RUMAH Visa Visa ke Yunani Visa ke Yunani untuk orang Rusia pada tahun 2016: apakah perlu, bagaimana cara melakukannya

Dokumen apa saja yang termasuk dalam dokumen akuntansi? Cara bekerja dengan dokumen: kontrak, faktur, tindakan, faktur. Bill of lading atau kwitansi penjualan

Setiap hari, sebuah perusahaan menjalani banyak operasi. Akuntan menerbitkan faktur kepada rekanan dan mengirimi mereka uang, menghitung upah, denda, menghitung penyusutan, menyiapkan laporan, dll. Lusinan dokumen dari berbagai jenis dibuat setiap hari: administrasi, eksekutif, primer. Kelompok terakhir sangat penting bagi kegiatan perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan "dokumen utama"?

Setiap peristiwa dalam kehidupan ekonomi suatu organisasi harus dikonfirmasi dengan kertas. Itu terbentuk pada saat transaksi atau segera setelah selesainya. Persiapan entri dan pemeliharaan pelaporan dilakukan berdasarkan informasi yang ditentukan dalam dokumen akuntansi utama. Daftarnya banyak. Pada artikel ini kita akan melihat dokumen utama yang paling sering digunakan.

Mengapa primer dibutuhkan?

Dokumentasi primer merupakan elemen integral dari akuntansi. Sebagaimana disebutkan di atas, itu terbentuk pada saat penyelesaian atau segera setelah selesainya operasi dan merupakan bukti realitas fakta tertentu dari kehidupan ekonomi perusahaan.

Daftar dokumen akuntansi utama untuk satu transaksi dapat mencakup:

  1. Perjanjian.
  2. Memeriksa.
  3. Cek kasir atau dokumen pembayaran lainnya.
  4. Catatan konsinyasi.
  5. Sertifikat penyelesaian.

Detail yang diperlukan

Saat ini, ada bentuk terpadu dari dokumen akuntansi utama. Mereka digunakan untuk mencerminkan informasi tentang operasi yang berbeda; oleh karena itu, daftar kolom di dalamnya berbeda. Sementara itu, semua dokumen utama memuat rincian wajib yang seragam. Diantara mereka:

  1. Nama Bisnis.
  2. Judul dokumen (untuk
  3. Tanggal pembentukan.
  4. Isi operasi yang dokumennya dibuat. Misalnya, saat mengisi faktur, kolom terkait mungkin menunjukkan “Transfer bahan untuk diproses.”
  5. Indikator moneter dan alam. Yang pertama digunakan untuk mencerminkan biaya, yang kedua - kuantitas, berat, dll.
  6. Posisi karyawan yang bertanggung jawab ("kepala akuntan", "pemilik toko", dll.).
  7. Tanda tangan orang-orang yang terlibat dalam transaksi.

Poin penting

Dokumen utama yang berisi semua rincian yang diperlukan memiliki kekuatan hukum.

Harap dicatat bahwa surat-surat yang dibuat dengan benar dapat digunakan dalam proses hukum sebagai bukti keabsahan (atau sebaliknya) klaim. Banyak dokumen dibuat oleh rekanan. Penting untuk hati-hati memeriksa kebenaran pendaftaran dan dalam keadaan apa pun tidak menandatangani pemasok (kontraktor, dll.) jika mereka belum melakukannya.

Dokumentasi utama harus disimpan dengan hati-hati.

Apakah Anda memerlukan segel pada primer?

Dalam praktiknya, banyak pihak rekanan yang mengajukan keluhan atas ketidakhadirannya pada formulir TTN dan beberapa dokumen lainnya. Izinkan kami mengingatkan Anda bahwa sejak tahun 2015, sebagian besar organisasi telah dibebaskan dari kewajiban untuk memiliki stempel. Bisnis tersebut dapat menggunakannya sesuai kebijaksanaan mereka sendiri. Jika ada, maka informasi keberadaannya harus dicantumkan dalam kebijakan akuntansi.

Dalam hal pihak lawan bersikeras untuk menggunakan segel pada saat mendaftarkan dokumen utama, dan perusahaan berhak untuk tidak membubuhkannya atas dasar hukum, pihak lawan harus dikirimi pemberitahuan tertulis yang sesuai dengan tautan ke peraturan yang mengatur masalah ini.

Perjanjian

Jika pihak lawan adalah mitra lama, maka sangat mungkin untuk membuat perjanjian untuk beberapa transaksi. Dalam hal ini, penting untuk menyatakan dengan jelas tenggat waktu pemenuhan kewajiban, urutan dan tata cara perhitungan, serta nuansa lainnya. Suatu perjanjian dapat dibuat untuk penjualan barang, penyediaan jasa atau pelaksanaan pekerjaan. Patut dikatakan bahwa hukum perdata juga mengizinkan kesimpulan lisan dari suatu perjanjian. Namun, dalam kegiatan wirausaha, bentuk kontrak tertulis biasanya digunakan.

Memeriksa

Dalam dokumen ini, pemasok menunjukkan jumlah yang akan ditransfer ke rekanan untuk produk, layanan, atau pekerjaan. Saat melakukan pembayaran, secara default diasumsikan bahwa subjek menyetujui transaksi tersebut.

Faktur harus mencakup:

  1. Judul dokumen.
  2. Nama jasa (barang, pekerjaan) yang pembayarannya dilakukan.
  3. Harga.
  4. Jumlah total.
  5. Rincian Pembayaran.

Saat ini seluruh daftar dokumen akuntansi terdapat dalam program 1C, sehingga diproses secara otomatis.

Harap dicatat bahwa akun tersebut tidak memiliki nilai khusus bagi otoritas pengatur. Di dalamnya, penjual menetapkan harga tertentu. Dari sudut pandang seorang akuntan, akun adalah dokumen utama terpenting yang menjadi dasar pembuatan entri akuntansi.

Faktur adalah salah satu jenis faktur. Tulisan ini memuat garis khusus untuk menunjukkan besaran PPN.

Dokumentasi pembayaran

Anda dapat mengkonfirmasi fakta pembayaran dengan tanda terima tunai atau dokumen serupa lainnya. Pembayaran tersebut mengkonfirmasi fakta pembayaran untuk pengiriman produk, layanan, atau pekerjaan. Jenis dokumen tertentu dipilih tergantung pada metode pembayaran: tunai atau melalui transfer bank.

Salah satu dokumen pembayaran yang paling populer adalah perintah pembayaran. Ini mewakili perintah dari pemilik rekening kepada bank untuk mentransfer dana ke rekening yang ditentukan. Dokumen tersebut dapat digunakan saat membayar jasa, barang, untuk pembayaran di muka, pembayaran kembali pinjaman, dll.

Dalam hal memberikan kontribusi terhadap anggaran, kolom 22 “Kode” diisi. Dalam perintah pembayaran, UIN (pengidentifikasi unik) ​​ditunjukkan di kolom ini. Berkat dia, otoritas fiskal mengakui pembayar.

Bidang "Kode" dalam perintah pembayaran dapat diisi secara berbeda. Hal ini bergantung pada bagaimana tepatnya entitas memenuhi kewajibannya terhadap anggaran: secara sukarela atau atas permintaan otoritas pengatur.

Catatan konsinyasi

Formulir TTN dikeluarkan oleh pengirim. merupakan dasar penyerahan muatan kepada penerima. Dokumen tersebut dibuat dalam 4 rangkap. Menurut TTN, penjual bertanggung jawab atas penjualan, dan pembeli bertanggung jawab atas penyerahan barang.

Perlu diketahui bahwa TTN dibuat pada saat pengangkutan kargo menggunakan sumber daya perusahaan sendiri. Jika pengangkutan dilakukan oleh perusahaan pihak ketiga, diterbitkan formulir 1-T.

Poin penting lainnya: informasi di TTN harus sesuai dengan informasi di invoice.

Sertifikat penyelesaian

Dokumen ini dibuat antara pelanggan dan pemasok. Perbuatan tersebut merupakan penegasan atas selesainya pekerjaan dan pemberian jasa dengan biaya yang disepakati dalam jangka waktu yang ditentukan dalam perjanjian. Sederhananya, ini adalah laporan pelaku kepada pelanggan.

Saat ini, bentuk kesatuan dari undang-undang tersebut belum disetujui. Suatu perusahaan mempunyai hak untuk mengembangkan formulir secara mandiri dan mengkonsolidasikannya dalam kebijakan akuntansinya.

Rincian utama dari tindakan tersebut adalah:

  1. Nomor dan tanggal pendaftaran dalam dokumentasi akuntansi.
  2. Tanggal persiapan.
  3. Rincian perjanjian yang menjadi dasar pembuatan akta itu.
  4. Durasi, volume, biaya pekerjaan.
  5. Detail rekening tempat pembayaran akan dilakukan.
  6. Nama pelanggan dan kontraktor.
  7. Tanda tangan para pihak yang bertransaksi.

Akta tersebut selalu dibuat dalam rangkap dua.

Formulir M-15

Singkatan ini digunakan untuk menunjukkan faktur pengeluaran bahan ke samping. Perlu dicatat bahwa dokumen ini tidak wajib, namun sering digunakan oleh perusahaan.

Faktur pengeluaran bahan kepada pihak ketiga dikeluarkan ketika diperlukan untuk mentransfer barang-barang berharga dari kantor utama (pusat) ke divisi jarak jauh atau perusahaan lain (dengan perjanjian khusus).

Aturan Pendaftaran f. M-15

Bagian pertama makalah berisi nomor-nomor yang sesuai dengan alur dokumen perusahaan. Di sini Anda juga harus mencantumkan nama lengkap perusahaan dan OKPO.

Tabel pertama mencerminkan tanggal pembuatan dokumen, kode transaksi (jika sistem yang sesuai digunakan), nama unit struktural, dan bidang kegiatan perusahaan yang menerbitkan faktur.

Demikian pula, informasi tentang penerima dan orang yang bertanggung jawab atas pengiriman ditunjukkan. Berikut ini adalah link ke dokumen yang sesuai dengan penerbitan invoice. Ini bisa berupa perjanjian, perintah, dll.

Pada tabel utama, kolom 1 dan 2 menunjukkan subakun akuntansi dan kode akuntansi analitis untuk semua bahan yang akan dihapuskan.

  • nama bahan yang menunjukkan karakteristik individu, merek, ukuran, kadar;
  • nomor item (jika tidak ada, sel tidak diisi);
  • kode satuan;
  • nama satuan ukuran;
  • jumlah barang yang ditransfer;
  • informasi tentang barang sebenarnya yang dikeluarkan dari gudang (diisi oleh pemilik toko);
  • total biaya bahan;
  • Harga tanpa PPN;
  • jumlah PPN yang dialokasikan;
  • total biaya termasuk PPN;
  • jumlah inventaris bahan;
  • nomor paspor (jika tersedia);
  • nomor pencatatan sesuai dengan kartu registrasi.

Faktur ditandatangani oleh akuntan, karyawan yang bertanggung jawab mengeluarkan barang berharga dari gudang, dan penerima.

Laporan awal dalam "1C"

Pembuatan dokumen pelaporan adalah salah satu aktivitas paling umum yang dilakukan seorang akuntan. Banyak pembayaran yang dilakukan secara tunai didokumentasikan dalam dokumen sebelumnya. Ini termasuk biaya perjalanan, pembelian bisnis, dll.

Seringkali, karyawan perusahaan menerima dana dari kasir untuk pengeluaran bisnis. Setelah membeli barang-barang berharga yang diperlukan (misalnya, alat tulis), karyawan melaporkan dan memberikan dokumen pendukung kepada departemen akuntansi.

Akuntan, pada gilirannya, harus mencatat semua pengeluaran dalam sistem akuntansi. Anda dapat membuka “Laporan di muka” di “1C” di bagian “Bank dan meja kas”, subbagian “Meja kas”. Dokumen baru dimasukkan menggunakan tombol "Buat".

Di bagian atas formulir tunjukkan:

  1. Nama Bisnis.
  2. Gudang tempat barang-barang berharga yang baru diterima akan dikapitalisasi.
  3. Seorang karyawan melaporkan dana yang diterima berdasarkan laporan.

Dokumen tersebut berisi 5 penanda. Di bagian "Uang Muka" Anda harus memilih dokumen untuk mana dana tersebut dikeluarkan:

  1. Dokumen uang.
  2. Surat perintah tunai rekening.
  3. Mendebit dari rekening.

Jika barang dibeli dengan dana yang dikeluarkan, maka barang tersebut akan tercermin pada tab dengan nama yang sama. Di bagian "Wadah", tunjukkan informasi tentang wadah yang dapat dikembalikan (misalnya, botol air). Tab "Pembayaran" mencerminkan informasi tentang uang tunai yang dibayarkan kepada pemasok untuk pembelian suatu objek atau dikeluarkan untuk pengiriman yang akan datang.

Di bagian “Lainnya”, data biaya perjalanan ditunjukkan: tunjangan harian, biaya bahan bakar, tiket, dll.

Bentuk "Universal".

Dalam daftar dokumen akuntansi utama terdapat satu kertas yang dapat digunakan dalam berbagai situasi. Ini digunakan dalam penyusunan pelaporan akuntansi dan pajak. Kita berbicara tentang dokumen akuntansi. Formulir diperlukan jika perlu untuk memperbaiki kesalahan. Selain itu, dokumen tersebut juga diperlukan pada saat melakukan transaksi yang memerlukan penjelasan, refleksi perhitungan, konfirmasi transaksi, jika surat-surat lain hilang.

Nuansa

Patut dikatakan bahwa suatu perusahaan memiliki hak untuk mengkonfirmasi penyelesaian transaksi yang tidak memerlukan pelaksanaan formulir standar (standar, terpadu), bukan dengan bantuan sertifikat, tetapi melalui dokumen akuntansi utama yang dikembangkan secara independen. Namun, daftarnya harus dicantumkan dalam kebijakan keuangan perusahaan.

Aturan pembuatan sertifikat

Tidak ada satu pun formulir terpadu yang disetujui untuk dokumen ini. Oleh karena itu, para ahli dapat menyusunnya dalam bentuk bebas atau menggunakan templat yang dikembangkan di perusahaan. Di antara informasi wajib yang harus dimuat dalam sertifikat, hal-hal berikut harus diperhatikan:

  1. Informasi tentang perusahaan.
  2. Tanggal dan alasan kompilasi.
  3. Dokumen akuntansi utama dan register akuntansi yang dilampirkan sertifikat.
  4. Tanda tangan pegawai yang bertanggung jawab.

Anda dapat menuliskannya pada lembar A4 putih biasa atau pada kop surat perusahaan.

Saat mengkompilasi, Anda harus sangat berhati-hati untuk menghindari kesalahan. Semakin rinci sertifikatnya, semakin sedikit pertanyaan tambahan yang akan diajukan pemeriksa.

Tentu saja, dokumen tersebut hanya boleh berisi informasi yang dapat dipercaya. Jika ditemukan kesalahan pada saat penulisan, disarankan untuk membuat sertifikat kembali.

Fitur Penyimpanan

Segala sesuatu yang berhubungan dengan dokumen akuntansi utama harus disimpan di perusahaan minimal 5 tahun. Perhitungan periode ini dimulai dari tanggal akhir periode pelaporan dimana surat berharga tersebut diterbitkan.

Selain itu

Formulir utama dapat diterbitkan dalam bentuk kertas atau elektronik. Baru-baru ini, semakin banyak perusahaan yang memberikan preferensi pada pengelolaan dokumen elektronik. Hal ini dapat dimengerti: waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dan mengirimkan makalah jauh lebih sedikit.

Dokumen elektronik harus disertifikasi dengan tanda tangan digital (ditingkatkan atau biasa - sesuai kesepakatan antara pihak lawan).

Tanggung jawab

Dokumentasi primer adalah elemen terpenting dalam kehidupan ekonomi suatu perusahaan. Jika tidak ada, perusahaan akan menghadapi sanksi serius dari otoritas pengatur. Denda juga akan dikenakan jika kesalahan atau informasi yang tidak akurat teridentifikasi dalam dokumentasi utama.

Pelanggaran terhadap peraturan memerlukan hukuman tidak hanya berdasarkan Kode Pajak, tetapi juga berdasarkan Kode Pelanggaran Administratif. Jika ada alasannya, pelakunya juga bisa dituntut secara pidana.

Kesimpulan

Berbagai macam dokumen dapat digunakan dalam pekerjaan suatu perusahaan. Selain itu, ada pula yang mungkin memiliki bentuk terpadu, dan ada pula yang dikembangkan secara mandiri oleh perusahaan. Terlepas dari hal ini, semua rincian yang diperlukan harus ada dalam dokumen.

Beberapa perusahaan berlatih menggunakan dokumen gabungan. Kita berbicara tentang bentuk-bentuk terpadu, yang dilengkapi sesuai dengan aktivitas spesifik organisasi.

Penting untuk mencerminkan jenis dokumentasi utama yang dipilih dalam kebijakan akuntansi perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan perusahaan, kebutuhan akan dokumen baru mungkin timbul. Jika dikembangkan oleh perusahaan, maka harus disebutkan dalam kebijakan akuntansi.

Harap dicatat bahwa pihak lawan juga dapat secara mandiri mengembangkan bentuk kertas tertentu. Kebijakan keuangan harus menunjukkan bahwa perusahaan menerima dokumen tersebut dari rekanan.

Untuk mencatat banyak transaksi, organisasi mungkin tidak menggunakan bentuk dokumentasi utama yang terpadu. Namun, jika kita berbicara tentang transaksi tunai, maka transaksi tersebut dilakukan secara eksklusif berdasarkan perintah yang disetujui dan dokumen pembayaran lainnya.

    Dokumentasi, pengertian dokumen primer

    Rincian dokumen primer, unifikasi dan standarisasi dokumen

    Jenis dokumen akuntansi

    Tata cara pendaftaran, penerimaan, verifikasi, pengolahan dan penyimpanan dokumen

    Organisasi aliran dokumen

      1. Dokumentasi, pengertian dokumen primer

Untuk refleksi objek akuntansi yang lengkap dan berkesinambungan, pertama-tama perlu dicatat setiap transaksi bisnis. Untuk melakukan hal ini, elemen pertama dari metode akuntansi adalah dokumentasi. Dokumentasi- metode refleksi utama objek akuntansi, memungkinkan pemantauan terus menerus dan berkelanjutan terhadap objek tersebut.

Menurut Peraturan tentang akuntansi dan pelaporan keuangan di Federasi Rusia (disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. 34-n tanggal 29 Juli 1998), “semua transaksi bisnis harus didokumentasikan dengan dokumen pendukung. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai dokumen akuntansi utama yang menjadi dasar pelaksanaan akuntansi.”

Dokumen yang diterjemahkan dari bahasa latin documentum berarti bukti, bukti.

Dokumen akuntansi utama – sertifikat tertulis yang menegaskan fakta suatu transaksi bisnis atau hak untuk melaksanakannya.

Akuntansi utama – Ini adalah proses pengumpulan, pengukuran, pencatatan, akumulasi dan penyimpanan informasi tentang kegiatan ekonomi yang dilakukan secara berulang-ulang dan terorganisir.

Pentingnya dokumen akuntansi utama dalam kegiatan keuangan dan ekonomi suatu perusahaan:

    Dokumen berfungsi sebagai dasar dan konfirmasi kebenaran data akuntansi.

    Mereka digunakan untuk panduan operasional dan manajemen.

    Berdasarkan dokumen tersebut dilakukan pemantauan terhadap objek akuntansi.

    Dokumen mempunyai arti hukum. Mereka digunakan sebagai bukti dalam perselisihan di pengadilan.

    Dokumen mempunyai nilai kendali.

      1. Rincian dokumen primer, unifikasi dan standardisasi dokumen

Alat peraga yang diterjemahkan dari bahasa latin requisitum artinya wajib, perlu.

Persyaratan– indikator yang mencirikan transaksi bisnis yang tercermin dalam dokumen.

Detail bersifat wajib dan opsional.

Menurut paragraf 2 Pasal 9 Undang-Undang Federal “Tentang Akuntansi” No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011. Rincian wajib dari dokumen akuntansi utama adalah:

1) nama dokumen;

2) tanggal pembuatan dokumen;

3) nama organisasi;

5) jumlah pengukuran alam dan (atau) moneter dari suatu fakta kehidupan ekonomi, yang menunjukkan satuan pengukuran;

6) nama jabatan orang yang bertanggung jawab atas terselenggaranya suatu fakta kehidupan ekonomi;

7) tanda tangan pribadi dari orang-orang tersebut yang menunjukkan nama belakang dan inisial.

Rincian tambahan tidak disetujui oleh hukum. Mereka dimasukkan oleh perusahaan itu sendiri sesuka hati ke dalam semua dokumen, kecuali dokumen akuntansi utama dana. Rincian tambahan mungkin termasuk: alamat dan nomor telepon organisasi, nama keluarga pihak yang terlibat dalam transaksi, dll.

Sebelum berlakunya Undang-Undang Federal baru “Tentang Akuntansi” No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011. (undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal 1 Januari 2013), banyak perhatian diberikan pada penyatuan dan standarisasi dokumen akuntansi utama. Dokumen diterima untuk akuntansi jika disusun menurut bentuk yang terdapat dalam album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama. Album-album ini dikembangkan oleh Komite Statistik Negara Rusia (sekarang Rosstat) bekerja sama dengan Kementerian Keuangan Rusia. Sekitar 250 bentuk dokumen terpadu telah disetujui.

Dokumen terpadu adalah dokumen standar yang dimaksudkan untuk pendaftaran transaksi homogen dalam organisasi dengan berbagai bentuk kepemilikan dan afiliasi industri.

Selain itu, kementerian-kementerian juga mengembangkan dokumen-dokumen terpadu untuk perusahaan-perusahaan di industri mereka. Misalnya, Kementerian Pertanian Rusia mengembangkan dokumen terpadu untuk mencatat produk pertanian, hewan, tanah, dll.

Standardisasi dokumen adalah penetapan ukuran standar yang identik untuk dokumen standar. Hal ini dilakukan untuk mengurangi konsumsi kertas dan menyederhanakan pemrosesan dan penyimpanan dokumen.

Dengan berlakunya Undang-Undang Federal “Tentang Akuntansi” No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011. Perusahaan dibebaskan dari kewajiban untuk menggunakan dokumen terpadu yang dikembangkan oleh Komite Statistik Negara dan kementerian terkait. Menurut ayat 4 Pasal 9 undang-undang ini, bentuk dokumen utama disetujui oleh pimpinan perusahaan atas usul kepala akuntan (atau orang yang dipercayakan akuntansi). Saat mengembangkan formulir dokumen, seorang akuntan harus menyertakan semua rincian yang diperlukan dan membuatnya kompak. Kepala akuntan, sebagai suatu peraturan, menyerahkan bentuk dokumen terpadu untuk disetujui.

Tanpa selembar kertas Anda bukan apa-apa! Dan dengan selembar kertas - seorang pengusaha menjalankan bisnisnya dengan teliti dan profesional. Atau akuntan kompeten yang membantunya. Eksekusi dokumen yang benar dalam akuntansi penting baik untuk pembentukan data akuntansi maupun untuk menentukan kewajiban perpajakan organisasi. Dan jika Anda ingin melindungi apa yang paling berharga, jangan memperlakukan dokumen dengan lemah, dan pelajari dengan cermat persyaratan apa yang harus dipenuhi. Setidaknya baca artikel ini dulu!

Spesialis akuntansi dan perwakilan usaha kecil yang menyimpan catatan sendiri perlu mengetahui persyaratan dasar prosedur pembuatan, pemrosesan, pemindahan, dan penyimpanan dokumen.

1. Konsep suatu dokumen

2. Jenis dokumen akuntansi utama

3. Bentuk dokumen akuntansi utama

4. Persetujuan dokumen akuntansi utama

5. Rincian wajib dokumen akuntansi

6. Penyusunan dokumen di bidang akuntansi

7. Surat kuasa untuk menandatangani dokumen utama

8. Jadwal alur dokumen akuntansi

9. Jurnal dokumen primer

10. Koreksi dokumen akuntansi

11. Penyimpanan dokumen akuntansi

12. Tanggung jawab penyimpanan dokumen utama

Jadi, mari kita mulai secara berurutan.

1. Konsep suatu dokumen

Konsep “dokumen” tidak diungkapkan dalam peraturan akuntansi. Mari kita gunakan definisi yang ditetapkan oleh GOST R ISO 15489-1-2007:

Dokumen: informasi yang dapat diidentifikasi yang direkam pada media berwujud, dibuat, diterima, dan disimpan oleh suatu organisasi atau individu sebagai bukti ketika mengkonfirmasi kewajiban hukum atau aktivitas bisnis (klausul 3.3 GOST).

Dokumen apa yang utama? Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi awal tentang operasi dan proses. Ini adalah dokumen yang menjadi dasar pembuatan entri akuntansi.

Dokumen akuntansi utama- ini adalah dokumen yang mendokumentasikan fakta kehidupan ekonomi (klausul 1 Pasal 9 UU No. 402-FZ tanggal 6 Desember 2011 “Tentang Akuntansi”).

Syarat utama penyusunannya adalah bahwa dokumen-dokumen utama harus dibuat pada saat fakta-fakta kehidupan ekonomi terjadi, atau segera setelah selesainya (jika ada kemungkinan seperti itu).

Contoh dokumen utama:

  • pesanan tunai masuk dan keluar,
  • nota konsinyasi (sesuai formulir TORG-12),
  • laporan awal,
  • informasi akuntan.

2. Jenis dokumen akuntansi utama

Tidak ada klasifikasi atau pengelompokan dokumen akuntansi yang harmonis dalam setiap peraturan perundang-undangan.

Jenis dokumen akuntansi utama berikut dapat dibedakan tergantung pada:

  1. tempat kompilasi:
  • intern,
  • luar,
  1. Formulir dokumen yang digunakan:
  • terpadu (dibuat menurut bentuk-bentuk yang terdapat dalam album-album bentuk terpadu),
  • tidak terpadu (dibuat menurut bentuk yang dikembangkan oleh organisasi secara mandiri),
  1. jenis media penyimpanan:
  • kertas,
  • elektronik,
  1. jumlah informasi:
  • utama,
  • ringkasan,
  1. jenis aset dan kewajiban, bidang akuntansi:
  • tentang akuntansi aset tetap,
  • tentang akuntansi persediaan,
  • akuntansi untuk akrual dan pembayaran upah,
  • untuk akuntansi transaksi tunai,
  • yang lain serupa.

3. Bentuk dokumen akuntansi utama

Persiapan dokumen dalam akuntansi melibatkan penggunaan formulir yang dikembangkan secara independen dan terpadu. Sejak 2013, penggunaan sebagian besar formulir terpadu tidak diwajibkan.

Segala bentuk dokumen utama disetujui oleh pimpinan organisasi. Saat ini Jenis formulir terpadu berikut ini diperlukan untuk digunakan:

  1. tentang akuntansi transaksi tunai (Resolusi Goskomstat No. 88 tanggal 18 Agustus 1998, Petunjuk Bank Rusia No. 3210-U tanggal 11 Maret 2014),
  2. tentang akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya (Keputusan Badan Pusat Statistik tanggal 5 Januari 2004 No. 1),
  3. tentang akuntansi jasa angkutan barang (Keputusan Pemerintah No. 272 ​​​​tanggal 15 April 2011, Piagam berbagai moda angkutan).

Perintah pembayaran juga memiliki bentuk standar, semua bidangnya adalah milik kita.

Saat mengisi formulir terpadu, semua baris (kolom) yang disediakan diisi. Jika ada indikator yang hilang, tanda hubung ditempatkan di dalamnya.

Contoh 1.

Pemasok menyediakan bahan, menyediakan TORG-12 dan faktur, baris terakhir diisi sebagai “layanan pengiriman” tidak ada dokumen lain;

Akibat yang mungkin terjadi adalah tidak diterimanya pemotongan PPN dan beban pajak penghasilan, pengakuan transaksi tersebut sebagai fiktif (imajiner), karena realitas transaksi (fakta penyerahan bahan, dan kemungkinan pembelian bahan itu sendiri) belum dapat dikonfirmasi. Diperlukan bill of lading.

Formulir terpadu, yang tidak wajib, masih digunakan dalam organisasi. Berdasarkan kebutuhan internal perusahaan, formulir tersebut dapat dimodifikasi agar lebih nyaman dan sesuai untuk mencerminkan fakta bisnis tertentu.

Misalnya, Anda dapat menghapus atribut “lokasi pencetakan” dan menolak menggunakan tanda “sisi depan/belakang”.

4. Persetujuan dokumen akuntansi utama

Organisasi wajib menyetujui bentuk dokumen akuntansi utama yang digunakan dalam kebijakan akuntansinya (klausul 4 PBU 1/2008 “Kebijakan akuntansi organisasi”). Harus diingat bahwa tautan ke salah satu album formulir dokumen terpadu saja tidak cukup.

Kebijakan akuntansi (dalam lampiran kebijakan akuntansi) harus mencantumkan dokumen tertentu dari album formulir terpadu yang akan digunakan perusahaan, serta daftar orang yang berhak menandatangani dokumen utama (informasi Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. PZ-10/2012).

Contoh penerapan kebijakan akuntansi dapat ditemukan di artikel kami “”. Contoh formulir yang dikembangkan secara mandiri dilampirkan pada kebijakan akuntansi dengan penjelasan pengisiannya.

Formulir tersebut juga dapat disetujui oleh peraturan daerah lainnya. Misalnya, Perintah persetujuan dokumen utama. Referensi terhadap perintah tersebut harus dimuat dalam kebijakan akuntansi.

5. Rincian wajib dokumen akuntansi

Persyaratan untuk rincian wajib dokumen akuntansi utama ditetapkan oleh Undang-Undang Federal “Tentang Akuntansi”. Hanya ada 7 detail seperti itu:

  1. Judul dokumen,
  2. tanggal persiapan dokumen,
  3. nama entitas ekonomi yang menyusun dokumen,
  4. isi fakta kehidupan ekonomi,
  5. nilai pengukuran alam dan (atau) moneter dengan indikasi satuan pengukuran,
  6. nama posisi orang yang bertanggung jawab atas transaksi,
  7. tanda tangan penanggung jawab dengan transkrip tanda tangan.

Beberapa dokumen yang bukan merupakan dokumen akuntansi utama dapat digunakan seperti itu.

Ketika mencerminkan biaya sewa, dokumen tersebut adalah perjanjian dan tindakan sewa. Sesuai dengan Pasal 611 dan 622 KUH Perdata Federasi Rusia, dalam hal ini, wajib membuat tindakan bilateral penerimaan dan pemindahan objek akuntansi.

Contoh 4.

Perusahaan menyewa ruang kantor. Dokumen yang menjadi dasar penghitungan sewa bulanan adalah perjanjian sewa dan akta penerimaan barang sewaan.

Sesuai dengan Pasal 753 KUH Perdata Federasi Rusia, tindakan sepihak dapat digunakan sebagai dokumen utama.

6. Penyusunan dokumen di bidang akuntansi

Mari kita perhatikan kasus-kasus khusus yang sering ditemui saat menyiapkan dokumen.

Penolakan prangko

Tujuan dari stempel adalah untuk mengesahkan tanda tangan orang yang bertanggung jawab.

Mulai 04/07/2015, organisasi tidak diharuskan memiliki stempel. Informasi tentang segel harus ditentukan dalam Piagam perusahaan (UU Federal No. 82-FZ tanggal 06.04.2015).

Stempel hanya diperlukan dalam kasus yang ditetapkan oleh hukum federal.

  • Surat kuasa untuk mewakili kepentingan badan hukum di pengadilan (Pasal 53 KUHAP Federasi Rusia, Pasal 61 KUHAP Federasi Rusia),
  • dokumen yang diserahkan kepada otoritas pabean (311-FZ tanggal 27 November 2010),
  • bertindak atas kecelakaan industri (Pasal 230 Kode Perburuhan Federasi Rusia),
  • sertifikat gudang ganda (Pasal 913 KUH Perdata Federasi Rusia).

Stempel bukanlah syarat wajib, tetapi keberadaannya dapat disediakan dalam bentuk dokumen utama yang disetujui oleh pimpinan organisasi (Surat Kementerian Keuangan Federasi Rusia tertanggal 06.08.2015 No. 03- 01-10/45390).

Dokumen dalam bahasa asing

Hanya dokumen dalam bahasa Rusia yang diterima untuk pendaftaran (klausul 9 Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. 34n).

Harus ada terjemahan ke dalam bahasa Rusia, dan terjemahan baris demi baris. Terjemahannya tidak perlu disertifikasi (Surat Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 20 April 2012 No. 03-03-06/1/202). Kasus-kasus di mana terjemahan yang diaktakan diperlukan diatur oleh Konvensi Den Haag 1961.

Meter non-rubel dalam dokumen utama

Diperbolehkan untuk mencerminkan data biaya dalam dokumen akuntansi dalam rubel, mata uang, dan satuan konvensional.

Sebagai perbandingan, dalam akuntansi perpajakan, persyaratan pengisian faktur pembayaran dalam rubel hanya dalam rubel ditetapkan dengan Keputusan Pemerintah No. 1137 tanggal 26 Desember 2011 (klausul 1 Tata Cara pengisian faktur).

Dokumen primer elektronik

Undang-undang Federal “Tentang Akuntansi” mengizinkan persiapan dokumen utama baik dalam bentuk kertas maupun elektronik.

Dokumen elektronik harus memuat semua rincian wajib dokumen akuntansi dan tanda tangan elektronik (ES).

Ada tiga jenis tanda tangan elektronik: sederhana, tanpa pengecualian yang disempurnakan, dan tanda tangan yang disempurnakan. Kementerian Keuangan Federasi Rusia menganggap mungkin untuk menggunakan tanda tangan elektronik apa pun (Surat Kementerian Keuangan Federasi Rusia tertanggal 12 September 2016 No. 03-03-06/2/53176).

7. Surat kuasa untuk menandatangani dokumen utama

Seorang karyawan suatu organisasi berhak untuk menandatangani ketika salah satu dokumen dibuat:

  • memesan di sebelah kanan untuk menandatangani,
  • surat kuasa untuk menandatangani dokumen utama (Pasal 185 – 189 KUH Perdata Federasi Rusia).

Berbeda dengan surat perintah hak menandatangani, surat kuasa menandatangani dokumen utama juga dapat diberikan kepada warga negara yang bukan pegawai suatu organisasi.

Untuk tanda tangan, dengan persetujuan para pihak, faksimili dapat digunakan (Pasal 160 KUH Perdata Federasi Rusia, penetapan Mahkamah Arbitrase Tertinggi Federasi Rusia tanggal 17 Desember 2009 No. VAS-16259/09).

8. Jadwal alur dokumen akuntansi

Jadwal alur dokumen merupakan gambaran dalam bentuk diagram atau tabel tentang tata cara pembuatan, pemindahan, pengolahan dan penyimpanan dokumen. Jadwal tersebut dapat disetujui sebagai lampiran kebijakan akuntansi, atau dalam bentuk peraturan daerah. Dalam kasus terakhir, kebijakan akuntansi harus memuat referensi untuk tindakan tersebut.

Jadwal aliran dokumen harus mencakup:

  • batas waktu pendaftaran, pemindahtanganan, pemrosesan dan penyimpanan dokumen,
  • jabatan-jabatan orang yang bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan yang ditentukan dalam jadwal alur dokumen (klausul 5.4, 5.6 Perintah Menteri Keuangan tanggal 29 Juli 1983 No. 105).

9. Jurnal dokumen primer

Menjurnal dokumen-dokumen utama lebih merupakan aturan aliran dokumen yang rasional, daripada akuntansi.

Untuk mencatat dokumen masuk/keluar diperlukan jurnal dokumen primer. Kami menyarankan Anda untuk menyimpan jurnal seperti itu meskipun akuntansi dilakukan tanpa menggunakan program akuntansi.

Saat menggunakan, misalnya, program 1C, log dokumen dapat dibuat dan dicetak kapan saja. Dengan demikian, jurnal akuntansi dokumen pemasok akan dibentuk sebagai “Daftar dokumen “Kwitansi (akta, faktur)””, jurnal akuntansi dokumen kas sebagai “Daftar dokumen kas”.

Dalam akuntansi, tidak seperti akuntansi pajak, hal ini dimungkinkan cerminan fakta kehidupan ekonomi tanpa adanya dokumen utama, asalkan mereka tiba nanti.

Dalam hal ini, fakta kehidupan ekonomi tercermin dalam akuntansi dalam perkiraan nilai. Pada saat suatu dokumen diterima, postingan yang telah dibuat sebelumnya tidak dibatalkan, melainkan hanya disesuaikan dengan tanggal penerimaan dokumen tersebut.

Pendekatan ini ditegaskan dalam dokumen-dokumen berikut:

  1. PBU 21/2008
  2. Keputusan Menteri Keuangan tanggal 28 Desember 2001 No. 119n “Pedoman Akuntansi Persediaan” (ayat 5 pasal 1)
  3. Keputusan Mahkamah Agung Federasi Rusia tanggal 8 Juli 2016 No.AKPI16-443.

Pengecualian untuk prosedur ini adalah dokumen transaksi perantara. Perantara harus menyerahkan semua dokumen yang berkaitan dengan transaksi. Jika laporan transaksi dibuat dengan kesalahan atau ketidakakuratan, prinsipal hanya dapat mengajukan keberatan dalam waktu 30 hari sejak tanggal diterimanya laporan (Pasal 999, 1008 KUH Perdata Federasi Rusia).

10. Koreksi dokumen akuntansi

Penyusunan dokumen dalam akuntansi terkadang disertai dengan kesalahan dan ketidakakuratan. Dalam hal ini, diperlukan koreksi.

Koreksi hanya dilarang pada uang tunai dan dokumen perbankan (misalnya, perintah pembayaran kertas). Semua dokumen lainnya dapat diubah.

Koreksi dokumen akuntansi dilakukan sebagai berikut:

  1. isian yang salah dicoret satu baris agar yang dicoret dapat terbaca,
  2. nilai yang benar ditunjukkan di sebelahnya,
  3. entri "Dikoreksi" dimasukkan,
  4. tanggal koreksi dan tanda tangan orang yang menyusun dokumen itu ditunjukkan dengan transkrip tanda tangannya.

Aturan tersebut ditetapkan oleh Undang-Undang Federal “Tentang Akuntansi” No. 402-FZ (klausul 7 Pasal 9) dan Perintah Menteri Keuangan tanggal 29 Juli 1983 No. 105.

Tidak perlu membubuhkan stempel. Pengecualian adalah koreksi terhadap surat keterangan tidak mampu bekerja, yang disahkan dengan stempel.

Koreksi harus dilakukan oleh pegawai yang menyusun dokumen tersebut. Jika tidak memungkinkan, misalnya orang tersebut berhenti, maka koreksi dilakukan oleh pegawai baru atau atasan langsungnya.

11. Cara menyimpan dan memusnahkan dokumen akuntansi

Tata cara penyimpanan dokumen ditentukan dengan Keputusan Menteri Kebudayaan No. 558 tanggal 25 Agustus 2010. Jangka waktu penyimpanan umum dokumen sesuai dengan Pasal 29 Undang-Undang Federal “Tentang Akuntansi” adalah 5 tahun. Manajer bertanggung jawab untuk mengatur penyimpanan dokumen.

Banyak dokumen memiliki periode penyimpanan yang diperpanjang:

Dokumen akuntansi dapat dimusnahkan jika masa penyimpanannya telah habis (klausul 2.3, 4.11 Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tanggal 31 Maret 2015 No. 526). Keputusan pemusnahan dibuat oleh komisi ahli, yang dapat dibentuk setiap tahun atau dapat bertindak secara berkelanjutan.

Berdasarkan pemeriksaan dokumen, terlebih dahulu dibuat usulan peruntukan pemusnahan surat-surat yang tidak dapat disimpan, kemudian langsung dibuat undang-undang tentang peruntukan pemusnahan surat-surat yang tidak dapat disimpan. Akta itu mencakup surat-surat yang masa penyimpanannya telah habis selambat-lambatnya pada tanggal 1 Januari tahun pembuatan akta itu.

Tindakan tersebut harus disetujui oleh manajer.

Anda dapat menghancurkan dokumen:

  1. sendiri. Dalam hal ini perlu dibuat tindakan pemusnahan dokumen. Tindakan tersebut harus menunjukkan dokumen mana, dalam jumlah berapa dan dengan cara apa yang dimusnahkan,
  2. P kemudian dipindahkan untuk dimusnahkan ke organisasi khusus. Pada saat yang sama, faktur dibuat, yang menunjukkan jumlah dokumen yang ditransfer dan beratnya (klausul 2.4.7 Aturan Rosarkhiv, disetujui oleh keputusan Dewan Rosarkhiv pada 02/06/2002). Dalam hal ini, tindakan pemusnahan dokumen dibuat oleh organisasi khusus.

12. Tanggung jawab penyimpanan dokumen utama

Hukuman untuk bekerja dengan dokumen utama ditetapkan oleh Pasal 15.11 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia.

Sanksi diberikan atas pelanggaran berat terhadap persyaratan akuntansi, termasuk pelaporan akuntansi (keuangan).

Satu dari pelanggaran berat akuntansi adalah:

“entitas ekonomi tidak memiliki dokumen akuntansi utama, dan (atau) register akuntansi, dan (atau) laporan akuntansi (keuangan), dan (atau) laporan auditor atas laporan akuntansi (keuangan) (jika audit akuntansi (keuangan) pernyataan) pelaporan adalah wajib) dalam periode penyimpanan yang ditetapkan untuk dokumen tersebut.”

Jumlah denda:

  1. untuk pejabat dalam jumlah lima ribu hingga sepuluh ribu rubel,
  2. untuk komisi berulang - pada pejabat dalam jumlah sepuluh ribu hingga dua puluh ribu rubel atau diskualifikasi untuk jangka waktu satu hingga dua tahun.

Pada saat yang sama, perlu untuk memperhitungkan fakta bahwa ketika memeriksa, tidak adanya dokumen primer juga akan dipahami sebagai kasus ketika ada dokumen, jumlah yang cukup, tetapi dibuat dalam bentuk yang tidak disetujui.

Kewajiban pajak Kode Pajak Federasi Rusia juga menetapkan kegagalan untuk memastikan keamanan dokumen utama (Pasal 120):

  1. Selama satu periode pelaporan - hingga 10 ribu rubel,
  2. Untuk lebih dari satu masa pajak - hingga 30 ribu rubel,
  3. Jika basis pajak diremehkan - 200% dari jumlah pajak yang belum dibayar (kontribusi), tetapi tidak kurang dari 40 ribu rubel.

Jika Anda masih memiliki pertanyaan tentang persiapan dokumen utama di bidang akuntansi, tanyakan pada komentar di bawah.

Persiapan dokumen dalam akuntansi: yang paling penting

Akuntansi primer mewakili tahap awal persepsi sistemik dari pencatatan transaksi individu yang menjadi ciri proses dan fenomena ekonomi yang terjadi dalam organisasi. Objeknya adalah: pengadaan, perolehan dan konsumsi sumber daya material, biaya produksi, pergerakan produk setengah jadi dan saldo barang dalam proses, volume keluaran produk, pengiriman dan penjualannya, penyelesaian dengan pemasok, pembeli, pelanggan, bank, otoritas keuangan , pendiri, dll.

Informasi awal tentang proses dan fenomena ekonomi tercermin dalam dokumen utama.

Dokumen akuntansi utama- ini adalah sertifikat tertulis dari suatu transaksi bisnis yang mempunyai kekuatan hukum dan tidak memerlukan penjelasan atau rincian lebih lanjut.

Dokumen akuntansi utama harus memiliki:

  • nama - konten keuangan dan ekonomi dari transaksi bisnis. Suatu dokumen yang tidak mempunyai nama, demikian pula dokumen yang namanya tidak jelas dan sulit dibaca, tidak mempunyai kekuatan hukum;
  • nama, dan dalam beberapa kasus alamat dan rekening bank para pihak (badan hukum dan perorangan) yang berpartisipasi dalam transaksi bisnis ini. Dokumen utama yang tidak memuat nama dan atribut terkait dari setidaknya salah satu pihak dalam transaksi bisnis kehilangan alamatnya dan tidak dapat dieksekusi;
  • tanggal kompilasi. Jika tanggalnya tidak ada atau tidak jelas, dokumen tersebut kehilangan alamatnya pada waktunya. Faktanya, dokumen tersebut tidak memiliki kekuatan hukum;
  • isi suatu transaksi bisnis (objek dokumentasi), yang dihasilkan dari nama dokumen yang muncul dalam bentuk umum;
  • meter dari transaksi bisnis yang sedang dilakukan. Tidak adanya meteran dalam dokumen menghilangkan basis akuntansi dan penyelesaian;
  • tanda tangan orang yang bertanggung jawab - direktur organisasi dan kepala akuntan.

Dokumen diisi oleh pegawai akuntansi dengan jelas dan terbaca dengan menggunakan tulisan manual dengan tinta atau pulpen, pada mesin tik atau dengan menggunakan teknologi komputer.

Biasanya, formulir standar berupa blanko yang bersifat antardepartemen digunakan untuk dokumen. Ini termasuk bentuk pesanan, faktur, faktur, kupon, laporan, dll. Dokumen utama harus dibuat pada saat transaksi, dan jika hal ini tidak mungkin karena alasan obyektif, maka segera setelah selesai.

Jika terjadi kesalahan pada akun on-farm, Anda dapat menggunakan metode entri negatif atau pembalikan. Dalam hal ini, entri yang salah diulangi dengan tinta merah atau warna standar (biru, hitam) dan diapit dalam bingkai persegi panjang.

Warna merah atau bingkai persegi panjang akan membatalkan entri yang salah, setelah itu entri yang benar akan dibuat. Kesalahan dalam pencatatan akuntansi dapat diperbaiki dengan mencoret dan mengoreksi lebih lanjut (entri yang salah dicoret dengan satu baris dan di bawahnya dibuat entri yang benar yang menunjukkan tanggal koreksi dan tanda tangan akuntan; jika perlu, sertifikat disusun mengungkapkan perlunya koreksi dan alasan kesalahan).

Tidak boleh ada koreksi, penghapusan, atau pencoretan pada dokumen tunai dan perbankan.

Saat bekerja dengan dokumen apa pun, seorang akuntan bergantung pada prinsip dan landasan metodologis tertentu yang diabadikan dalam dokumen resmi.

Berdasarkan dokumen utama, entri dibuat dalam register akuntansi, kartu, laporan, jurnal, serta pada disk, floppy disk dan media lainnya.

Dokumen akuntansi dapat bersifat eksternal dan internal

Dokumen eksternal datang ke organisasi dari luar - dari badan pemerintah, organisasi yang lebih tinggi, bank, inspektorat pajak, dari pendiri, pemasok, pembeli, dll., disusun sesuai dengan formulir standar. Contoh dokumen tersebut antara lain permintaan pembayaran-pesanan, permintaan pembayaran, faktur pemasok, dll.

Dokumen dalaman disusun langsung oleh organisasi.

Jenis dokumen internal berikut ini dibedakan:
  • administratif;
  • eksculpatory (eksekutif);
  • digabungkan;
  • pendaftaran akuntansi.

Administratif- ini adalah dokumen yang berisi pesanan, instruksi produksi, kinerja operasi bisnis tertentu. Ini termasuk perintah dari pimpinan organisasi dan orang yang diberi wewenang olehnya untuk melakukan transaksi bisnis.

Yg membuktikan kebenarannya dokumen (eksekutif) menyatakan fakta transaksi bisnis. Ini termasuk pesanan penerimaan, tindakan penerimaan material; tindakan penerimaan dan pelepasan aset tetap; dokumen penerimaan produk manufaktur dari pekerja, dll.

Gabungan dokumen bersifat administratif dan eksekutif. Ini termasuk pesanan tunai masuk dan keluar, laporan penggajian untuk pembayaran gaji kepada karyawan organisasi, laporan muka dari orang yang bertanggung jawab, dll.

Dokumen akuntansi disusun dalam hal tidak terdapat dokumen baku untuk pencatatan transaksi bisnis, serta pada saat merangkum dan mengolah dokumen pendukung dan administrasi. Ini adalah sertifikat, lembar distribusi, dll.

Dokumen akuntansi juga dibagi menjadi satu kali dan kumulatif. Dokumen utama satu kali digunakan saat menyelesaikan setiap transaksi bisnis. Dokumen akumulasi disusun selama periode tertentu akumulasi bertahap dari transaksi bisnis yang homogen. Pada akhir periode, dokumen-dokumen ini menghitung hasil untuk indikator-indikator terkait. Contoh dokumen kumulatif adalah perintah kerja dua minggu, bulanan, kartu batas untuk pengeluaran bahan dari gudang organisasi, dll.

Dokumen akuntansi dibagi menjadi primer dan ringkasan

Dokumen sumber disusun pada saat terjadinya transaksi bisnis. Contoh dokumen tersebut adalah faktur pengeluaran bahan dari gudang organisasi ke bengkel.

Ringkasan dokumen disusun berdasarkan dokumen utama, misalnya laporan penggajian.

Pada saat pencatatan data dalam dokumen utama, muncul informasi akuntansi yang tidak dicatat secara otomatis. Semua karakteristik kuantitatif dan kualitatifnya tunduk pada pengendalian logis, aritmatika dan hukum sebelum penyusunan dokumen utama. Pengendalian tersebut dilakukan baik oleh karyawan yang terlibat dalam pemeliharaan akuntansi utama maupun oleh karyawan jasa manajemen.

Dengan menandatangani surat perintah tunai masuk dan keluar, laporan penggajian, perintah pembayaran dan permintaan, serta dokumen perbankan lainnya, pimpinan organisasi menganalisis secara menyeluruh setiap transaksi bisnis.

Dalam proses memperoleh informasi akuntansi, tahapannya dibedakan sebagai berikut:
  • pekerjaan pendahuluan sebelum menyusun dokumen utama;
  • penyiapan dokumen utama;
  • persetujuan dokumen utama;
  • pekerjaan departemen akuntansi dalam persiapan dan pemrosesan dokumen utama.

Pengumpulan informasi akuntansi melibatkan pekerjaan yang relevan dari berbagai layanan organisasi. Tahap ini ditandai dengan tingkat analitis dan efisiensi akuntansi tertinggi.

Tahap kedua dari proses akuntansi adalah pengolahan informasi akuntansi. Ini melibatkan partisipasi langsung karyawan layanan manajemen fungsional dalam memperoleh informasi akuntansi. Jadi, ketika menghitung barang inventaris berdasarkan dokumen utama, dibuat ketentuan untuk mengelompokkan dan merangkum data dalam kartu gudang bahan. Setiap bulan, data dari kartu dan buku ditransfer ke laporan pergerakan aset material. Pada waktunya, manajer gudang dan kepala departemen menyerahkan laporan ini ke departemen akuntansi organisasi.

Manajer juga mengambil bagian dalam pemrosesan data. Jadi, dengan bantuan karyawan dari berbagai layanan manajemen, penyebab kekurangan dan kerugian dapat diidentifikasi.

Setelah memeriksa perhitungan aritmatika, legalitas dan kemanfaatan transaksi bisnis yang dilakukan, dokumen akuntansi didaftarkan, dan kemudian datanya dikelompokkan secara ekonomi dalam sistem akun akuntansi sintetis dan analitis dengan mencatat dalam register akuntansi.

Register akuntansi adalah tabel penghitungan bentuk tertentu, dibangun sesuai dengan pengelompokan ekonomi data properti dan sumber pembentukannya. Mereka berfungsi untuk mencerminkan transaksi bisnis.

Register akuntansi, tergantung pada strukturnya, dibagi menjadi kronologis dan sistematis. Dalam register kronologis, transaksi bisnis tercermin dalam urutan penyelesaiannya. Register akuntansi yang sistematis berfungsi untuk mengelompokkan transaksi bisnis menurut karakteristik yang telah ditetapkan.

Register akuntansi dipelihara dalam bentuk buku besar, kartu, laporan, jurnal, serta media komputer.

Akuntansi sintetik dilakukan dalam register sistematis, dan akuntansi analitik dilakukan dalam register analitis. Entri dalam register dilakukan secara manual dan menggunakan teknologi komputer.

Himpunan dan letak rincian dalam register menentukan bentuknya, yang bergantung pada karakteristik objek yang diperhitungkan, tujuan register, dan metode registrasi akuntansi. Registrasi akuntansi mengacu pada pencatatan transaksi bisnis dalam register akuntansi.

Dalam buku akuntansi, semua halaman diberi nomor dan dijilid. Nomor tersebut ditunjukkan pada halaman terakhir dan disertifikasi dengan tanda tangan orang yang berwenang. Pada beberapa buku, misalnya buku kas, halaman-halamannya tidak hanya diberi nomor, tetapi juga diikat dengan benang dan disegel dengan segel lilin. Bergantung pada volume akun dalam buku, satu atau lebih halaman dialokasikan untuk akun tertentu. Buku akuntansi digunakan untuk akuntansi sintetik dan analitis.

Kartu dibuat dari kertas tebal atau karton longgar tanpa diikat menjadi satu. Mereka disimpan dalam kotak khusus yang disebut lemari arsip. Kartu dibuka selama satu tahun dan didaftarkan dalam register khusus untuk memastikan kontrol atas keamanannya.

Lembaran berbeda dengan kartu karena terbuat dari kertas yang kurang padat dan memiliki format yang lebih besar. Mereka disimpan dalam folder khusus yang disebut registrar. Laporan dibuka, sebagai suatu peraturan, selama satu bulan atau seperempat.

Entri dalam register akuntansi harus jelas, ringkas, jelas, dan dapat dibaca. Setelah mendaftarkan transaksi bisnis dalam daftar akuntansi, tanda yang sesuai dibuat pada dokumen utama untuk memudahkan verifikasi selanjutnya atas postingan yang benar. Pada akhir bulan, hasilnya dijumlahkan untuk setiap halaman register akuntansi. Catatan akhir dari register yang sistematis dan analitis harus diverifikasi dengan menyusun lembar omset.

Setelah laporan tahunan disetujui, register akuntansi dikelompokkan, diikat dan disimpan dalam arsip organisasi saat ini.

Metode untuk memperbaiki entri yang salah dalam register akuntansi

Ada tiga cara untuk memperbaiki entri yang salah dalam register akuntansi: koreksi, entri tambahan, pembalikan.

Metode korektif dapat diterapkan hanya jika kesalahan ditemukan sebelum penyusunan neraca atau terjadi dalam register akuntansi tanpa mempengaruhi korespondensi akun. Cara ini berupa mencoret dengan garis tipis teks, nomor, jumlah, dan tulisan yang salah di sebelah atau di atas teks atau jumlah yang benar dengan klausa yang sesuai.

Misalnya, jika bukannya 100 rubel. Jika 200 rubel tercermin, maka 200 rubel harus dicoret. dan tulis “100 rubel” di atasnya, dan di sampingnya tunjukkan: “200 rubel dicoret dan 100 rubel ditulis di atas, dikoreksi percaya (tanggal, tanda tangan).”

Koreksi atau pencoretan tidak diperbolehkan pada dokumen moneter, bahkan yang disebutkan, terutama dalam angka.

Entri tambahan dilakukan dalam kasus di mana jumlah transaksi bisnis diremehkan secara keliru. Misalnya, pemasok mentransfer 150 rubel dari rekening giro. Transaksi bisnis ini tercermin dalam korespondensi akun yang benar, namun jumlahnya diremehkan hingga 100 rubel. Entri akuntansi berikut dibuat: debit ke akun "Penyelesaian dengan pemasok", kredit ke akun "Rekening giro" - 100 rubel.

Tetapi karena pemasok harus mentransfer 150 rubel, maka jumlah yang hilang adalah 50 rubel. perlu membuat entri tambahan: debit ke akun "Penyelesaian dengan pemasok", kredit ke akun "Rekening giro" - 50 rubel.

Postingan tambahan dibuat pada bulan ini atau bulan depan. Aturan koreksi kesalahan ini diterapkan dalam dua kasus: jika data dokumen utama tidak dicatat dalam baris terpisah dalam daftar akuntansi dan ketika jumlah transaksi bisnis yang diremehkan secara keliru tercermin dalam daftar akuntansi.

Metode pembalikan adalah bahwa entri yang salah, terutama digital, dihilangkan dengan angka negatif, yaitu korespondensi dan jumlah yang salah diulangi dengan tinta merah. Pada saat yang sama, entri yang benar dibuat menggunakan tinta biasa. Pembalikan terjadi ketika akun diposting secara tidak benar atau ketika jumlah yang dicatat berlebihan.

Saat menjumlahkan hasil operasi, entri yang dibuat dengan tinta merah dikurangi.

Akuntansi primer adalah bukti dokumenter penyelesaian transaksi bisnis tertentu.

Bukti dokumenter tersebut mempunyai kekuatan hukum penuh. Instrumen utamanya adalah dokumen akuntansi utama.

Bentuk dan jenis dokumen primer

Bergantung pada jenis transaksi yang perlu dicerminkan, dokumen akuntansi utama mungkin memiliki bentuk standar atau khusus.

Bentuk pertama dari dokumen akuntansi utama digunakan ketika mendaftarkan transaksi bisnis yang homogen, yang umum terjadi pada sebagian besar perusahaan di satu atau beberapa industri.

Sederhananya, untuk operasi rutin yang dilakukan sebagian besar organisasi di negara kita.

Seragam khusus diperlukan untuk operasi yang sangat terspesialisasi

Dokumen utama meliputi:

  • wesel,
  • penerimaan kas dan perintah debet,
  • waybill,
  • tagihan, dll.

Setiap dokumen utama harus mencakup hal-hal berikut:

Baca juga Pemberitahuan penolakan untuk mendapatkan paten

Aturan pengisian dokumen utama


Semua dokumen akuntansi utama harus diisi dengan jelas dan akurat.

  1. Diperbolehkan menggunakan pulpen, pulpen tinta, peralatan komputer dan mesin tik.
  2. Dokumen primer harus dibuat pada saat transaksi bisnis direncanakan.
  3. Dalam beberapa kasus (bila ada alasan obyektif untuk ini), dokumen yang diperlukan dapat dibuat segera setelah operasi.

Saat ini, sebagian besar organisasi menggunakan formulir standar yang sudah jadi untuk dokumen utama: faktur, pesanan, faktur, kupon, laporan, dll.

Dokumen akuntansi primer dibagi menjadi dua jenis: eksternal dan internal.

Dokumen eksternal masuk ke organisasi (perusahaan) dari luar.

Pengirimnya dapat berupa instansi pemerintah, organisasi tingkat tinggi, bank, inspektorat pajak (dalam hal ini adalah dokumen akuntansi pajak utama), pendiri, pemasok, pembeli, dll.

Mereka disusun menurut bentuk standar.

Contoh dokumen akuntansi eksternal dapat berupa faktur dari pemasok, perintah pembayaran, permintaan pembayaran, permintaan perintah pembayaran, dll.

Dokumen akuntansi internal dibuat secara eksklusif di dalam organisasi

Pada gilirannya, dokumen akuntansi internal dibagi menjadi beberapa jenis dokumen utama berikut:

  1. administratif. Jenis dokumen yang memuat perintah atau instruksi tertentu mengenai pelaksanaan operasi tertentu;
  2. eksculpatory (eksekutif). Dokumen-dokumen tersebut menyoroti fakta operasi tertentu. Sebagai contoh, kita dapat mengambil tindakan penerimaan bahan (barang), penerimaan pesanan, tindakan penerimaan produk manufaktur, tindakan penerimaan dan pelepasan aset tetap, dll.
  3. digabungkan. Ini adalah jenis dokumen yang bersifat eksculpatory dan administratif. Ini adalah laporan penggajian, perintah penerimaan kas (dokumen), laporan pengeluaran, dll.;
  4. pendaftaran akuntansi. Dokumen-dokumen tersebut dibuat jika bentuk standar dokumen utama tidak sesuai untuk mencatat suatu transaksi bisnis. Misalnya lembar distribusi, sertifikat, dll.

Koreksi pada dokumen utama


Ada kalanya bahkan seorang akuntan berpengalaman pun melakukan kesalahan dalam penyusunan dokumen utama.