איך מכינים דו"ח מקדים ב-1C 8. דו"ח מוקדם: מה אפשר לקחת בחשבון. חומרי דיווח מוקדמים

סכומים אחראיים דורשים בקרה מדויקת. לשם כך נעשה שימוש בדוח המוקדם.

בעזרתה, החשבונאות קובעת את מטרות הוצאת הכספים והראיות התיעודיות שלהם, כמו גם נוכחות של יתרה או הוצאות יתר ואת אופי ההסדרים הנוספים עם האחראי.

מה זה ולמה יש צורך במסמך זה?

דו"ח מקדים (בהמשך הטקסט - א"ו), קודם כל, הוא מסמך ראשוני בו משקף החשבון את כיווני הוצאת הכספים שהונפקו לו ומאשר הוצאות אלו במסמכים.

גם במסמך זה משתקףהרבה מידע אחר, במיוחד:

והשגת כל המטרות הללו אפשרית רק עם הכנה מוכשרת ובזמן של דו"ח מראש.

כללי עיצוב

את הדוח המוקדם ניתן לערוך על נייר ביד או להדפיס על נייר באמצעות תוכנה, או בצורה אלקטרונית.

אבל זו אפשרות מסובכת יותר כי:

• רישום מסמך אלקטרוני יחייב גישה של אנשים רבים למאגר המידע;
• כדי לחתום על מסמך כזה, כל הצדדים צריכים גם ניהול מסמכים אלקטרוני, שכן ה-JSC צריך לעקוף כמה אנשים בבת אחת - החשב הראשי או מנהל החשבונות, המנהל והקופאי.

יש למלא את ה-AO אדם אחראיבעותק אחד. זה מצוין ישירות בהנחיית הבנק של רוסיה מיום 11 במרץ 2014. מס' 3210-U: מי שהוציא מזומנים לטובת החברה חייב להציג דו"ח מראש לרואה החשבון או לרואה החשבון הראשי לצורך אימות עם כל המסמכים המאשרים את ההוצאות שעשה האדם הנקוב.

אבל האחראי ממלא רק את חלקו במסמך. ולאגף הנהלת חשבונות לאחר בדיקת דו"ח ההוצאות יש חלק בו יש צורך בהכנסת רישומים, לציין החלטה לגבי קבלת הוצאות להנהלת חשבונות וכו'. אולם בפועל דו"ח ההוצאות נערך על ידי אגף הנהלת חשבונות ואין מדובר בהפרה - הרי המסמך עצמו מוצג, ההוצאות בו מאושרות במסמכים, יש חתימות והדו"ח מאושר.

למרות שההנחיה מס' 3210-U אינה קובעת איזו צורה מדויקת צריכה להיות הדוח המוקדם, בפועל מוצע שתי גרסאות שלו:

• פיתוח עצמי של המיזם על בסיס חוק החשבונאות מס' 402-FZ;
• טופס מאוחד, שכעת אינו חובה, שאושר על ידי ועדת הסטטיסטיקה הממלכתית של הפדרציה הרוסית בהחלטתה מס' 55 מיום 01.08.01. עם זאת, יש לקחת בחשבון שהחלטה זו קובעת: JSC הוא מסמך המיועד לחשבון כספים. המשמעות היא שבמידה רבה יותר, הדוח המקדים הוא מסמך מזומן, ולא מסמך חשבונאי. וזה יהיה יותר יעיל וקל יותר להשתמש בצורה מוכנה, במקום לפתח אותה בעצמך.

JSC חייב להיות מסופקעל ידי גורם דין וחשבון תוך 3 ימי עבודה (ולא יותר) מתום התקופה שבגינה ניתנו לו כספים לפי בקשה, או ממועד חזרתו לעבודה. המועד האחרון להגשת הדוח מאושר לרוב במדיניות החשבונאית של המיזם. והמועד האחרון להגשת דו"ח ספציפי, מבלי לסתור את המאושר במדיניות החשבונאות של החברה, נקבע כאשר ראש המיזם חותם על בקשה להנפקת כספים עבור הדו"ח. מסמך זה מציין את התקופה עבורה מונפקים כספים אלו.

החברה המשותפת מוצגת למחלקת הנהלת החשבונות או לראש המיזם.

נרשםמסמך של מספר אנשים:

• אחראי - בעת עריכת מסמך והגשתו;
• רואה חשבון או רואה חשבון ראשי - עם קבלת המסמך ולאחר בדיקתו;
• ע"י המנהל - לאחר אימות אגף הנהלת החשבונות;
• רואה חשבון או קופאי - עם קבלת היתרה או הוצאת הוצאות יתר של סכומי דין וחשבון. הנפקת סכומים חדשים לדיווח אפשרית רק אם החוב על הסכומים שהונפקו בעבר נפרע במלואו.

ברגע שדו"ח ההוצאות מאומת, הוא מתקבל להנהלת חשבונות. מסמך זה נשמר לרוב במחלקת הנהלת החשבונות למשך 5 שנים לפחות.

מהו דוח מראש והכללים למילויו באמצעות 1C8.2 מתוארים בסרטון הבא:

אם עדיין לא רשמת ארגון, אז הדרך הקלה ביותרניתן לעשות זאת באמצעות שירותים מקוונים שיעזרו לכם להפיק את כל המסמכים הדרושים בחינם: אם כבר יש לכם ארגון ואתם חושבים כיצד לפשט ולהפוך את החשבונאות והדיווחים לאוטומטיים, השירותים המקוונים הבאים יבואו לעזרה ו יחליף לחלוטין רואה חשבון בארגון שלך ויחסוך הרבה כסף וזמן. כל הדיווח נוצר באופן אוטומטי, חתום אלקטרוני ונשלח באופן אוטומטי באינטרנט. זה אידיאלי עבור יזמים בודדים או LLCs על מערכת המס הפשוטה, UTII, PSN, TS, OSNO.
הכל קורה בכמה קליקים, בלי תורים ולחץ. נסה את זה ואתה תהיה מופתעכמה קל זה הפך להיות!

הליך מילוי

קודם כל, המספר והתאריך של המסמך מוזנים. יש למסור את המספר על ידי אגף הנהלת החשבונות, ותאריך המסמך הוא יום מילויו (לא הגשתו!).

לאחר בעל דין וחשבון בעמוד השערמניח את מה שהוא יודע בוודאות:

לפני שמתחילים לבדוקא.א., עם קבלת המסמך, על רואה החשבון למלא קבלה תלישה ולמסורה לידי החשבון.

כל החלקים הנותרים יש למלא על ידי מחלקת הנהלת החשבונות. יתרה מכך, המילוי מתחיל בצד ההפוך של דוח ההוצאות, שם נבדקים תחילהכל ההערות שנעשו על ידי השוואתם למסמכים תומכים.

• מפעלים;
• מספר כוח אדם של העובד;
• מתבצעות רישומים מלאים עם סכומים הכוללים עבור חשבונות;
• הסכום הסופי נקבע לאישור על סמך נתוני האימות.

ברגע שהמנהל אישר את הדוח מראש, התשלום הסופי מתבצע על פיו.

ניואנסים נפרדים של שרטוט

תלוי על הסיבה להוצאת כספים אחראיםבעמודה "מטרת המקדמה" הוא ממוקם "למטרות עסקיות" או "לנסיעת עסקים".

בהתבסס על זה, רשימה של מסמכים המאשרים את הוצאת הכסף, במקרה של נסיעת עסקיםיתווסף בכרטיסים. קצבאות יומיות המונפקות לנוסע עסקי אינן כלולות בדוח המוקדם, אלא ניתנות בדרך כלל בנפרד. אחרת, הקצבה היומית תצטרך לבוא לידי ביטוי בדוח המקדים.

אם, בעת הוצאת כספים לצרכי הבית, הונפקה קבלה כאישור תשלום, ואז הדוח מראש צריך לכלול הפרסום הבא:

ד 60 "התנחלויות עם ספקים וקבלנים" ק 71 "התנחלויות עם דין וחשבון".

קבלה זו חייבת להיות מלווה בחשבוניות (לדוגמה, ),. אם הם לא שם, או שהם התקבלו קודם לכן והאחראי פשוט שילם על עסקה שכבר הושלמה, או שהמסמכים האלה עדיין לא הגיעו למפעל. ואז ההוצאה הזו תבוא לידי ביטוי כמקדמה לספק עד שיגיעו המסמכים לסחורה, מוצרים או עבודה למחלקת הנהלת החשבונות.

למקרה שיש חריגה בעלויות, אז האחראי לא צריך למלא עבורם בקשה. אך מומלץ לצרף הערת הסבר מהאחראי על עובדת הוצאת הכספים. הערת הסבר זו כתובה בצורה חופשית. האות להסדר יהיה אישור הדוח מראש על ידי המנהל. אחרת, בפעם הבאה שהעובד יקבל כסף לדיווח, העובד יצטרך לציין את סכום ההוצאה העודפת בדוח המקדים. זאת ועוד, הוא לא יוכל לבצע קיזוז פנימי בסכומים. הָהֵן. אם יש יתרה על סכום אחר, יהיה עליך לציין גם את היתרה הנוכחית וגם את הוצאות היתר. אבל עד שהמנהל יאשר את ה-JSC בהוצאות יתר.

הוראות שלב אחר שלב למילוי AO בתוכנית 1C (גרסה 8.2 ו-8.3)

כדי למלא את ה-AO, תחילה עליך לעבור ללשונית "קופאית" או "ייצור" - מסמך זה זמין בשניהם. לאחר מכן, לחץ על "דוח מוקדם" - יומן ריק או אחד עם מסמכים יופיע. ביומן זה יש כפתור "הוסף". כפתור זה מאפשר לך לפתוח דוח חדש. ברגע שנפתח דוח חדש, ניתן לראות מיד שהוא כבר מכיל את הארגון ואת תאריך ההשלמה.

השורה "יחיד" (אחראי דין וחשבון) ממולאת דרך רשימת העובדים.

הכרטיסייה "מקדמה" מציינת את הסכום שהונפק לאדם זה בחשבון. לשם כך, בחר מהרשימה אחד מהמסמכים שעבורם הונפקו כספים. רשימה זו מופיעה כאשר אתה לוחץ על שורה ריקה. באמצעות המסמך שנבחר מתוך רשימה זו, תוכל להיכנס לרשימה שלהם ולהוסיף אותו לדוח ההוצאות באמצעות כפתור "בחר".

בשורת "יעד" (למטה, בלשונית "מקדמה") יש להזין "הוצאות משק בית" או "נסיעת עסקים".

בלשונית "מוצרים", עליך להוסיף את כל הסחורה שנרכשה על ידי האחראי על ידי הוספת שורות. שורות מתווספות באמצעות הכפתור באותו שם. מחיר, כמות, זמינות מיסים ופרטים נוספים מוכנסים מהמסמכים שעל בסיסם נערך דוח זה.

הפרסומים מתבצעים באופן אוטומטי, אך עליך לבדוק את נכונותם.

הכרטיסייה "תשלום" משמשת רק כאשר אחראי החשבון ביצע תשלום ולא רכישת סחורה, למשל עבור האינטרנט, הטלפון וכו'.

הפיקדון "אחר" משמש אם העובד יצא לנסיעת עסקים.

ההליך למילוי דוח הוצאות ב-1C 8.3 מתואר בשיעור הווידאו הבא:

אם למוסד שלך יש הסדרים עם אנשים בעלי דין וחשבון (לדוגמה, רכישת סחורות או שירותים מסוימים באמצעות אנשים אחראים או החזר הוצאות עובדים בזמן ביצוע תפקידים רשמיים), אז כנראה שאתה משתמש בדוחות מקדימים בעבודתך. במאמר זה ברצוני לדבר על נכונות מילוי המסמכים הללו בתוכנית "1C: מחלקת חשבונאות של מוסד ממשלתי, מהדורה 2.0".

מהו דו"ח מוקדם? בתכנית מדובר במסמך המאשר את עובדת מתן מקדמה לעובד ודוח הוצאות. לכן, באופן שיטתי נכון ליצור תחילה בתוכנית את המסמך "בקשה לתשלום מקדמה", ולאחר מכן להיכנס ל"דוח מקדים", שישקף את הדיווח של האחראי.
את האפליקציה ניתן למצוא:

בואו ניצור מסמך:

מלא את המסמך בנתונים הבאים:

הרשו לי להפנות את תשומת לבכם להתחייבות: נכון יותר ליצור התחייבות לכל הצהרה של בעל הדין, ולכן בדוגמה שלנו ניצור התחייבות:

כדי להפוך את המחויבות שלנו לגלויה ברשימה, עלינו להסיר את הדגל:

לאחר השלמתו, המסמך נראה כך:

המסמך שפורסם יוצר את תנועות החשבון הבאות:

לאחר מכן, על סמך זה, נוצר מסמך "דוח מוקדם":

המסמך מורכב מארבע לשוניות. הבה נשקול כל אחד מהם ברצף
1. התקדמות
כרטיסייה זו מכילה את כל המידע על המקדמה שהונפקה לעובד. כאשר נוצרים על סמך הכרטיסייה, הנתונים הראשיים ממולאים באופן אוטומטי.

אם יש הוצאה יתרה או יתרה מהמקדמה הקודמת, עליך להשתמש בלחצן המילוי:

כמו כן, חשוב למלא את החלק הטבלה, בו יש לציין כמקדמה את מסמך ההוצאה הכספית להוצאת הכספים לרואה החשבון:

בואו ניצור קו חדש. כפי שניתן לראות באיור, רשימה של מסמכים כספיים נפתחת עם בחירה לפי צד שכנגד (בדוגמה שלנו, זו העובדת אולגה קונסטנטינובנה זייצבה). אך מכיוון שטרם הצלחנו ליצור מסמך תשלום מקדמה, הרשימה ריקה. לפיכך, נשלם מקדמה לעובד:

בואו ניצור מסמך תשלום במזומן:

בואו נמלא את המסמך:

בואו נבחר את העסקה החשבונאית המתאימה:

נשלם את הכסף לעובד, נקבע את מועד ביצוע המסמך ונבצע:

המסמך יוצר את העסקאות הבאות:

המסמך נוצר ופורסם. כעת נחזור לדוח המוקדם שלנו וננסה שוב להוסיף מסמך הוצאה מזומן לחלק הטבלה של הכרטיסייה "מקדמה":

כפי שניתן לראות, כעת ניתן להוסיף מסמך כספי:

זה משלים את מילוי הכרטיסייה הראשונה. לאחר שהאחראי רוכש את החומרים הדרושים, הרכוש הקבוע, השירותים ומדווח על המסמכים הרלוונטיים למחלקת הנהלת החשבונות, ממלאים את הכרטיסייה השנייה "הוצאה".
2. בילה.
שוב, הודות ליצירה המבוססת על האפליקציה, הכרטיסייה מלאה חלקית. הטבלה בלשונית זו מציינת את הוצאות האחראי. אתה יכול פשוט להוסיף שורות המתארות עלויות או לקשר מסמך נכנס (בשביל זה אתה צריך להגדיר את הדגל בשורה הראשונה):

מכיוון שבדוגמה שלנו ספרים נרכשים עבור הספרייה, ניצור ונציין מסמך לקבלת רכוש קבוע:

מסמך זה יוצר את העסקאות הבאות:

לאחר שמסמך הקבלה מוכן, אנו מציינים אותו בסעיף הטבלה:

מאחר והמסמך לקבלת רכוש קבוע בחלק הטבלאי כבר משקף את פרטי העסקה החשבונאית, הרישום הבא מוזן אוטומטית בדוח המקדים:

אם אינך מציין מסמך קבלה כלשהו, ​​אלא מפענח את הוצאות החשבון בחלק הטבלה של דוח ההוצאות, הפרטים מצוינים במלואם בעמודות הרישום החשבונאי. לדוגמה, בואו נוסיף את הערך הבא:

ניתן לסווג הוצאות מסוג זה כהוצאות עסקיות כלליות - חשבון 109.80 או ישירות כהוצאות שנת הכספים השוטפת - חשבון 401.20:

כמו כן, ברצוני להסב את תשומת לבכם לכך שבעת מילוי רישום חשבונאי בגרסה זו של דו"ח ההוצאות, כאשר ננסה לפתוח את רשימת חשבונות הנהלת החשבונות, נראה שהרשימה ריקה. הנקודה היא שהבחירה מבוססת על חשבונות נכונים:

בוא נסיר את הבחירה:

לאחר המשיכה, הרשימה מתמלאת בחשבונות.
שקלנו את האפשרות עם דו"ח ללא מסמכי קהילה, אך מכיוון שהיא לא מתאימה לדוגמה שלנו, נמחק שורה זו. הכרטיסייה השנייה תיראה כך:

3. מידע על הפקדת היתרה, הוצאת חריגה.
לשונית זו ממלאים כאשר סכום המקדמה אינו שווה לסכום ההוצאות של אחראי החשבון (פחות או יותר). אם הסכום נמוך יותר, נותן החשבון מחזיר את יתרת הסכום (נערך גם מסמך קבלה במזומן אם סכום ההוצאות גדול יותר ונלקח בחשבון כל הסכום, ניתנת לחייב הוצאה יתרה; נערך מסמך מזומן בעל אופי הוצאה). ובדוח המקדים, בלשונית זו בחלק הטבלה, מצוין מסמך המוכיח את נושא הוצאות היתר או החזרת היתרה. בדוגמה שלנו, רכוש קבוע נרכש עבור כל הסכום, כך שהכרטיסייה הזו תישאר ריקה.

4. פעולה חשבונאית.
בלשונית זו, כמו במסמכים אחרים, מצוינת עסקה חשבונאית שתאפשר לכם ליצור את התנועות הדרושות בעת הרישום. כברירת מחדל, המסמך מכיל את העסקה החשבונאית הבאה:

זה קרה מכיוון שלמסמך זה יש רק עסקה חשבונאית אחת שסופקה מהספק:

לאחר מילויו, אנו מגישים את המסמך. עליך לראות אילו עסקאות יופקו על ידי המסמך:

בדוגמה שלנו, לא נוצרו עסקאות. בוא נראה אם ​​זה נכון:
- המסמך הראשון שהפקנו היה בקשה לתשלום מקדמה. הוא מייצר עסקאות לקבלת התחייבויות כספיות. כלומר, עלינו לשלם כסף לאדם האחראי כעת, לא מתישהו כשהסחורה מגיעה, אלא עכשיו, מה שאומר שאנו מקבלים התחייבויות כספיות.
- אז נוצר מסמך הוצאה - בדוגמה שלנו זו הייתה בקשה להוצאות במזומן. מסמך זה יצר עסקאות ש"הכניסו" כספים בסכום של 10,000 רובל. עם הניתוח המקביל (תת-חשבון "צד שכנגד") לחשבון 208.31 "התנחלויות עם גורמים אחראיים לרכישת רכוש קבוע". הערכים במסמך זה נכונים.
- לאחר שהאחראי דיווח, יצרנו מסמך לקבלת רכוש קבוע, אשר יצר רישום בו צוין חשבון 208.31 להלוואה, רישום זה סוגר את חשבון 208 ומסיים את פעולת הסילוק עם חשבונות. לצד המדווח כבר אין חובות.
- לעניין חשבונות סעיף 5 "עיצום", בפרט - התחייבויות כספיות - חשבונות אלו נסגרים בסוף השנה, במהלך השנה מצטברים הסכומים בחשבונות אלו.
לכן, המסמך "דוח מוקדם" לא יצר פרסומים כלשהם בעת הפרסום.
בואו נסתכל על המצב הנוכחי בדוח "מאזן מחזור":

בואו נשתמש בהגדרות הבאות:

בואו נפיק דוח:

כפי שניתן לראות מהדו"ח, כתוצאה מהפעולות נותרנו ביתרת חובה בחשבון 106 - מדובר בהפרשות ההון שלנו לנכסים קבועים שנרכשו באמצעות גורם אחראי. יש צורך לקחת בחשבון מחשבון זה לחשבון 101, והרכוש הקבוע החדש שנרכש יופיע בחשבונאות.
שימו לב גם שחשבון 208 נסגר. משמעות הדבר היא שהאחראי חשב במלואו את התשלום מראש שהוצא.
יתרות בחשבונות הרשאה נשמרות, אבל, כפי שכבר ציינתי, זה נורמלי, כי... הסגירה מתרחשת בסוף השנה.
ולסיום, ברצוני להסב את תשומת לבכם לניואנס חשוב אחד של מילוי מסמכים: בעת הפקת ומילוי המסמכים הדרושים לדיווח, שימו לב לרצף המובטח עד לתאריך המסמך. כלומר, מועד הגשת הבקשה למקדמה צריך להיות המוקדם ביותר, מועד דוח המקדמה צריך להיות המאוחר ביותר. התאריכים של מסמכים להנפקה וקבלה של כספים, מסמכים לקבלת סחורות וחומרים ושירותים חייבים להיות בטווח זה.

דוח מראש ב-1C משמש לאשר על ידי עובד (בעל דין וחשבון) את סכום הכסף שהוצא שניתן לו קודם לכן. הבה נסתכל על הוראות שלב אחר שלב באמצעות דוגמה כיצד לבצע נכון, למלא ולפרסם דוח מראש ב-1C Accounting 8.3 (3.0).

דרך אגב! מילוי דוח הוצאות ב-1C 8.2 (2.0) אינו שונה. אתה יכול להשתמש בבטחה בהוראות אלה עבור גרסאות ישנות יותר של התוכנית.

איך עושים דו"ח הוצאות חדש

כדי ליצור ולמלא "דוח מראש" ב-1C 8.3, עבור לתפריט "בנק וקופה", בחר "דוחות מראש". בטופס הרשימה, לחץ על כפתור "צור". טופס מסמך חדש ייפתח.

ניתן להנפיק את המקדמה למטרות הבאות:

• דְמֵי מִשׁלוֹחַ;
• רכישת אריזה להחזרה;
• התנחלויות עם ספקים;

במסמך, פעולות אלו באות לידי ביטוי בלשוניות המתאימות.

הכרטיסייה הראשונה "מקדמות" משמשת לשקף מקדמות שהתקבלו. עבור המדגם, יצרתי בעבר במיוחד מסמך "צו הוצאה מזומן" עם סוג הפעולה "הנפקה לבעל דין וחשבון" והוספתי אותו לסעיף הטבלה "מקדמות" ().

קבל 267 שיעורי וידאו ב-1C בחינם:

לפיכך, אנו רואים כי מאחורי העובד Bazin A.V. יש מקדמה שלא ניצלה של 1000 רובל.

ב"דו"ח מקדים" אחד תוכל לשקף את כל הפעולות הצפויות למחיקת המקדמה שהונפקה לגורם האחראי.

נניח שבסכום הזה הוא רכש:

• עכבר אופטי - 200 שפשוף;
• שילמה מקדמה לספק - 600 רובל;
• מילא את המכונית בבנזין - 200 רובל.

אנו מכניסים את כל הנתונים הללו למסמך.

כפי שאנו יכולים לראות, לאדם האחראי הייתה הוצאה יתרה של 100 רובל. כעת ניתן לרשום ולהדפיס את דוח ההוצאות:

מילוי דוח מקדים מתרחש במקרים בהם עובדי מפעלים וארגונים מקבלים ממחלקת הנהלת החשבונות סכום כסף מסוים עבור הוצאות הנלוות לפעילותם המקצועית.

קבצים

לרוב מונפקים כספים עבור הוצאות נסיעה או הוצאות הקשורות לפעילות העסקית והמשקית של החברה (רכישת כלי כתיבה, נייר משרדי, רהיטים וכו'). אך בטרם הוצאת כספים, על רואה החשבון לקבל הזמנה מתאימה או פקודה ממנהל המיזם אשר תציין את הסכום והמטרה המדויקת של הוצאת המקדמה.

לאחר הוצאת ההוצאות, העובד שקיבל את הכסף מחויב להחזיר את היתרה לקופת המיזם או, אם הייתה הוצאה יתרה, לקבל את עודפי הכסף שהוצא מהקופה. בשלב זה קרא מסמך "דוח מוקדם".

כיצד לאשר הוצאות

אתה לא יכול פשוט להחזיר את הכסף שנותר לקופה של החברה. יש צורך להגיש מסמכים למומחי מחלקת הנהלת החשבונות המאשרים שהכספים האחראים הוצאו בדיוק למטרות שלשמן סופקו. ראיות כאלה כוללות בעיקר קופות רושמות, קבלות, כרטיסי רכבת, טפסי דיווח קפדניים וכו'. כל המסמכים הנ"ל חייבים להיות בעלי פרטים קריאים ברורים, תאריכים וסכומים.

כללים לכתיבת דו"ח

כיום אין תבנית דוח מאוחדת שנדרש בהחלט למלא, אולם רוב רואי החשבון, בדרך הישנה, ​​מעדיפים להשתמש בטופס שהחל בעבר באופן כללי. זה מובן: הוא כולל את כל המידע הדרוש, כולל -

• מידע על הארגון שהנפיק את הכסף,
• העובד שקיבל אותם,
• סכום מדוייק של כספים
• המטרות שלשמן נועדו.
• ההוצאות שהוצאו משתקפות כאן גם יחד עם כל המסמכים התומכים. כמו כן, מכיל הדו"ח חתימות של עובדי הנהלת החשבונות שהנפיקו את הכסף וקיבלו את היתרה וכן העובד שעליו נרשמו הכספים המתחייבים.

אין צורך להטביע חותמת על מסמך, שכן הוא מהווה חלק מזרימת המסמכים הפנימית של החברה יתרה מכך, מאז 2016 יש לגופים משפטיים, כבעבר וליזמים בודדים, את הזכות החוקית המלאה שלא להשתמש בחותמות ובחותמות לאישור; ניירות.

המסמך נוצר בעותק מקור אחד, ואין צורך לעכב את מילויו - על פי חוק, יש להנפיק אותו תוך שלושה ימים לכל היותרלאחר הוצאת הכסף.

מאחר שדוח ההוצאות מתייחס לתיעוד החשבונאי העיקרי, יש להיזהר מאוד בעת מילויו ולנסות להימנע מטעויות. במקרים בהם לא ניתן היה להימנע מכך, עדיף למלא טופס חדש.

דוגמה לדוח מקדים

למרות השם החמור וחשיבותו של המסמך, מילויו אינו קשה במיוחד.

את החלק הראשון של המסמך ממלא העובד שקיבל את הכסף בחשבון.

1. בהתחלה כתוב שם החברה ומצוין הקוד שלה OKPO () - נתונים אלו חייבים להתאים למסמכי הרישום של החברה. לאחר מכן יש להזין את מספר הדוח החשבונאי ואת תאריך הכנתו.
2. משמאל נותרו מספר שורות לאישור מנהל המיזם: כאן, לאחר מילוי כל הדו"ח, המנהל יצטרך להזין את הסכום במילים, לחתום ולתאריך את המסמך.
3. לאחר מכן מגיע מידע על העובד: הזן את היחידה המבנית אליה הוא משתייך, מספר כוח האדם שלו, שם משפחה, שם פרטי, פטרונימי, ציינו את תפקידו ומטרת המקדמה שהוצאה.

לשולחן השמאליהעובד המדווח מזין מידע על הכספים שהונפקו, בפרט, מציין את הסכום הכולל, כמו גם מידע על המטבע שבו הוא הונפק (אם נעשה שימוש במטבעות של מדינות אחרות). להלן סכום היתרה או הוצאות היתר.

לשולחן הימנימומחה הנהלת החשבונות מזין את הנתונים. זה כולל מידע על חשבונות חשבונאיים ועסקאות, בפרט, מסומנים חשבונות המשנה שדרכם עוברים כסף וסכומים ספציפיים.

מתחת לטבלה ציין את מספר המצורפים לדוח ההוצאות (כלומר מסמכים המאשרים הוצאות).

לאחר מילוי כל הפרטים הנדרשים, הדו"ח והניירות המצורפים לו מחויבים לבדוק את החשב הראשי ובשורה המתאימה (במילים ובמספרים) לציין את הסכום המאושר לדו"ח.

לאחר מכן מוכנסות לדוח חתימות של רואה החשבון ושל רואה החשבון הראשי, וכן מידע על הכספים שנותרו או שהוצאו יתר על המידה - בתאים הנדרשים מצוין הסכום הספציפי והזמנת המזומנים דרכה הוא עובר. גם הקופאית שקיבלה את היתרה או הוציאה את משיכת היתר חותם על המסמך.

החלק ההפוך של דוח ההוצאות מכיל מידע על כל המסמכים המצורפים לו: מתאים כאן

• הרשימה המלאה שלהם המציינת פרטים, תאריכי הנפקה, שמות, סכום מדויק של כל הוצאה (שהונפקה והתקבלה לחשבונאות),
• וכן מספר חשבון המשנה החשבונאי שדרכו הם עוברים.

מתחת לטבלה, על אחראי החשבון לשים את חתימתו, שתעיד על דיוק הנתונים שהוזנו.

הסעיף האחרון (חלק גזירה) כולל קבלה מרואה החשבון לו מסר העובד המדווח את המסמכים המעידים על העלויות. כאן מצוינים

• שם משפחה, שם, אבות של העובד,
• מספר דוח ותאריך,
• סכום הכספים שהונפקו עבור הוצאות (במילים),
• כמו גם מספר המסמכים המאשרים עלויות.

לאחר מכן על רואה החשבון לשים את חתימתו מתחת למסמך ואת תאריך השלמת המסמך ולהעביר חלק זה לעובד שמסר את הדוח.

ארגונים מנפיקים באופן קבוע כספים אחראים לעובדיהם. העובדים מוציאים את הכסף הזה על צרכי העסק - הוצאות נסיעה, הוצאות דואר, רכישת ציוד משרדי, רכוש קבוע. המסמך המשקף את הוצאותיהם של אחראים נקרא דו"ח מקדים. כיצד לבצע דוח מראש בחשבונאות 1C 8.3 שלב אחר שלב? כיצד לרשום קצבאות יומיות בדוח מראש ב-1C 8.3? על שאלות אלו נענה במאמר.

קראו במאמר:

נערך דוח מראש לכל עובד שהוצא לו כסף כנגד הדוח. הוא מורכב משני חלקים.

בראשון תוכלו לראות:

• גובה החוב בעת עריכת הדוח בין מהארגון לעובד (הוצאה יתרה), או מהעובד לחברה;
• כמה כסף הונפק לפי הדוח המקדים;
• סך ההוצאות לפי הדוח המקדים;
• יתרת החוב המגיעה לרואה החשבון.

בחלק השני תוכלו לראות בפירוט על מה הוציא רואה החשבון את הכסף. אתה יכול לעשות דוח הוצאות ב-1C 8.3 ב-4 שלבים.

שלב 1. פתח את חלון "דוחות מוקדמים" ב-1C 8.3

עבור אל הקטע "משרד בנק ומזומן" (1) ולחץ על הקישור "דוחות מוקדמים" (2).

בחלון שייפתח תראה רשימה של כל הדיווחים המקדימים. ליצירת דוח הוצאות חדש, לחץ על כפתור "צור" (3).

ייפתח חלון להפקת דוח מראש. זה נראה כמו זה:

שלב 2. מלא את הפרטים הבסיסיים של הדוח המוקדם ב-1C 8.3

בחלק העליון של דוח ההוצאות יש למלא את השדות: "ארגון" (4), "אחראי חשבון" (5), "מחסן" (6). המחסן מתמלא אם רואה החשבון רכש מלאי או רכוש קבוע.

שלב 3. מלא את סעיפי ההוצאות בדוח ההוצאות

• "התקדמות". משקפים כאן את הסכומים שהונפקו לעובד לצורך דיווח;
• "סְחוֹרוֹת". כרטיסייה זו נועדה לתעד סחורות שנרכשו;
• "אריזה ניתנת להחזרה". הכרטיסייה הושלמה אם אחראי החשבון קיבל אריזה הניתנת להחזרה מהספק;
• "תַשְׁלוּם". השתמש בכרטיסייה זו אם האחראי שילם לספק עבור הסחורה;
• "אַחֵר." כרטיסייה זו משקפת הוצאות נסיעות, דואר, הובלה והוצאות אחרות שאינן באות לידי ביטוי בלשוניות אחרות.

בואו נדבר על מילוי הכרטיסיות הללו ביתר פירוט.

התקדמות

בלשונית "מקדמות" (8), משקפים את הסכומים שהונפקו לרואה החשבון. למילויו, בשדה "מסמך מראש", בחר את הזמנת הקבלה הנדרשת מהרשימה. סכום המקדמה ימולא אוטומטית.

סְחוֹרוֹת

אם רואה החשבון רכש סחורה או חומרים, יש לשקף את שמם ועלותם בלשונית "סחורה" (9). בשדה "מסמך (הוצאות)" יש להזין את סוג המסמך ממנו התקבלו חפצי הערך, מספרו ותאריך. בשדה "מינוח", ציין את שם הסחורה או החומרים שרואה החשבון רכש באמצעות חשבונית זו. מלאו גם את השדות "כמות" ו"מחיר". הנתונים עבור שדה "כמות" של הדוח מראש יחושבו על ידי 1C 8.3 עצמו. "חשבון חשבונאי" 1C 8.3 ייקבע באופן אוטומטי, בהתאם לסוג הפריטים הנכנסים (מוצרים, חומרים, רכוש קבוע).

תַשְׁלוּם

אם האחראי שילם עבור סחורות או שירותים מהסכום המתחייב, מלא את הכרטיסייה "תשלום" (10) בדוח המקדמה ב-1C 8.3. בשדה "מסמך (הוצאות)" ציין את סוג המסמך ששולם. בשדה "צד שכנגד / הסכם" בחר ספק וציין את פרטי ההסכם עמו. ב"תוכן", הזן את מטרת התשלום, לדוגמה, "תשלום עבור סוללות". בשדה "החזר חוב" בחרו באיזה מסמך בוצע התשלום. ציין גם את סכום התשלום (שדה "סכום").

אַחֵר

מלא את לשונית "אחר" (11) של הדוח המקדים ב-1C 8.3 אם המדווח מדווח על נסיעת עסקים, וכן על הוצאות הובלה, דואר והוצאות אחרות שלא באות לידי ביטוי בלשוניות הקודמות. בדומה לכרטיסיות הקודמות, מלא את "מסמך ההוצאות". בשדה "מינוח" יש לבחור את ההוצאות עליהן מדווח רואה החשבון, לציין את גובה ההוצאה (שדה "סכום"). השדה "חשבון עלות" בדוח המקדמה יתמלא אוטומטית על ידי 1C 8.3.

שלב 4. שמור והדפיס את דוח ההוצאות מ-1C 8.3

לאחר מילוי כל השדות של דו"ח ההוצאות ב-1C 8.3, ניתן לפרסם ולהדפיס את דו"ח ההוצאות. לחץ על כפתור "עבר" (12). כעת יש רישומים חשבונאיים לדוח המקדים. כדי להדפיס מסמך, לחץ על כפתור "הדפס" (13).