также повторить . Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма.
Типы писем на английском
Все письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки. Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском. Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу. Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов.
Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова.
В письме, как правило, есть такие структурные элементы:
- обращение – отдельная строка
- краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
- основная часть – несколько абзацев
- заключение – отдельная строка
- завершающая фраза – отдельная строка
- подпись (только имя) – отдельная строка
- в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом
Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой:
Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.
- Dear John! – обращение к другу, родственнику
- Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
- My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией
- Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)
Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание
1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola
2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms.
3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении
4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator
5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr., Ms., Mrs. и Dr.
Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке.
Шаблонные фразы для написания писем
5 шаблонов вводных фраз:
- It was great to get your letter….
- Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you.
- Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
- Sorry I haven’t written for so long but….
- I was really pleased to hear that…
Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.
5 шаблонов заключительных фраз:
- I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
- Please give/send my regards (love) to your….
- And write and tell me your plans for….
- Write back soon!
- If you want to know anything else, just drop me a line.
Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов):
- I am writing to ask for your advice
- Can you give me your advice?
- I’ve got a problem and I need your advice.
- What do you think I should do?
- Do you think I should…?
Фразы для разных писем:
Желаем только хороших и теплых писем!Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.
Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.
Основные виды деловых писем, их цели
Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?
Enquiry letter
Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.
Complaint letter
В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.
Reply letter
Или по-другому называемое reply quotation . Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.
Application letter
Или statement letter . Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.
Acceptance letter
Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.
Refusal letter
Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.
Thank you letter
Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.
Commercial letter
Или commercial offer . В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.
Сюда же можно отнести письмо в продолжение .
Congratulation letter
Основные принципы оформления
При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.
1. Последнее время отменено правило «красной строки» , то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.
2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.
3. В деловых письмах недопустимы сокращения , принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые , если их отсутствие не отразится на понимании смысла.
Например:
Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.
4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.
5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.
6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.
7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.
8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме : к примеру, вместо go on лучше написать continue .
Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.
Правильная структура
1. Обращение
Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear . Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».
При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.
Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.
Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:
Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;
Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.
Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams , когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.
Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs . Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss . Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms .
Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.
2. Предисловие
Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.
We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.
Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.
3. Главная часть. Основная мысль
Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с would/could/should .
Например:
Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.
Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.
При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:
We are very sorry – Наши огромные извинения;
Unfortunately – К сожалению;
We apologize for… – Приносим огромные извинения за…
4. Заключение
Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.
I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.
Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.
5. Фразы вежливости и подпись
Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:
Best regards – С наилучшими пожеланиями;
Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;
With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.
Важно : после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.
Например:
Kind regards,
Peter Makhon
Pit Boss.
С наилучшими пожеланиями,
Питер Махон
Менеджер смены.
Пример письма-жалобы
Ниже приведен пример делового письма-жалобы:
I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.
When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.
Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.
As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.
Yours faithfully,
Mira Simonian.
Уважаемые господа!
Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину.Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).
Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.
Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.
С огромным уважением,
Мира Симонян.
Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
