Apskaitomos sumos reikalauja tikslios kontrolės. Šiuo tikslu naudojama išankstinė ataskaita.
Jos pagalba apskaita nustato lėšų ir jų rašytinių įrodymų panaudojimo tikslus, likučio ar perviršio buvimą ir tolesnių atsiskaitymų su atskaitingu asmeniu pobūdį.
Kas tai yra ir kam reikalingas šis dokumentas?
Avanso ataskaita (vėliau tekste - AO), visų pirma, yra pirminis dokumentas, kuriame atskaitingas asmuo atspindi jam išduotas lėšų panaudojimo kryptis ir šias išlaidas patvirtina dokumentais.
Taip pat šiame dokumente atsispindi daug kitos informacijos, ypač:
O pasiekti visų šių tikslų įmanoma tik kompetentingai ir laiku parengus išankstinę ataskaitą.
Dizaino taisyklės
Išankstinė ataskaita gali būti surašyta popieriuje ranka arba atspausdinta popieriuje naudojant programinę įrangą arba elektronine forma.
Bet tai sudėtingesnis variantas, nes:
- elektroninio dokumento registracija pareikalaus daugelio asmenų prieiga prie duomenų bazės;
- Norint pasirašyti tokį dokumentą, visoms šalims reikalingas ir elektroninis dokumentų valdymas, nes UAB turi apeiti kelis asmenis vienu metu – vyriausiąjį buhalterį ar buhalterį, vadovą ir kasininką.
AO turi būti užpildytas atskaitingas asmuo viename egzemplioriuje. Tai tiesiogiai nurodyta 2014 m. kovo 11 d. Rusijos banko direktyvoje. Nr.3210-U: asmuo, išleidęs grynuosius pinigus įmonės interesais, buhalteriui ar vyriausiajam buhalteriui turi pateikti avansinę ataskaitą su visais dokumentais, patvirtinančiais nurodyto asmens padarytas išlaidas.
Bet atskaitingas asmuo pildo tik savo dokumento dalį. O buhalteris, patikrinęs išlaidų ataskaitą, turi savo dalį, kur reikia suvesti įrašus, nurodyti sprendimą dėl išlaidų priėmimo apskaitai ir pan. Tačiau praktikoje išlaidų ataskaitą rengia buhalteris ir tai nėra pažeidimas - juk pateikiamas pats dokumentas, jame esančios išlaidos patvirtintos dokumentais, yra parašai ir ataskaita tvirtinama.
Nepaisant to, kad direktyva Nr. 3210-U nenustato, kokia tiksli išlaidų ataskaita turi būti, praktiškai siūloma dvi jo versijos:
- nuosava įmonės plėtra Buhalterinės apskaitos įstatymo Nr. 402-FZ pagrindu;
- vieninga forma, kuri dabar nėra privaloma, patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2001-08-01 nutarimu Nr.55. Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad šiame Nutarime nurodyta: UAB yra dokumentas, skirtas lėšų apskaitai. Tai reiškia, kad didžiąja dalimi avanso ataskaita yra kasos, o ne apskaitos dokumentas. Ir bus tikslingiau ir lengviau naudoti paruoštą formą, o ne kurti patiems.
UAB turi būti pateikta atskaitingas asmuo per 3 darbo dienas (ir ne ilgiau) nuo termino, už kurį jam pagal prašymą buvo išduotos lėšos, pasibaigimo arba nuo grįžimo į darbą dienos. Ataskaitos pateikimo terminas paprastai yra patvirtintas įmonės apskaitos politikoje. O konkrečios ataskaitos pateikimo terminas, neprieštaraujantis patvirtintam įmonės apskaitos politikoje, nustatomas tada, kai įmonės vadovas pasirašo prašymą dėl pinigų išrašymo už ataskaitą. Šiame dokumente nurodomas laikotarpis, kuriam šios lėšos išduodamos.
Akcinė bendrovė pristatoma arba buhalterijai, arba įmonės vadovui.
Prenumeruoja kelių asmenų dokumentas:
- atskaitingas asmuo – surašant ir pateikiant dokumentą;
- buhalteris arba vyriausiasis buhalteris – priėmus dokumentą ir jį patikrinus;
- vadybininkas – patikrinus buhalteriui;
- buhalteris ar kasininkas – gavus likutį arba išrašant apskaitinių sumų perteklinę sumą. Naujų sumų išrašymas ataskaitoms galimas tik tuo atveju, jei skola už anksčiau išduotas sumas yra visiškai grąžinta.
Kai tik patikrinama išlaidų ataskaita, ji priimama į apskaitą. Šis dokumentas buhalterijoje paprastai saugomas ne trumpiau kaip 5 metus.
Kas yra išankstinė ataskaita ir jos pildymo naudojant 1C8.2 taisyklės aprašytos šiame vaizdo įraše:
Jei dar neužregistravote organizacijos, tada lengviausias būdas Tai galima padaryti naudojantis internetinėmis paslaugomis, kurios padės nemokamai sugeneruoti visus reikalingus dokumentus: Jei jau turite organizaciją ir galvojate, kaip supaprastinti ir automatizuoti apskaitą bei ataskaitų teikimą, tuomet į pagalbą ateis šios internetinės paslaugos ir visiškai pakeis buhalterį Jūsų įmonėje ir sutaupys daug pinigų bei laiko. Visos ataskaitos generuojamos automatiškai, pasirašomos elektroniniu būdu ir automatiškai siunčiamos internetu. Tai idealiai tinka individualiems verslininkams ar LLC, naudojantiems supaprastintą mokesčių sistemą, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!
Užpildymo procedūra
Pirmiausia įvedamas dokumento numeris ir data. Numerį turi pateikti buhalterija, o dokumento data – jo užpildymo (nepateikimo!) diena.
Po to atsakingas asmuo tituliniame puslapyje išdėsto tai, ką tikrai žino:
Prieš pradėdami tikrinti AO, priimdamas dokumentą, buhalteris turi užpildyti nuplėšimo kvitą ir perduoti jį atskaitingam asmeniui.
Visos likusios dalys turi užpildyti buhalterija. Be to, pildymas prasideda kitoje išlaidų ataskaitos pusėje, kur pirmiausia tikrinami visus įrašus, padarytus lyginant juos su patvirtinamaisiais dokumentais.
- įmonės;
- darbuotojo personalo numeris;
- daromi pilni įrašai su bendromis sąskaitų sumomis;
- Galutinė suma nustatoma tvirtinimui pagal patikrinimo duomenis.
Vos tik vadovas patvirtina avanso ataskaitą, pagal ją sumokamas galutinis mokėjimas.
Atskiri rengimo niuansai
Priklausomai dėl atskaitomybės lėšų išleidimo priežasties skiltyje „Avanso paskirtis“ įrašoma „darbo tikslais“ arba „į komandiruotę“.
Remiantis tuo, dokumentų, patvirtinančių pinigų išleidimą, sąrašas komandiruotės atveju bus papildyta bilietais. Keliautojui verslo reikalais išduodami dienpinigiai neįtraukiami į avanso ataskaitą, bet dažniausiai išrašomi atskirai. Kitu atveju dienpinigiai turės atsispindėti avanso ataskaitoje.
Jei, leidžiant lėšas buitinėms reikmėms, kaip apmokėjimo patvirtinimas buvo išduotas kvitas, tuomet avanso ataskaitoje turėtų būti kitas įrašas:
D 60 „Atsiskaitymai su tiekėjais ir rangovais“ K 71 „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“.
Prie šio kvito turi būti pridėtos sąskaitos faktūros (pvz., ). Jei jų nėra, arba jie buvo gauti anksčiau ir atskaitingas asmuo tiesiog mokėjo už jau įvykdytą operaciją, arba šie dokumentai dar neatvyko į įmonę. Ir tada šios išlaidos atsispindės kaip avansas tiekėjui, kol prekių, produkcijos ar darbų dokumentai atvyks į buhalteriją.
Tuo atveju, jei yra išlaidų viršijimas, tada atskaitingam asmeniui paraiškos dėl jų pildyti nereikia. Bet rekomenduojama pridėti atskaitingo asmens aiškinamąjį raštą dėl lėšų viršijimo fakto. Šis aiškinamasis raštas parašytas laisva forma. Atsiskaitymo signalas bus vadovo avansinės ataskaitos patvirtinimas. Priešingu atveju kitą kartą, kai darbuotojas gaus pinigus už atsiskaitymą, darbuotojas avansinėje ataskaitoje turės nurodyti perkeliamą perviršio sumą. Be to, jis negalės atlikti vidinio sumų įskaitymo. Tie. jei yra kitos apskaitomos sumos likutis, turėsite nurodyti ir esamą likutį, ir perkeliamas perteklines išlaidas. Bet kol vadovas nepatvirtins UAB su per didelėmis išlaidomis.
Žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip užpildyti AO programoje 1C (8.2 ir 8.3 versijos)
Norėdami užpildyti AO, pirmiausia turite eiti į skirtuką „Kasa“ arba „Gamyba“ – šį dokumentą galima rasti abiejuose. Tada spustelėkite „Išankstinė ataskaita“ – pasirodys tuščias žurnalas arba žurnalas su dokumentais. Šiame žurnale yra mygtukas „Pridėti“. Šis mygtukas leidžia atidaryti naują ataskaitą. Kai tik atidaroma nauja ataskaita, iškart pamatysite, kad joje jau yra organizacija ir užbaigimo data.
Eilute „Fizinis asmuo“ (atskaitingas asmuo) pildoma per darbuotojų sąrašą.
Skirtuke „Avansas“ nurodoma suma, kuri buvo išduota šiam asmeniui į sąskaitą. Norėdami tai padaryti, iš sąrašo pasirinkite vieną iš dokumentų, kuriems buvo išduotos lėšos. Šis sąrašas rodomas spustelėjus tuščią eilutę. Naudodami iš šio sąrašo pasirinktą dokumentą galite patekti į jų sąrašą ir įtraukti jį į išlaidų ataskaitą naudodami mygtuką „Pasirinkti“.
Eilutėje „Paskirties vieta“ (žemiau, skirtuke „Avansas“) reikia įvesti „namų ūkio išlaidos“ arba „komandiruotė“.
Skirtuke „Prekės“ turite pridėti visas prekes, kurias įsigijo atskaitingas asmuo, pridėdami eilutes. Eilutės pridedamos to paties pavadinimo mygtuku. Kaina, kiekis, mokesčių prieinamumas ir kiti duomenys įrašomi iš dokumentų, kurių pagrindu sudaroma ši ataskaita.
Skelbimai daromi automatiškai, tačiau reikia patikrinti jų teisingumą.
Skirtukas „Mokėjimas“ naudojamas tik tada, kai atskaitingas asmuo sumokėjo, o ne pirko prekes, pavyzdžiui, už internetą, telefoną ir pan.
Užstatas „Kitas“ naudojamas, jei darbuotojas išvyko į komandiruotę.
Išlaidų ataskaitos pildymo procedūra pagal 1C 8.3 aprašyta šioje vaizdo pamokoje:
Jei jūsų įstaigoje yra atsiskaitymų su atskaitingais asmenimis (pavyzdžiui, tam tikrų prekių ar paslaugų pirkimas per atskaitingus asmenis ar darbuotojų išlaidų kompensavimas atliekant tarnybines pareigas), tuomet veikiausiai savo darbe naudojate išankstines ataskaitas. Šiame straipsnyje norėčiau pakalbėti apie šių dokumentų pildymo teisingumą programoje „1C: Vyriausybės įstaigos apskaita, 2.0 leidimas“.
Kas yra išankstinė ataskaita? Programoje tai dokumentas, patvirtinantis avanso darbuotojui išdavimo faktą ir išlaidų ataskaitą. Todėl metodiškai teisinga pirmiausia programoje sukurti dokumentą „Avansinio mokėjimo prašymas“, o po to įvesti „Avanso ataskaitą“, kurioje atsispindės atskaitingo asmens atsiskaitymas.
Paraišką galima rasti:
Sukurkime dokumentą:
Užpildykite dokumentą šiais duomenimis:
Atkreipsiu dėmesį į prievolę: teisingiau prievolę sukurti kiekvienam atskaitingo asmens pareiškimui, todėl savo pavyzdyje sukursime prievolę:
Kad mūsų įsipareigojimas būtų matomas sąraše, turime pašalinti vėliavėlę:
Užpildytas dokumentas atrodo taip:
Paskelbtas dokumentas generuoja šiuos paskyros judėjimus:
Tada, remiantis tuo, sukuriamas „Išankstinės ataskaitos“ dokumentas:
Dokumentą sudaro keturi skirtukai. Panagrinėkime kiekvieną iš jų paeiliui
1. Išankstinis
Šiame skirtuke yra visa informacija apie darbuotojui išrašytą avansą. Sugeneravus pagal skirtuką, pagrindiniai duomenys užpildomi automatiškai.
Jei yra ankstesnio avanso perviršis arba likutis, turite naudoti užpildymo mygtuką:
Taip pat svarbu užpildyti lentelės skyrių, kuriame kaip avansą turėtumėte nurodyti piniginių išlaidų dokumentą, skirtą lėšų išdavimui buhalteriui:
Sukurkime naują eilutę. Kaip matote paveikslėlyje, atidaromas piniginių dokumentų sąrašas su pasirinkimu pagal sandorio šalį (mūsų pavyzdyje tai darbuotoja Olga Konstantinovna Zaiceva). Bet kadangi dar nespėjome sukurti avansinio mokėjimo dokumento, sąrašas tuščias. Todėl darbuotojui sumokėsime avansą:
Sukurkime grynųjų pinigų mokėjimo dokumentą:
Užpildykime dokumentą:
Pasirenkame tinkamą apskaitos operaciją:
Sumokėsime darbuotojui pinigus, nustatysime dokumento įforminimo datą ir atliksime:
Dokumentas generuoja šias operacijas:
Dokumentas sukurtas ir paskelbtas. Dabar grįžkime prie avanso ataskaitos ir bandykite dar kartą pridėti grynųjų pinigų išlaidų dokumentą prie lentelės skirtuko „Avansas“ dalies:
Kaip matote, dabar galima pridėti piniginį dokumentą:
Tai užbaigia pirmojo skirtuko užpildymą. Po to, kai atskaitingas asmuo įsigijo reikiamas medžiagas, ilgalaikį turtą, paslaugas ir pateikia atitinkamus dokumentus buhalterijai, pildomas antrasis skirtukas „Išnaudota“.
2. Išleista.
Vėlgi, dėl kūrimo pagal programą, skirtukas užpildytas iš dalies. Šio skirtuko lentelėje nurodytos atskaitingo asmens išlaidos. Galite tiesiog pridėti eilutes, apibūdinančias išlaidas, arba susieti gaunamą dokumentą (tam reikia nustatyti vėliavėlę pirmoje eilutėje):
Kadangi mūsų pavyzdyje knygos perkamos bibliotekai, sudarysime ir nurodysime ilgalaikio turto gavimo dokumentą:
Šis dokumentas generuoja šias operacijas:
Paruošę kvito dokumentą, nurodome jį lentelės skyriuje:
Kadangi ilgalaikio turto gavimo dokumente lentelių skiltyje jau atsispindi buhalterinės operacijos rekvizitai, avansinėje ataskaitoje automatiškai įrašomas toks įrašas:
Jei išlaidų ataskaitos lentelinėje dalyje nenurodote jokio kvito dokumento, o iššifruojate atskaitingo asmens išlaidas, duomenys visiškai nurodomi apskaitos įrašo stulpeliuose. Pavyzdžiui, pridėkime šį įrašą:
Šios sąnaudų rūšys gali būti klasifikuojamos kaip bendrosios veiklos sąnaudos - 109.80 sąskaita arba tiesiogiai einamųjų finansinių metų sąnaudos - 401.20 sąskaita:
Taip pat noriu atkreipti dėmesį į tai, kad pildydami apskaitos įrašą šioje išlaidų ataskaitos versijoje, kai bandysime atsidaryti apskaitos sąskaitų sąrašą, pamatysime, kad sąrašas tuščias. Esmė ta, kad pasirinkimas yra pagrįstas teisingomis sąskaitomis:
Pašalinkime pasirinkimą:
Po išėmimo sąrašas užpildomas sąskaitomis.
Svarstėme variantą su ataskaita be parapijos dokumentų, bet kadangi jis netinka mūsų pavyzdžiui, šią eilutę ištrinsime. Antrasis skirtukas atrodys taip:
3. Informacija apie likučio įnešimą, perviršio išdavimą.
Šis skirtukas pildomas, kai avanso suma nėra lygi atskaitingo asmens išlaidų sumai (mažesnė ar didesnė). Jei suma mažesnė, atskaitingas asmuo grąžina likusią sumos dalį (jei išlaidų suma yra didesnė, surašomas ir kasos pajamų dokumentas, o į ją atsižvelgiama, atskaitingam asmeniui pervedamos išlaidos); surašomas išlaidų pobūdžio kasos dokumentas). O avansinėje ataskaitoje, šioje lentelės dalyje esančiame skirtuke, nurodytas dokumentas, įrodantis perteklinių išlaidų ar likučio grąžinimo klausimą. Mūsų pavyzdyje ilgalaikis turtas buvo nupirktas už visą sumą, todėl šis skirtukas liks tuščias.
4. Buhalterinė operacija.
Šiame skirtuke, kaip ir kituose dokumentuose, nurodoma apskaitos operacija, kuri leis sugeneruoti reikalingas operacijas registruojant. Pagal numatytuosius nustatymus dokumente yra ši apskaitos operacija:
Taip atsitiko todėl, kad šiame dokumente iš tiekėjo pateikta tik viena apskaitos operacija:
Jį užpildę pateikiame dokumentą. Turite pamatyti, kurios operacijos bus sugeneruotos pagal dokumentą:
Mūsų pavyzdyje operacijos nebuvo sukurtos. Pažiūrėkime, ar tai teisinga:
– pirmasis mūsų sugeneruotas dokumentas buvo paraiška avansiniam mokėjimui gauti. Ji generuoja piniginių įsipareigojimų priėmimo operacijas. Tai reiškia, kad pinigus atskaitingam asmeniui privalome sumokėti dabar, o ne kada nors, kai atkeliauja prekės, o dabar, vadinasi, prisiimame finansinius įsipareigojimus.
- tada sugeneruojamas išlaidų dokumentas - mūsų pavyzdyje tai buvo paraiška grynųjų pinigų išlaidoms padengti. Šis dokumentas sugeneravo operacijas, kurios „įdėjo“ 10 000 rublių lėšų. su atitinkama analitika (subsąskaita „Sandorio šalis“) į 208.31 sąskaitą „Atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis už ilgalaikio turto įsigijimą“. Šio dokumento įrašai yra teisingi.
- atskaitingam asmeniui pranešus, sukūrėme ilgalaikio turto gavimo dokumentą, kuriame buvo sugeneruotas įrašas, kuriame paskolai buvo nurodyta sąskaita 208.31, šiuo įrašu uždaroma 208 sąskaita ir baigiama atsiskaitymo su atskaitingais asmenimis operacija. Ataskaitą teikianti šalis skolų nebeturi.
- dėl 5 skirsnio „Sankcionavimas“ sąskaitų, ypač – piniginių įsipareigojimų – šios sąskaitos uždaromos metų pabaigoje, per metus šiose sąskaitose kaupiasi sumos.
Todėl paskelbus dokumentą „Išankstinė ataskaita“ nebuvo sukurta jokių pranešimų.
Panagrinėkime dabartinę situaciją ataskaitoje „Apyvartos balansas“:
Naudokime šiuos nustatymus:
Sukurkime ataskaitą:
Kaip matyti iš ataskaitos, dėl operacijų mums liko debeto likutis 106 sąskaitoje - tai mūsų kapitalo įnašai į ilgalaikį turtą, kuris buvo įsigytas per atskaitingą įmonę. Iš šios sąskaitos reikia skaičiuoti į 101 sąskaitą, ir apskaitoje atsiras naujai įsigytas ilgalaikis turtas.
Taip pat atkreipkite dėmesį, kad 208 sąskaita buvo uždaryta. Tai reiškia, kad atskaitingas asmuo visiškai atsiskaitė su išduotu avansu.
Autorizacijos sąskaitų likučiai išsaugomi, bet, kaip jau minėjau, tai normalu, nes... uždarymas įvyksta metų pabaigoje.
Ir pabaigai norėčiau atkreipti dėmesį į vieną svarbų dokumentų pildymo niuansą: formuodami ir pildydami ataskaitoms reikalingus dokumentus, atkreipkite dėmesį į seką, kurią užtikrina dokumento data. Tai yra, prašymo dėl avanso pateikimo data turi būti anksčiausia, avanso ataskaitos data – vėliausia. Lėšų išdavimo ir priėmimo dokumentų, prekių ir medžiagų bei paslaugų gavimo dokumentų datos turi būti šiame intervale.
Išankstinė ataskaita 1C skirta darbuotojo (atskaitingo asmens) patvirtinti išleistą pinigų sumą, anksčiau jam suteiktą iš anksto. Pažvelkime į nuoseklias instrukcijas naudodami pavyzdį, kaip teisingai sudaryti, užpildyti ir paskelbti išankstinę ataskaitą 1C apskaita 8.3 (3.0).
Beje! Išlaidų ataskaitos pildymas 1C 8.2 (2.0) nesiskiria. Galite saugiai naudoti šias instrukcijas senesnėms programos versijoms.
Kaip sudaryti naują išlaidų ataskaitą
Norėdami sukurti ir užpildyti 1C 8.3 „Išankstinę ataskaitą“, eikite į meniu „Bankas ir kasa“ ir pasirinkite „Išankstinės ataskaitos“. Sąrašo formoje spustelėkite mygtuką „Sukurti“. Bus atidaryta nauja dokumento forma.
Avansas gali būti išduodamas šiais tikslais:
- pašto išlaidos;
- grąžinamos pakuotės pirkimas;
- atsiskaitymai su tiekėjais;
Dokumente šios operacijos atsispindi atitinkamuose skirtukuose.
Pirmasis skirtukas „Avansai“ naudojamas gautam avansui atspindėti. Pavyzdžiui specialiai anksčiau sukūriau dokumentą „Kasos išlaidų orderis“ su operacijos tipu „Išduoti atskaitingam asmeniui“ ir pridėjau prie lentelės skyriaus „Avansai“ ().
Gaukite 267 vaizdo įrašų pamokas 1C nemokamai:
Taigi matome, kad už darbuotojo Bazin A.V. yra nepanaudotas 1000 rublių avansas.
Vienoje „Avanso ataskaitoje“ galite atspindėti visas numatytas atskaitingam asmeniui išrašyto avanso nurašymo operacijas.
Tarkime, kad už šią sumą jis įsigijo:
- optinė pelė – 200 rub.;
- sumokėjo avansą tiekėjui - 600 rublių;
- Į automobilį pripylė benzino - 200 rublių.
Visus šiuos duomenis įvedame į dokumentą.
Kaip matome, atskaitingas asmuo turėjo 100 rublių perviršį. Dabar išlaidų ataskaitą galima paskelbti ir atsispausdinti:
Išankstinė ataskaita pildoma tais atvejais, kai įmonių ir organizacijų darbuotojai iš apskaitos skyriaus gauna tam tikrą pinigų sumą išlaidoms, susijusioms su jų profesine veikla.
FAILAI
Dažniausiai lėšos išduodamos kelionės išlaidoms arba išlaidoms, susijusioms su įmonės ūkine ir buitine veikla (kanceliarinių prekių, biuro popieriaus, baldų ir kt. pirkimas). Bet prieš išduodant finansus, buhalteris turi gauti atitinkamą įmonės direktoriaus įsakymą ar įsakymą, kuriame bus nurodyta tiksli avanso suma ir paskirtis.
Patyręs išlaidas, pinigus gavęs darbuotojas privalo grąžinti likutį į įmonės kasą arba, jei buvo išlaidavimas, perteklinius pinigus atsiimti iš kasos. Būtent šiame etape dokumentas vadinamas „Išankstinė ataskaita“.
Kaip patvirtinti išlaidas
Negalite tiesiog grąžinti likusių pinigų į įmonės kasą. Buhalterinės apskaitos specialistams būtina pateikti popierius, patvirtinančius, kad apskaitomos lėšos buvo išleistos būtent tiems tikslams, kuriems jos buvo skirtos. Tokie įrodymai pirmiausia yra kasos aparatai, kvitai, traukinio bilietai, griežtos ataskaitų formos ir kt. Visuose aukščiau išvardintuose dokumentuose turi būti aiškiai įskaitomi duomenys, datos ir sumos.
Ataskaitos rašymo taisyklės
Šiandien nėra vieningo ataskaitos šablono, kurį būtų griežtai reikalaujama užpildyti, tačiau dauguma buhalterių senamadiškai nori naudoti anksčiau visuotinai taikomą formą. Tai suprantama: joje yra visa reikalinga informacija, įskaitant -
- informacija apie pinigus išleidusią organizaciją,
- juos gavęs darbuotojas,
- tiksli lėšų suma
- tikslai, kuriems jie buvo skirti.
- Čia taip pat nurodomos patirtos išlaidos kartu su visais patvirtinamaisiais dokumentais. Be to, ataskaitoje yra pinigus išdavusių ir likutį priėmusių buhalterijos darbuotojų bei darbuotojo, kuriam buvo įregistruotos apskaitinės lėšos, parašai.
Antspaudo ant dokumento dėti nebūtina, nes tai yra įmonės vidinio dokumentų srauto dalis, be to, nuo 2016 m. juridiniai asmenys, kaip ir anksčiau, ir individualūs verslininkai, turi visą įstatyminę teisę nenaudoti antspaudų ir antspaudų vizavimui; popieriai.
Dokumentas sudaromas vienu originaliu egzemplioriumi, ir jo pildyti nereikia delsti – pagal įstatymą, jis turi būti išduotas ne vėliau kaip per tris dienas po to, kai pinigai buvo išleisti.
Kadangi išlaidų ataskaita yra susijusi su pirmine apskaitos dokumentacija, ją pildydami turėtumėte būti labai atidūs ir stengtis išvengti klaidų. Tais atvejais, kai to nepavyko išvengti, geriau užpildyti naują formą.
Išankstinės ataskaitos pavyzdys
Nepaisant rimto dokumento pavadinimo ir svarbos, jį užpildyti nėra labai sunku.
Pirmąją dokumento dalį užpildo pinigus į sąskaitą gavęs darbuotojas.
- Pradžioje rašomas įmonės pavadinimas ir nurodomas jos kodas OKPO () – šie duomenys turi atitikti įmonės registracijos dokumentus. Toliau įveskite apskaitos ataskaitos numerį ir jos parengimo datą.
- Kairėje paliekamos kelios eilutės įmonės direktoriaus tvirtinimui: čia, užpildęs visą ataskaitą, direktorius turės įrašyti sumą žodžiais, pasirašyti ir nurodyti dokumento datą.
- Tada ateina informacija apie darbuotoją: įveskite struktūrinį padalinį, kuriam jis priklauso, jo personalo numerį, pavardę, vardą, patronimą, nurodykite pareigas ir išrašyto avanso paskirtį.
Prie kairiojo stalo atskaitingas darbuotojas įveda informaciją apie išleistas lėšas, visų pirma, nurodo bendrą sumą, taip pat informaciją apie valiutą, kuria jos buvo išleistos (jei naudojamos kitų šalių valiutos). Žemiau pateikiama likučio arba išlaidų perviršio suma.
Prie dešiniojo stalo Apskaitos specialistas suveda duomenis. Tai apima informaciją apie apskaitos sąskaitas ir operacijas, ypač apie subsąskaitas, per kurias eina pinigai ir konkrečios sumos.
Po lentele nurodykite išlaidų ataskaitos priedų (t.y. išlaidas patvirtinančių dokumentų) skaičių.
Užpildžius visą reikiamą informaciją, ataskaitą ir prie jos pridedamus popierius turi patikrinti vyriausiasis buhalteris ir atitinkamoje eilutėje (žodžiais ir skaičiais) nurodyti ataskaitai patvirtintą sumą.
Tada į ataskaitą įrašomi buhalterio ir vyriausiojo buhalterio autografai, taip pat informacija apie likusias ar perleistas lėšas – reikiamose langeliuose nurodoma konkreti suma ir kasos orderis, per kurį ji praeina. Dokumentą pasirašo ir likutį priėmęs ar permokėtą sumą išdavęs kasininkas.
Atvirkštinėje išlaidų ataskaitos dalyje pateikiama informacija apie visus prie jos pridedamus dokumentus: tinka čia
- jų visas sąrašas, nurodant rekvizitus, išdavimo datas, pavadinimus, tikslią kiekvienos (išduotos ir priimtos į apskaitą) išlaidų sumą,
- taip pat apskaitos subsąskaitos, per kurią jie pereina, numerį.
Po lentele atskaitingas asmuo turi padėti savo parašą, kuris parodys įvestų duomenų teisingumą.
Paskutinėje dalyje (atskirtoje dalyje) yra kvitas iš buhalterio, kuriam atskaitingas darbuotojas perdavė išlaidas įrodančius dokumentus. Čia nurodyti
- darbuotojo pavardė, vardas, patronimas,
- ataskaitos numeris ir data,
- išlaidoms skirtų lėšų suma (žodžiais),
- taip pat išlaidas patvirtinančių dokumentų skaičius.
Tada buhalteris turi pasirašyti po dokumentu ir dokumento užpildymo data bei perduoti šią dalį ataskaitą pateikusiam darbuotojui.
Organizacijos reguliariai išduoda atskaitingas lėšas savo darbuotojams. Šiuos pinigus darbuotojai išleidžia verslo reikmėms – kelionės išlaidoms, pašto išlaidoms, kanceliarinėms prekėms, ilgalaikiam turtui įsigyti. Dokumentas, kuriame atsispindi atskaitingų asmenų išlaidos, vadinamas avansine ataskaita. Kaip žingsnis po žingsnio sudaryti išankstinę ataskaitą 1C 8.3 Apskaita? Kaip registruoti dienpinigius išankstinėje ataskaitoje 1C 8.3? Į šiuos klausimus atsakysime straipsnyje.
Skaitykite straipsnyje:
Kiekvienam darbuotojui, kuriam už ataskaitą buvo išduoti pinigai, parengiama išankstinė ataskaita. Jis susideda iš dviejų skyrių.
Pirmajame galite pamatyti:
- skolos suma ataskaitos surašymo metu iš organizacijos darbuotojui (per didelės išlaidos), arba iš darbuotojo įmonei;
- kiek pinigų buvo išduota pagal avanso ataskaitą;
- bendra išlaidų suma pagal avanso ataskaitą;
- skolos buhalterei likutis.
Antrame skyriuje galite išsamiai pamatyti, kam buhalteris išleido pinigus. Išlaidų ataskaitą galite sudaryti 1C 8.3, atlikdami 4 veiksmus.
1 veiksmas. Atidarykite langą „Išankstinės ataskaitos“ 1C 8.3
Eikite į skyrių „Bankas ir kasa“ (1) ir spustelėkite nuorodą „Išankstinės ataskaitos“ (2).
Atsidariusiame lange matysite visų išankstinių ataskaitų sąrašą. Norėdami sukurti naują išlaidų ataskaitą, spustelėkite mygtuką „Sukurti“ (3).
Atsidarys išankstinės ataskaitos generavimo langas. Tai atrodo taip:
2 veiksmas. Užpildykite pagrindinę išankstinės ataskaitos informaciją 1C 8.3
Viršutinėje išlaidų ataskaitos skiltyje užpildykite laukelius: „Organizacija“ (4), „Atskaitingas asmuo“ (5), „Sandėlis“ (6). Sandėlis užpildomas, jei buhalteris įsigijo inventorių ar ilgalaikį turtą.
3 veiksmas. Užpildykite išlaidų ataskaitos išlaidų skyrius
- "Pažanga". Čia parodomos darbuotojui ataskaitoms išduotos sumos;
- "Prekės". Šis skirtukas skirtas įsigytoms prekėms įrašyti;
- „Grąžinama pakuotė“. Skirtukas pildomas, jei atskaitingas asmuo iš tiekėjo gavo grąžinamąją pakuotę;
- "Mokėjimas". Naudokite šį skirtuką, jei atsakingas asmuo sumokėjo tiekėjui už prekes;
- "Kita". Šiame skirtuke atsispindi kelionės, pašto, transporto ir kitos išlaidos, kurios neatsispindi kituose skirtukuose.
Pakalbėkime apie šių skirtukų užpildymą išsamiau.
Pažanga
Skirtuke „Avansai“ (8) nurodykite buhalteriui išduotas sumas. Norėdami jį užpildyti, laukelyje „Išankstinis dokumentas“ iš sąrašo pasirinkite reikiamą kasos pajamų orderį. Avanso suma bus užpildyta automatiškai.
Prekės
Jei buhalteris pirko prekes ar medžiagas, nurodykite jų pavadinimą ir kainą skirtuke „Prekės“ (9). Laukelyje „Dokumentas (išlaidos)“ įveskite dokumento, iš kurio gautos vertybės, rūšį, jo numerį ir datą. Laukelyje „Nomenklatūra“ nurodykite prekių ar medžiagų, kurias buhalteris įsigijo naudodamasis šia sąskaita, pavadinimą. Taip pat užpildykite laukus „Kiekis“ ir „Kaina“. 1C 8.3 apskaičiuos pačios avanso ataskaitos lauko „Suma“ duomenis. „Apskaitos sąskaita“ 1C 8.3 bus nustatyta automatiškai, atsižvelgiant į gaunamų prekių (gaminių, medžiagų, ilgalaikio turto) tipą.
Mokėjimas
Jei atskaitingas asmuo už prekes ar paslaugas sumokėjo nuo apskaitomos sumos, užpildykite 1C 8.3 avanso ataskaitos skirtuką „Mokėjimas“ (10). Lauke „Dokumentas (išlaidos)“ nurodykite apmokėto dokumento tipą. Lauke „Sandorio šalis / sutartis“ pasirinkite tiekėją ir nurodykite sutarties su juo detales. Skiltyje „Turinys“ įveskite mokėjimo tikslą, pvz., „Mokėjimas už baterijas“. Lauke „Skolos grąžinimas“ pasirinkite, pagal kurį dokumentą buvo atliktas mokėjimas. Taip pat nurodykite mokėjimo sumą (laukelis „Suma“).
Kita
Užpildykite 1C 8.3 avansinės ataskaitos skirtuką „Kita“ (11), jei atskaitingas asmuo praneša apie komandiruotę, taip pat transporto, pašto ir kitas išlaidas, kurios nebuvo nurodytos ankstesniuose skirtukuose. Panašiai kaip ir ankstesniuose skirtukuose, užpildykite „Išlaidų dokumentą“. Laukelyje „Nomenklatūra“ pasirinkite išlaidas, už kurias buhalteris teikia ataskaitas, nurodykite išlaidų sumą (laukelis „Suma“). Avanso ataskaitos laukas „Išlaidų sąskaita“ bus automatiškai užpildytas 1C 8.3.
4 veiksmas. Išsaugokite ir atsispausdinkite išlaidų ataskaitą iš 1C 8.3
Užpildę visus išlaidų ataskaitos laukus 1C 8.3, galite paskelbti ir atsispausdinti išlaidų ataskaitą. Spustelėkite mygtuką „Pass“ (12). Dabar yra avansinės ataskaitos apskaitos įrašai. Norėdami atspausdinti dokumentą, spustelėkite mygtuką „Spausdinti“ (13).
