При формировании 6-НДФЛ в отчет включаются начисленные гражданам доходы. Прежде всего, это зарплата, пособия и отпускные. Расчет по таким выплатам осуществляется в особом порядке.
Разберемся, как отразить в 6-НДФЛ отпускные – примеры заполнения и образец разделов формы вы найдете далее.
Отпускные вместе с зарплатой в 6-НДФЛ
Работодатель должен каждый квартал предоставлять форму 6-НДФЛ в налоговые органы. В ней выделяют как суммы полученные, только в отчетном периоде, так и общий итог с начала года.
В данную форму включают не только зарплатные суммы, но и оплату отпуска.
Статья 136 ТК РФ говорит о том, что работник имеет право получить отпускные не позднее, чем за три дня до начала отдыха.
При удержании подоходного налога применяются следующие правила:
- Датой признания дохода является дата, когда человек получает денежные средства на руки. Это регламентируется статьей 223 НК РФ. Эти отпускные в 6-НДФЛ отражаются в строке 100, раздела 2.
- Датой удержания подоходного налога является также дата получения денежных средств работником. Об этом говорит статья 226 НК РФ. Эти данные отражаются строке 110, раздела 2.
- Предельный срок уплаты налога с отпускных – последний день месяца, в котором человек фактически получил на руки денежные средства. На это указывает статья 226 НК РФ. Данные вносятся в строку 120, раздела 2.
Обратите внимание! Кода речь идет о зарплатных суммах, то датой получения дохода считается последний день месяца, за который они были начислены.
Когда в одном месяце были начислены и зарплатные и отпускные суммы отражение отпуска в отчете производится по следующим правилам:
- Если заработная плата и оплата за отпуск были выплачены в разные дни, то НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ производится с указанием отдельных дат в части срока выдачи и уплаты подоходного налога.
- В случае, когда обе суммы были получены работником в один день, в разделе 2 формы 6-НДФЛ их также придется разделить, поскольку срок перечисления налога все равно будет разным.
Из этого можно сделать вывод, что отпускные во 2 разделе 6-НДФЛ всегда показывают отдельно по срокам 100-140, поскольку конечная дата уплаты у этих сумм будет разной. Об этом говорит письмо ФНС РФ от 11.05.2016 года за № БС-4-11/8312.
В разделе 1 все доходы будут вноситься в строку 020, применяемые вычеты - в строку 030, начисленный налог – в строку 040, а удержанный – в строку 070.
Рассмотрим, как отражается заработная плата и отпускные в 6-НДФЛ, пример заполнения построчно.
Организация выдает заработную плату 8 числа. Заработная плата за январь была выплачена 08.02.2019 и составила 45 000 рублей. В один день с заработной платой человек получил отпускные в сумме 42 000 рубля. Вычеты к работнику не применяются.
Форма будет заполняться следующим образом:
В разделе 1:
- строка 020 – общая величина дохода (45 000 + 42 000 = 97 000).
- строка 040 – начисленный налог (97 000*0,13=12 610).
- строка 070 – удержанный налог (12 610).
В разделе 2:
- строка 100 – дата получения дохода в виде заработной платы (08.02.2019).
- строка 110 – дата удержания НДФЛ с этого дохода (08.02.2019).
- строка 120 – конечная дата уплаты этого налога (11.02.2019 (08 февраля пятница)).
- строка 130 – сумма заработка за январь (45 000).
- строка 140 – величина подоходного налога с заработной платы (45 000*0,13=5 850).
- строка 100 – дата получения дохода в виде отпускных (08.02.2019).
- строка 110 – дата удержания НДФЛ с этого вида дохода (08.02.2019).
- строка 120 – конечная дата внесения этого налога (28.02.2019).
- строка 130 – сумма отпускных (42 000).
- строка 140 – сумма подоходного налога с оплаты отпуска (42 000*0,13=5 460).
Отпускные отдельно от зарплаты в 6-НДФЛ
Если даты получения заработной платы и отпускных начислений разные то, это отражается в разделе 2, формы 6-НДФЛ. Как отразить отпускные в этом случае?
В 6-НДФЛ дата получения дохода «отпускные» будет отлична от дохода «зарплата». Поэтому в разделе 1 как обычно показывают итоговые суммы по всем видам доходов, в разделе 2 заполняют строки 100-140 отдельно по каждому виду.
Рассмотрим, как показать отпускные в 6-НДФЛ, пример возьмем тот же, но предположим, что работник получил отпускные 14.02.2019.
Форма 6-НДФЛ будет выглядеть следующим образом:
- стр. 020 – общая сумма, зарплата плюс отпускные (45 000 + 42 000 = 97 000).
- стр. 040 – начисленный НДФЛ с общей суммы (97 000*0,13=12 610).
- стр. 070 – удержанный НДФЛ (12 610).
- стр. 100 – дата получения дохода в виде зарплаты (08.02.2019).
- стр. 110 – дата удержания подоходного с этого дохода (08.02.2019).
- стр. 120 – конечная дата перечисления этого налога (11.02.2019).
- стр. 130 – начисленная зарплата за январь (45 000).
- стр. 140 – сумма подоходного налога с заработной платы (45 000*0,13=5 850).
- стр. 100 – дата получения дохода в виде отпускных (14.02.2019).
- стр. 110 – дата удержания НДФЛ (14.02.2019).
- стр. 120 – конечная дата перечисления НДФЛ (28.02.2019).
- стр. 130 – сумма отпускных (42 000).
- стр. 140 – величина подоходного налога с оплаты отпуска (42 000*0,13=5 460).
Таким образом, можно сказать, что в разделе 2 нельзя объединять различные виды доходов и различные даты их получения. Если работнику начислено несколько видов дохода, то в разделе 2 нужно заполнять несколько блоков строк 100-140.
Переходящие отпускные в 6-НДФЛ
Переходящие отпускные суммы возникаю, когда человек получил их в одном месяце, а его отпуск начался только в следующем.
При отражении таких сумм нужно учитывать даты признания дохода, его удержания и перечисления.
Рассмотрим пример, когда работник получил отпускные 31.01.2019 года, а его отпуск начался только 04.02.2019. Сумма отпускных 42 000 рублей. Заполненная форма будет выглядеть следующим образом:
- Разд. 1, стр. 020 – 42 000
- Разд. 1, стр. 040 – 5460
- Разд. 1, стр. 070 – 5460
- Разд. 2, стр. 100 – 31.01.2019
- Разд. 2, стр. 110 – 31.01.2019
- Разд. 2, стр. 120 – 31.01.2019
- Разд. 2, стр. 130 – 42 000
- Разд. 2, стр. 140 – 5 460
Еще одна ситуация, это начисление в одном отчетном периоде (квартале), а выплата в другом. Например, сотруднику начислили отпускные 29.03.2019, а получил он их 01.04.2019 года. Этот доход будет отражаться только в отчете за полугодие, в форме за 1 квартал он отражен не будет.
Отчет при этом будет выглядеть следующим образом:
- Разд. 1, строка 020 – 42 000
- Разд. 1, строка 040 – 5460
- Разд. 1, строка 070 – 5460
- Разд. 2, строка 100 – 01.04.2019
- Разд. 2, строка 110 – 01.04.2019
- Разд. 2, строка 120 – 30.04.2019
- Разд. 2, строка 130 – 42 000
- Разд. 2, строка 140 – 5 460
Обратите внимание! Когда увольняемому сотруднику выплачивается компенсация за отпуск, в форме 6-НДФЛ она отражается в периоде, на который впадает день расторжения трудового договора.
Помимо обычных выплат, которые облагаются НДФЛ, в форме обычно указываются и отпускные, начисленные работнику, а также больничные. Однако, если ЗП обычно рассчитывают два раза в месяц, то начисление этих выплат выполняется следующим образом :
- выплаты по отпуску начисляют не позднее, чем за 3 дня до его начала;
- больничные начисляются в течение 10 дней после того, как была получена и предоставлена справка, и выплачивают вместе с ближайшей заработной платой.
Для того чтобы различать сроки выплат и начислений, как больничные, так и отпускные имеют одинаковый срок для уплаты НДФЛ – это последнее число месяца, в котором были сделаны начисления . Здесь имеются существенные отличия, так как НДФЛ по всем остальным выплатам осуществляется до первого рабочего дня, который наступил за днем выплат. Именно из-за этих особенностей и кажется, что больничные и отпускные идут обособленно от других выплат.
Отражение вместе с зарплатой и отдельно
В случае с формой при ее заполнении может быть всего несколько вариантов :
Вот почему во 2 разделе форм отпускные указываются отдельно от других выплат – у них не совпадает срок уплаты НДФЛ.
Приведем пример.
Отпускные были оплачены Иванову 27.06.16. Как отразить их в форме за полугодие, если отчетная дата 30.06.2016.? Для того чтобы заполнить форму, нужно внести следующие данные:
- на 100 строке указываем 27.06.16 число;
- на 110 строке указываем то же число, что и выше;
- на 120 строке указываем 30.06.16;
- на 130 и 140 строке – общую сумму по ЗП и сумме, начисленной за отпуск.
Отражение доплат в связи с уточнением среднего заработка
Отпускные бухгалтерия должна выплатить не позже, чем за три дня до того, как начнется отдых. Для расчета понадобится средний заработок, который вычисляется по двум показателям – размерам ЗП, которые были начислены работнику, и сроку, который он отработал в организации.
При этом учитывается календарный месяц со всеми выходными и праздничными днями, который начинается 1 числа и заканчивается 30 или 31 (исключение составляет месяц февраль).
И вот теперь мы видим, что в примере, который был приведен выше, окончание расчетного периода для исчисления отпуска по среднему заработку наступило уже после того, как был оплачен отпуск (30.06), а потому работнику в ближайший день ЗП следует перевести соответствующую доплату.
Единовременная выплата
По сути единовременная выплата – это не , а скорее поощрение, которое начисляется вместе с отпускными и полностью облагается НДФЛ. Дополнительный «бонус» за то, что гражданин качественно отработал в течение рабочего месяца. Стимулирующая выплата, будь то премия или надбавка — это один из элементов ЗП.
Для того чтобы НДФЛ в отношении выплаты был начислен правильно, в статье 223 имеется положение, по которому датой получения дохода признается последний день календарного месяца, за который работнику и была начисленная денежная сумма. При этом под доходом как раз и понимается денежное вознаграждение за качественно выполненные обязанности, которые прописаны в трудовом договоре.
Поэтому при оформлении формы следует учитывать, что дата получения вознаграждения должна определяться как раз как день выплаты данного дохода.
В итоге можно сделать вывод, что выплата к отпуску не может относиться к доходу с кодом 2000. А так как какого-то специального кода для такого вида дохода нет, то его следует отнести к иным доходам с кодом 4800.
Как показать переходящие отпускные и их перерасчет
В России любят делить отпуск на две части, поэтому не редки случаи, когда начавшийся в апреле отпуск вообще заканчивается в ноябре или декабре. Случается и другое – работник отгулял отпуск в одном месяце, но отпускные ему были перечислены в другом, предыдущем месяце.
В этом случае ничего особенного в форме фиксироваться не будет, так как отпускные всегда отражаются в документе по единому порядку, который полностью зависит от того, когда именно они были выплачены. Что же до уплаты НДФЛ, то он зависит напрямую от суммы, но не от того месяца, когда работник отгулял отпуск.
Это значит, что достаточно всего лишь сложить весь налог с отпускных, которые были оплачены в одном календарном месяце, а затем в этот же месяц перечислить его одним платежом в бюджет.
Пример.
Трем разным сотрудникам были выплачены отпускные разными датами – 01.08.15, 14.08.15 и 20.08.15. В этом случае налог с отпускных можно уплатить в бюджет одной суммой до 30.08.15. Причем если тридцатое число выпало на праздничный или выходной день, то налог можно будет уплатить в следующий за тридцатым числом рабочий день.
Отпускные за август месяц можно будет оплатить первого сентября, так как 30 августа приходится на выходной.
Сроки перечисления, оплаты и дата удержания
В законодательстве прописан конкретный срок, в течение которого начальство должно произвести отпускные. Он зарегистрирован в Трудовом кодексе.
Так, срок выплаты составляет 3 дня до того, как начался отпуск. К сожалению, не каждый работник знает о том, что отпускные должны быть переведены в течение трех именно календарных, а не рабочих дней.
Работнику следует знать, что если срок выплат приходится на выходные или праздничные, то отпускные должны быть переведены заранее. Причем такое правило касается выплаты не только наличных денег, но и перевода на банковскую карту. Если же банк в день перевода не работает, то деньги также должны быть переведены заранее.
Зачастую у бухгалтеров возникают сложности, если отпуск начинается с самого начала месяца (с первых чисел). Тогда, если следовать правилам, деньги должны быть переведены еще в конце предыдущего месяца, однако получается, что ЗП за текущий месяц еще не рассчитана.
В этом случае нужно поступить следующим образом: сначала рассчитать ЗП за предыдущий месяц, а уже затем выполнить расчет отпускных. Если же текущая ЗП будет серьезно отличаться от предыдущей, то в дальнейшем будет выполнен перерасчет с удержанием излишков или доплатой недостающих средств.
Что же до удержания, то в налоговой считают, что датой признания отпускных как дохода должен быть тот день, когда фактически осуществлены выплаты. При этом подчеркивается, что отпускные – это не доход от выполнения обязанностей, прописанных в договоре. Отпускные нельзя сравнивать с ЗП, ведь отпуск – это как раз то время, когда работник отдыхает от своих обязанностей.
Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными
Возникает вопрос, как же именно следует заполнять форму, если в ней указаны отпускные?
Если говорить о титульном листе, то он заполняется также, как и другие отчеты. В частности, на титульном листе указываются:
- ОКТМО лица, который отчитывается о налогах, а так же и организации.
- Если какие-то показатели в форме изменяются, то ставится номер корректировки. Если же изменений не было, то ставится прочерк.
- В графе периода ставится тот промежуток времени, за который отчитывается бухгалтерия.
- Ну и год проставляется тот же, который стоит в графе периода.
Отдельно нужно сказать о первом и втором разделах. Так, первый раздел указывает обобщенные показатели о тех выплатах, которые были сделаны по отношению к работникам и о исчисляемом в бюджет налоге, который был высчитан с начала года.
По отношению к каждой ставке налога эти показатели указываются в строках с 010 до 050. При этом нужно заполнить столько листов для первого раздела, сколько у вас имеется налоговых ставок и данных по ним.
Следующие строки, с 060 до 090, показывают суммарные показатели по всем имеющимся налоговым ставкам, а заполняют их в первом разделе всего один раз на самой первой странице 6-НДФЛ.
Если же говорить о втором разделе, то здесь указываются фактические даты, необходимые для получения налога, а так же НДФЛ в той сумме, в какой налог был удержан и передан в бюджет.
Рассмотрим конкретный пример. Предположим, что некая организация имеет 2 рабочих, которым за первый квартал были выплачены ниже перечисленные суммы:
- ЗП, выплаченная за январь в размере 60 тысяч рублей – 05.02;
- отпускные, выплаченные одному из работников в размере 15 тысяч рублей – 15.02;
- ЗП за февраль составила 45 тысяч рублей – 04.03;
- ЗП за март в размере 60 тысяч рублей 05.04.
Что же до налога, то он перечисляется, когда была осуществлена выдача ЗП. А вот с отпускных налог был перечислен 29 февраля. Т.к. налог с мартовской ЗП был перечислен в следующем месяце, то данные о нем не будут включены во втором разделе, но зато будут учтены в первом.
Компенсация при увольнении
Согласно статье 127 ТК РФ, если человек увольняется, то ему должна быть оплачена компенсация по отпуску
, которая, как и все другие выплаты, облагается налогом в общем порядке.
Для того чтобы заполнить 100 строку формы, которая отвечает за дату получения дохода, нужно дополнительно использовать другую дату, в день которой была оплачена компенсация. При этом дата удержания НДФЛ, которая указывается в 110 строке, совпадает с тем числом, когда была уплачена компенсация, ведь именно на это число должен быть удержан налог согласно статье 226 .
Когда же следует перечислять налог по компенсации? Сделать это нужно в тот рабочий день, который следует за датой выплат по доходу.
Помимо компенсации за отпуск, который не был использован, работнику могут оплатить и другие выплаты :
- выходное пособие, равное месячному среднему доходу;
- месячный средний заработок на тот период, когда работник был устроен в организацию;
- компенсация, равная среднему заработку, начисляемая пропорционально тому времени, которое осталось у работника до того дня, когда начальство предупредило об увольнении.
В результате из всего вышесказанного можно сделать вывод, что оформление отпуска в форме отличается от обычного оформления доходов лишь из-за того, что налог по отпускным имеет несколько другие сроки, чем, к примеру, сроки для заработной платы. В остальном же 6-НДФЛ заполняется практически так же, как это делается без учета отпускных.
Подробности про расчет отпускных можно узнать из данного видео.
Если сотрудникам платили отпускные или увольняющиеся работники получали компенсации за отпуск, который не успели использовать, эти доходы нужно облагать налогом и включать в Расчет по форме 6-НДФЛ . Отражение в Расчете таких доходов и НДФЛ, удержанного с них, имеет свои особенности, поскольку отпускные выплаты и компенсация к оплате труда не относятся.
Как заполнить форму 6-НДФЛ, если имела место оплата отпусков или выплата отпускной компенсации увольняющемуся сотруднику, рассмотрим в этой статье.
Отражение отпускных в 6-НДФЛ
Дата фактического получения дохода – день, когда налоговый агент выплатил или перечислил деньги физлицу (пп.1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При выплате дохода, агент обязан удержать из него исчисленный НДФЛ, а не позднее следующего дня, отправить налог в бюджет (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).
По оплате труда дата ее получения для целей НДФЛ - последнее число месяца, за который этот доход начислили по трудовому договору (п. 2 ст. 223 НК РФ). Но отпускные оплатой труда считать нельзя, ведь отпуск – это время отдыха, когда работник не исполняет трудовых обязанностей. Отсюда вопрос: как правильно отразить отпускные в 6-НДФЛ?
В этом случае датой получения дохода считается день, в который отпускные выплатили работнику или перечислили на его счет в банке (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). Работодатель обязан выплачивать отпускные за три рабочих дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). В тот же день следует удержать с отпускных выплат НДФЛ. А перечислить удержанное в бюджет допустимо до конца месяца выплаты отпускных (п.6 ст. 226 НК РФ).
При заполнении 6-НДФЛ по отпускным, их показатели в Разделе 1 объединяют с другими доходами. В Разделе 2 выплаченные отпускные нужно отделить от других видов доходов, имеющих иные сроки для перечисления налога (п. 4.2 Порядка заполнения Расчета 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Причем, если в отчетном периоде отпускные выплачивались разными датами, то и строки заполняются отдельно по каждой из этих дат.
Рассмотрим, как отразить отпускные в 6-НДФЛ. Пример 1:
В ООО «Волна» выплатили отпускные двум сотрудникам:
За 9 месяцев также было начислено 2 000 000 рублей зарплаты, применено вычетов на 50 000 рублей, начислен НДФЛ в сумме 253 500 рублей, удержано 230 500 рублей налога.
В Разделе 1 формы 6-НДФЛ отпускные вместе с зарплатой будут внесены в строку 020 (2 000 000 + 17 000 + 23 000 = 2 040 000), начисленный налог - в строку 040 (253 500 + 2210 + 2990 = 258 700), удержанный – в строку 070 (230 500 + 2210 + 2990 = 235 700).
В Разделе 2, кроме строк, отражающих данные по выплаченной зарплате, нужно выделить два дополнительных «комплекта» строк для отпускных, поскольку они выплачивались разными числами августа:
Строки 100 и 130 – дата получения отпускных 15.08.16, сумма – 17 000 рублей,
Строки 110 и 140 – дата удержания НДФЛ 15.08.16, налог удержан в сумме 2210 рублей,
Строка 120 – срок уплаты НДФЛ в бюджет – последний день месяца выплаты отпускных работнику, то есть 31.08.16.
Аналогично будут заполнены строки по второй выплате НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ:
Строки 100 и 130 – дата 22.08.16, сумма 23 000 рублей,
Строки 110 и 140 – дата 22.08.16, сумма налога 2990 рублей,
Строка 120 – срок уплаты налога 31.08.16.
6-НДФЛ. Компенсация за неиспользованный отпуск
Увольняющемуся с работы сотруднику нужно выплатить компенсацию за все отпуска, которые тот не успел использовать до момента своего ухода (ст. 127 ТК РФ). Компенсацию за отпуск не считают доходом в виде оплаты труда, но и к отпускным выплатам ее отнести тоже нельзя, поэтому дата получения здесь определяется как день перечисления или выплаты компенсации работнику (пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ). Напомним, что в отличие от других компенсаций при увольнении , отпускная облагается подоходным налогом.
Поскольку в день увольнения выплачиваются все суммы, причитающиеся работнику, отпускная компенсация выплачивается одновременно с расчетом по зарплате (ст. 140 ТК РФ). НДФЛ с компенсации следует уплатить в бюджет в тот же срок, что и налог с зарплаты - день, следующий за днем выплаты денег работнику.
Отражается компенсация отпуска при увольнении в 6-НДФЛ в двух разделах. В Разделе 1 сумма компенсации добавляется в доход по строке 020, сумма налога в строки 040 и 070. В Разделе 2 отпускная компенсация показывается совокупно с зарплатой работника, выплаченной тем же днем. То есть, в отличие от отпускных, отдельные строки 100-140 только для компенсации за отпуск выделять не надо, и можно показать ее в одной строке с зарплатой, выплаченной работнику.
Как отразить в Расчете 6-НДФЛ отпускные компенсации. Пример 2.
- зарплата августа – 12 500 рублей,
- компенсация за отпуск – 10 500 рублей,
- НДФЛ с удержан в общей сумме 2990 рублей.
Кроме этого, в ООО «Остров» была начислена зарплата сотрудникам за 9 месяцев - 1 500 000 рублей, начислен НДФЛ в сумме 195 000 рублей, удержано налога 175 000 рублей.
Здесь заполнение Раздела 1 будет аналогично отражению отпускных в 6-НДФЛ, пример которого мы разобрали выше: компенсация и зарплата уволенному сотруднику включается в строку 020 (1 500 000 + 23 000 = 1 523 000), начисленный налог - в строку 040 (195 000 + 2990 = 197 990), удержанный – в строку 070 (175 000 + 2990 = 177 990).
В Разделе 2 зарплата сотрудникам будет отражена по месяцам в общем порядке, а зарплату и компенсацию уволенному сотруднику выделим отдельным блоком:
Строки 100 и 130 – дата получения расчета по зарплате и компенсации за отпуск 16.08.16, общая сумма дохода - 23000 рублей (12500 + 10500),
Строки 110 и 140 – дата удержания НДФЛ 16.08.16, сумма налога - 2990 рублей.
Строка 120 – сроки уплаты в бюджет НДФЛ с зарплаты и отпускной компенсации совпадают - это день, следующий за днем их выплаты работнику, то есть 17.08.16.
Сдать 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года необходимо к 1-му апреля 2019 г. В статье – как отразить отпускные, в том числе «переходящие» и за декабрь, а также бесплатные образцы 6-НДФЛ, справочники и полезные ссылки.
Расчет по форме 6-НДФЛ обязаны сдавать налоговые агенты. К ним относятся фирмы, их подразделения, а также индивидуальные предприниматели, которые в отчетном периоде выдавали физлицам облагаемые НДФЛ вознаграждения. Это может быть оплата работы по трудовым договорам, вознаграждения по ГП договорам на выполнение работ или услуг, лицензионные выплаты или перечисления за получение исключительных прав на интеллектуальную собственность.
Для бухгалтеров компаний и ИП, которые являются налоговыми агентами, мы подготовили справочники. Они помогут вам правильно заполнить расчет 6-НДФЛ. Скачивайте бесплатно:
Вести учет зарплаты и кадров удобно в . Она подходит для ИП, ООО, бюджетных учреждений, НКО, банков, страховых организаций и т.д. Программа включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет зарплаты для любой системы, калькуляторы больничных и отпускных, выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование всей отчетности (ФСС, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, персучет и т.д.) и многое другое.
Отчитываться по вознаграждениям физлиц и по НДФЛ необходимо поквартально – к последнему дню следующего месяца. А отчитаться за год требуется к 1 апреля следующего года. Если крайний срок приходится на нерабочий день, то он сдвигается на следующую рабочую дату.
6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года
Действующая форма 6 НДФЛ из приказа от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@ представлена в окне ниже, образец ее заполнения можно скачать:
Для проверки заполненного расчета 6-НДФЛ воспользуйтесь программой БухСофт. Она протестирует его всеми проверочными программами ФНС. Вы можете проверить расчет, сформированный в любой бухгалтерской программе. Попробуйте бесплатно:
Проверить 6-НДФЛ
Нулевая 6-НДФЛ за 4 квартал 2018 года
Не сдать отчетность 6-НДФЛ допустимо только в случае, если за отчетный период физлицам не начислялись облагаемые вознаграждения, а НДФЛ не нужно было удерживать и платить в бюджет. В этом случае у фирмы или предпринимателя обязанностей налогового агента не возникает, и все показатели отчета 6 НДФЛ будут нулевыми. Такую отчетность безопаснее сдать, чтобы инспекция не сочла 6 НДФЛ просроченной.
Разделы и показатели 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года
Отчетность включает два раздела, первый из которых заполняется по накоплению с начала года, отдельно для каждой налоговой ставки (13%, 30% и т.д.), а второй – за три последних месяца истекшего периода. Показатели разделов 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года смотрите в таблице 1.
Таблица 1. Разделы и показатели 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года
|
№ п/п |
Раздел 1 |
Раздел 2 |
||
|
Строка |
Что отражают |
Строка |
Что отражают |
|
|
Налоговая ставка |
Установленные НК РФ даты получения вознаграждений |
|||
|
Выданные вознаграждения нарастающим итогом с начала года |
Установленные НК РФ даты удержания НДФЛ с вознаграждений |
|||
|
Выплаченные физлицам дивиденды нарастающим итогом с начала года |
Установленный НК РФ крайний срок перечисления в бюджет НДФЛ с вознаграждений |
|||
|
НДФЛ-вычеты физлицам нарастающим итогом с начала года |
Сумма вознаграждений физлицам, включая НДФЛ |
|||
|
Рассчитанный налог с вознаграждений физлицам нарастающим итогом с начала года |
Удержанный НДФЛ |
|||
|
Рассчитанный налог с дивидендов физлиц нарастающим итогом с начала года |
||||
|
Авансовые фиксированные платежи, уменьшающие налог в начала года |
||||
|
Численность физлиц, получивших вознаграждения |
||||
|
Удержанный налог |
||||
|
Налог, который невозможно удержать из-за отсутствия денежных выплат физлицу |
||||
|
Возвращенный налог, удержанный излишне |
||||
Отпускные за 4 квартал в 6 НДФЛ
Чтобы правильно оформить второй раздел отчетной формы, в том числе указать отпускные за 4 квартал в 6 НДФЛ , необходимо сориентироваться по ключевым датам из Налогового кодекса. К ним относятся крайние даты для расчета налога, его удержания и уплаты в бюджет. Подробнее о ключевых датах читайте в таблице 2.
Если крайняя дата уплаты налога выпадает на нерабочий день, то применяется общее правило для любых налоговых платежей о переносе на рабочий день.
Пример 1
Уплатить НДФЛ с отпускных, выплаченных в сентябре, необходимо к 30-му сентября. Однако в 2018г. в указанном месяце это воскресенье, поэтому крайняя дата перечисления налога переносится на 1-е октября 2018г.
13 процентов
2600 р. (20 000 р. х 13%)
6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года: отпускные «переходящие»
При заполнении отчета 6 НДФЛ действует правило: «переходящая» операция отражается о втором разделе отчета за тот период, на который приходится крайняя дата уплаты налога в бюджет. В случае с отпускными это последний день месяца, в котором их выплатили сотруднику. Если крайняя дата приходится на нерабочий день, то крайняя дата переносится на следующий месяц, и в этом случае важно не ошибиться при заполнении 6-НДФЛ.
Пример 3
ООО «Символ» 20-го декабря 2018г. выплатило отпускные менеджеру в сумме 20 000 р. за 6-дневный декабрьский отпуск. Крайняя дата уплатить НДФЛ в этом случае сдвигается с 31-го декабря на 9-е января. Значит, в 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года отпускные отражены не будут. Операция по выплате декабрьских отпускных сформирует строки 100 – 140 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2019г. так, как это показано в таблице.
№ п/п
Строка
2600 р. (20 000 р. х 13%)
6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года: отпускные, начисленные в предыдущем месяце
Аналогичное правило действует в ситуации, когда отпускные начислены в одном месяце, а выплачены в следующем.
Пример 4
Бухгалтер ООО «Символ» 29-го декабря 2018г. начислил менеджеру отпускные в сумме 10 000 р. за 5-ти дневный отпуск, который начинается 14-го января 2019г. Средний заработок выплачен менеджеру 10-го января 2019г. Операция по выплате отпускных сформирует строки 100 – 140 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2019г. так, как это показано в таблице.
№ п/п
Строка
Отпускные за 4 квартал в 6 НДФЛ
1300 р. (10 000 р. х 13%)
Форма 6-НДФЛ – новый бланк отчетности для предъявления в налоговую о начисленных, удержанных и перечисленных величинах подоходного налога с выплат сотрудников, а также величине самих доходов, применяемых для исчисления НДФЛ. В отличие от справок сведения приводятся в обобщенном виде по всем трудящимся, с которыми велись расчеты в отчетном периоде.
Актуальный бланк расчета приложен к приказу №MMB-7-11/450@ от 14.10.15, утвержденного ФНС. Этот же приказ определяет особенности заполнения нового отчета.
Подача 6-НДФЛ
Форма применяется с начала 2016 г., сдается поквартально всеми лицами, использующими наемный труд. В расчет включаются сведения по тем физлицам, которым выплачивались доходы различного вида (включая и дивиденды).
Предусмотрено 4 периода, за которые нужно отчитаться с помощью 6-НДФЛ:
- I кв.
- 6 мес.
- 9 мес.
За первые три периода передать данный расчет нужно не позднее последнего дня следующего месяца. За год 6-НДФЛ следует подать до 1 апреля включительно следующего года.
Подавать форму нужно в отделение ФНС, где компания была зарегистрирована в качестве плательщика налога.
Предусмотрена как электронная, так и бумажная форма подачи 6-НДФЛ, при этом бумажный формат доступен только для лиц, имеющих менее 25 сотрудников, в отношении которых осуществлялись выплаты различного характера. Если же их 25 и более, то заполнять и подавать расчет нужно исключительно в электронном формате. Аналогичные правила действуют в отношении прочей отчетности по НДФЛ. И электронная, и бумажная форма находятся в приложениях к указанному выше приказу.
Особенности заполнения 6-НДФЛ
6-НДФЛ отражает данные о следующих величинах в обобщенном виде, исчисленных суммарно с начала года:
- Выплаты различного характера;
- Вычеты по налогу, предоставленные сотрудникам;
- Подоходный налог, удержанный и оплаченный компанией.
В отношении перечисленных выше величин приводятся даты о начислениях, удержаниях и перечислениях за последние 3 месяца.
Титульный лист
Заполнение полей титульного листа идентично оформлению иных отчетов и деклараций:
- Заполняются данные об ИНН, КПП, наименовании, ОКТМО отчитывающегося лица;
- При изменении показателей расчета проставляется номер корректировки, при исходной подаче проставляются прочерки;
- Период представления соответствует тому временному промежутку, за который отчитывается компания (21, 31, 33 и 34 – за Iкв., 6, 9 месяцев и год соответственно);
- Год – вписывается тот год, которому соответствует указанный в предыдущем поле период.
Разделы 1 и 2
Первый раздел отражает обобщенные показатели в отношении всех сотрудников по выплаченным суммам и подоходному налогу, рассчитанным с начала года. Эти показатели отражаются в отношении каждой отдельной налоговой ставки в полях 010-050. Заполняется столько листов с первым разделом, сколько нужно для полного отражения данных по всем ставкам.
Поля 060-090 отражают суммарные показатели по всем ставкам, заполняют их единожды на первой странице первого раздела.
Во втором разделе приводятся фактические даты для получения дохода, удержания НДФЛ и его перечисления с указанием соответствующих сумм.
Заполнение полей 1-го и 2-го разделов
| Поле | Показатель |
| Раздел 1 | |
| 010 | Ставка подоходного налога, если работникам выплачивались только зарплата и отпускные, то применяется одна ставка 13%. |
| 020 | Доход по всем физлицам с января текущего года, с учетом следующих моментов:
Зарплата и отпускные облагаются по одной ставке, а потому могут быть суммированы и отражены в данном поле общей величиной. |
| 025 | Если выплачивались дивиденды, наряду с зарплатой и отпускными, то их величина показывается в этом поле. |
| 030 | Общая сумма вычетов по НДФЛ. |
| 040 | Размер подоходного налога, посчитанного как процентная ставка от величины дохода из поля 020 с учетом положенных вычетов. |
| 045 | НДФЛ в отношении начислений, отраженных в поле 025. |
| 050 | Суммарная величина авансовых платежей в фиксированном размере по иностранным сотрудникам, на которую уменьшен исчисленный НДФЛ. |
| 060 | Число сотрудников, которым производились начисления в том временном промежутке, за который заполняется расчет. |
| 070 | Общий удержанный НДФЛ по всем ставкам. |
| 080 | Не удержанный, но рассчитанный налог. |
| 090 | НДФЛ, возвращенный компанией сотрудникам по причине излишнего удержания. |
| Раздел 2 | |
| 100 | Момент фактической выплаты дохода. Определяя данную дату, нужно руководствоваться 223 ст. НК РФ, указывающей, какой день признается фактической выплатой по отношению к различным типам доходов:
Так как даты выплаты зарплаты и отпускных отличаются, то их следует разделять, заполняя для каждого вида доходов отдельно поля 100-140. |
| 110 | Момент, когда с начисленных доходов, удерживается подоходный налог. При заполнении этого поля следует принимать к сведению такие пункты налоговых статей – п.4 ст.226 и п.7 ст.226.1. Установлено, что НДФЛ следует удержать той датой, когда был выплачен сам доход. |
| 120 | Момент, когда компания оплачивает рассчитанный подоходный налог. Ориентироваться в данном случае надлежит на п.6 ст.226 и п.9 ст.226.1:
|
| 130 | Суммарный доход, соответствующий дате из поля 100. |
| 140 | Суммарный налог, удержанный в день, указанный в поле 110. |
Если в 1-м разделе показатели отражаются суммарно с начала года, то во 2-й включаются только те операции, которые присутствовали в 3-х последних месяцах.
Письмо ФНС №БC-4-11/5106 от 24.03.16 пояснило, что включать во 2-й раздел нужно сведения о тех доходах, даты удержания и перечисления НДФЛ по которым приходятся на последние 3 месяца. То есть в случае, если дата начисления дохода приходится на последний квартал, но налог с него не перечислен в этом квартале, то отражать такой доход во 2-м разделе не нужно.
Пояснением может служить такой пример:
Мартовская зарплата начислена 31.03, выплачена 06.04, тогда же оплачен налог.
При оформлении расчета за I кв. в 1-й раздел мартовская зарплата будет включена в поле 020. Во 2-й раздел она не вносится, зато будет отражена в расчете за полугодие.
Пример:
ООО «Бегемот» имеет двух сотрудников, за первый квартал им выплачивались следующие суммы:
- з/п за январь 60000 – 05.02;
- отпускные одному из сотрудников 15000 – 15.02;
- з/п за февраль 45000 – 04.03;
- з/п з март 60000 – 05.04.
НДФЛ перечислялся в том же день, когда производилась выплата зарплаты. С отпускных НДФЛ перечислен 29 февраля.
Так как с мартовской зарплаты НДФЛ был перечислен в апреле, то данные о ней во 2-й раздел не будут включены, но будут учтены в 1-м разделе.
Оформление 6-НДФЛ при наличии больничных выплат в последнем квартале аналогичен рассмотренному выше процессу.
Больничные облагаются ставкой 13%, так же, как и зарплата. То есть в в первом разделе пособия можно отразить вместе с прочими выплатами, облагаемыми по ставке 13%.
Фактической датой выплаты больничных считается непосредственно тот день, когда они выданы на руки сотруднику (перечислены безналом). Дата удержания НДФЛ с них – последний день месяца, в котором они выплачены. То есть в разделе 2 для больничной компенсации нужно заполнить отдельно поля с 100 по 140.
Пример:
ООО «Крокодил» имеет трех сотрудников, за первый квартал им выплачивались следующие суммы:
- з/п за январь 90000 – 05.02;
- больничное пособие 6000 – 10.02;
- з/п за февраль 80000 – 05.03;
- з/п за март 90000 – 05.04.
Подоходный налог оплачивался в тот же день, что и выдавалась зарплата персоналу.
Аналогично предыдущему примеру не нужно учитывать зарплату за март во 2-разделе, но следует включить ее в 1-й.
