Cara menyiapkan laporan awal di 1C 8. Laporan awal: apa yang bisa diperhatikan. Bahan laporan awal

Jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan memerlukan pengendalian yang tepat. Untuk tujuan inilah laporan awal digunakan.

Dengan bantuannya, akuntansi menetapkan tujuan pengeluaran dana dan bukti dokumenternya, serta adanya saldo atau pengeluaran berlebih dan sifat penyelesaian lebih lanjut dengan orang yang bertanggung jawab.

Apa itu dan mengapa dokumen ini diperlukan?

Laporan awal (selanjutnya dalam teks - AO), pertama-tama, adalah dokumen utama di mana orang yang bertanggung jawab mencerminkan arah pengeluaran dana yang dikeluarkan kepadanya dan mengkonfirmasi pengeluaran ini dengan dokumen.

Juga dalam dokumen ini tercermin banyak informasi lainnya, khususnya:

Dan pencapaian semua tujuan ini hanya mungkin dilakukan dengan persiapan laporan awal yang kompeten dan tepat waktu.

Aturan desain

Laporan awal dapat dibuat baik di atas kertas dengan tangan atau dicetak di atas kertas dengan menggunakan perangkat lunak, atau dalam bentuk elektronik.

Namun ini merupakan opsi yang lebih rumit karena:

• pendaftaran dokumen elektronik memerlukan akses banyak orang ke database;
• Untuk menandatangani dokumen semacam itu, semua pihak juga memerlukan pengelolaan dokumen elektronik, karena JSC perlu melewati beberapa orang sekaligus - kepala akuntan atau akuntan, manajer dan kasir.

AO harus diisi orang yang bertanggung jawab dalam satu salinan. Hal ini secara tegas tertuang dalam Petunjuk Bank Rusia tertanggal 11 Maret 2014. Nomor 3210-U: seseorang yang mengeluarkan uang tunai untuk kepentingan perusahaan harus menyerahkan laporan awal kepada akuntan atau kepala akuntan untuk verifikasi dengan semua dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran yang dilakukan oleh orang tersebut.

Tetapi penanggung jawab hanya mengisi sebagian dokumennya saja. Dan departemen akuntansi, setelah memeriksa laporan pengeluaran, memiliki bagiannya sendiri, di mana perlu untuk membuat entri, menunjukkan keputusan mengenai penerimaan biaya untuk akuntansi, dll. Namun, dalam praktiknya, laporan pengeluaran disiapkan oleh departemen akuntansi dan ini bukan merupakan pelanggaran - lagi pula, dokumen itu sendiri disajikan, pengeluaran di dalamnya dikonfirmasi oleh dokumen, ada tanda tangan dan laporan disetujui.

Terlepas dari kenyataan bahwa Petunjuk No. 3210-U tidak menentukan bentuk pasti laporan pengeluaran, dalam praktiknya disarankan dua versi itu:

• pengembangan perusahaan sendiri berdasarkan Undang-Undang Akuntansi No. 402-FZ;
• bentuk terpadu, yang sekarang tidak wajib, disetujui oleh Komite Statistik Negara Federasi Rusia dalam Resolusi No. 55 tanggal 01.08.01. Namun perlu diperhatikan bahwa Resolusi ini menyatakan: JSC adalah dokumen yang dimaksudkan untuk akuntansi dana. Artinya, pada tingkat yang lebih besar, laporan awal adalah dokumen kas, bukan dokumen akuntansi. Dan akan lebih bijaksana dan mudah menggunakan formulir yang sudah jadi, daripada mengembangkannya sendiri.

JSC harus disediakan oleh penanggung jawab dalam waktu 3 hari kerja (dan tidak lebih lama) sejak berakhirnya jangka waktu pemberian dana kepadanya atas permohonan, atau sejak tanggal ia kembali bekerja. Batas waktu penyampaian laporan biasanya disetujui dalam kebijakan akuntansi perusahaan. Dan batas waktu penyampaian laporan tertentu, tanpa bertentangan dengan yang disetujui dalam Kebijakan Akuntansi perusahaan, ditetapkan pada saat pimpinan perusahaan menandatangani permohonan pengeluaran uang untuk laporan tersebut. Dokumen ini menunjukkan jangka waktu pengeluaran dana tersebut.

Perusahaan saham gabungan disajikan kepada departemen akuntansi atau kepala perusahaan.

Berlangganan dokumen oleh beberapa orang:

• orang yang bertanggung jawab - saat menyusun dan menyerahkan dokumen;
• akuntan atau kepala akuntan - setelah menerima dokumen dan setelah memeriksanya;
• oleh manajer - setelah verifikasi oleh departemen akuntansi;
• seorang akuntan atau kasir - setelah menerima saldo atau pengeluaran kelebihan jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerbitan jumlah baru untuk pelaporan hanya dimungkinkan jika utang atas jumlah yang dikeluarkan sebelumnya telah dilunasi.

Segera setelah laporan pengeluaran diverifikasi, laporan tersebut diterima untuk akuntansi. Dokumen ini biasanya disimpan di departemen akuntansi setidaknya selama 5 tahun.

Apa itu laporan awal dan aturan pengisiannya menggunakan 1C8.2 dijelaskan dalam video berikut:

Jika Anda belum mendaftarkan organisasi, maka cara termudah Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan layanan online yang akan membantu Anda menghasilkan semua dokumen yang diperlukan secara gratis: Jika Anda sudah memiliki organisasi dan sedang memikirkan cara menyederhanakan dan mengotomatiskan akuntansi dan pelaporan, maka layanan online berikut akan membantu dan akan sepenuhnya menggantikan seorang akuntan di perusahaan Anda dan akan menghemat banyak uang dan waktu. Semua pelaporan dibuat secara otomatis, ditandatangani secara elektronik dan dikirim secara otomatis secara online. Ini sangat ideal untuk pengusaha perorangan atau LLC dengan sistem pajak yang disederhanakan, UTII, PSN, TS, OSNO.
Semuanya terjadi dalam beberapa klik, tanpa antrian dan stres. Cobalah dan Anda akan terkejut betapa mudahnya hal itu!

Prosedur pengisian

Pertama-tama, nomor dan tanggal dokumen dimasukkan. Nomornya harus disediakan oleh departemen akuntansi, dan tanggal dokumen adalah hari pengisiannya (tidak diserahkan!).

Setelah orang yang bertanggung jawab di halaman judul meletakkan apa yang dia tahu pasti:

Sebelum Anda mulai memeriksa AO, setelah menerima dokumen tersebut, akuntan harus mengisi tanda terima sobek dan menyerahkannya kepada penanggung jawab.

Semua bagian yang tersisa harus diisi oleh bagian akuntansi. Apalagi pengisiannya dimulai dari sisi belakang laporan pengeluaran, dimana diperiksa terlebih dahulu semua catatan dibuat dengan membandingkannya dengan dokumen pendukung.

• perusahaan;
• nomor personel pegawai;
• postingan lengkap dibuat dengan jumlah total untuk akun;
• Jumlah akhir ditetapkan untuk persetujuan berdasarkan data verifikasi.

Segera setelah manajer mengkonfirmasi laporan awal, pembayaran akhir dilakukan berdasarkan laporan tersebut.

Beberapa nuansa penyusunan

Tergantung tentang alasan membelanjakan dana yang dapat dipertanggungjawabkan pada kolom “Tujuan uang muka” ditempatkan “untuk keperluan bisnis” atau “untuk perjalanan bisnis”.

Berdasarkan hal ini, daftar dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran uang dibuat dalam kasus perjalanan bisnis akan dilengkapi dengan tiket. Tunjangan harian yang diberikan kepada pelancong bisnis tidak termasuk dalam laporan awal, tetapi biasanya dikeluarkan secara terpisah. Jika tidak, tunjangan harian harus tercermin dalam laporan awal.

Jika, saat mengeluarkan dana untuk kebutuhan rumah tangga, tanda terima dikeluarkan sebagai konfirmasi pembayaran, maka laporan awal harus disertakan postingan selanjutnya:

D 60 “Penyelesaian dengan pemasok dan kontraktor” K 71 “Penyelesaian dengan orang yang bertanggung jawab”.

Tanda terima ini harus disertai dengan faktur (misalnya, ),. Jika tidak ada, berarti dokumen tersebut diterima lebih awal dan penanggung jawab hanya membayar untuk transaksi yang telah selesai, atau dokumen tersebut belum sampai ke perusahaan. Dan kemudian biaya ini akan tercermin sebagai uang muka kepada pemasok sampai dokumen barang, produk atau pekerjaan tiba di departemen akuntansi.

Seandainya ada kelebihan biaya, maka penanggung jawab tidak perlu mengisi lamarannya. Namun disarankan untuk melampirkan catatan penjelasan dari penanggung jawab mengenai fakta pengeluaran dana yang berlebihan. Catatan penjelasan ini ditulis dalam bentuk bebas. Sinyal penyelesaiannya adalah persetujuan laporan awal oleh manajer. Jika tidak, pada saat karyawan tersebut menerima uang untuk pelaporan, karyawan tersebut harus menunjukkan jumlah sisa pengeluaran yang berlebihan dalam laporan sebelumnya. Selain itu, dia tidak akan dapat melakukan kompensasi internal atas jumlah tersebut. Itu. jika ada saldo pada jumlah lain yang dapat dipertanggungjawabkan, Anda harus menunjukkan saldo saat ini dan sisa pengeluaran berlebih. Namun sampai pengelola menyetujui JSC dengan pengeluaran berlebihan.

Petunjuk langkah demi langkah pengisian AO di program 1C (versi 8.2 dan 8.3)

Untuk mengisi AO, Anda harus terlebih dahulu membuka tab “Kasir” atau “Produksi” - dokumen ini tersedia di keduanya. Selanjutnya, klik “Laporan Lanjutan” - jurnal kosong atau jurnal berisi dokumen akan muncul. Jurnal ini memiliki tombol "Tambah". Tombol ini memungkinkan Anda membuka laporan baru. Begitu laporan baru dibuka, Anda dapat langsung melihat bahwa laporan tersebut sudah memuat organisasi dan tanggal penyelesaiannya.

Baris “Perorangan” (orang yang bertanggung jawab) diisi melalui daftar pegawai.

Tab “Uang Muka” menunjukkan jumlah yang dikeluarkan untuk orang ini di akun. Untuk melakukan ini, pilih dari daftar salah satu dokumen yang dananya dikeluarkan. Daftar ini muncul ketika Anda mengklik baris kosong. Dengan menggunakan dokumen yang dipilih dari daftar ini, Anda dapat masuk ke daftarnya dan menambahkannya ke laporan pengeluaran menggunakan tombol “Pilih”.

Di baris "Tujuan" (di bawah, di tab "Uang Muka") Anda harus memasukkan "pengeluaran rumah tangga" atau "perjalanan bisnis".

Di tab “Produk”, Anda harus menambahkan semua barang yang dibeli oleh penanggung jawab dengan menambahkan baris. Baris ditambahkan melalui tombol dengan nama yang sama. Harga, jumlah, ketersediaan pajak, dan rincian lainnya dimasukkan dari dokumen yang menjadi dasar penyusunan laporan ini.

Postingan dibuat secara otomatis, namun Anda perlu memeriksa kebenarannya.

Tab “Pembayaran” hanya digunakan ketika penanggung jawab melakukan pembayaran dan bukan pembelian barang, misalnya untuk Internet, telepon, dll.

Deposit “Lainnya” digunakan jika karyawan melakukan perjalanan bisnis.

Tata cara pengisian laporan pengeluaran pada 1C 8.3 diuraikan dalam video pembelajaran berikut:

Jika institusi Anda memiliki penyelesaian dengan orang-orang yang bertanggung jawab (misalnya, pembelian barang atau jasa tertentu melalui orang-orang yang bertanggung jawab atau penggantian biaya karyawan saat menjalankan tugas resmi), maka Anda mungkin menggunakan laporan awal dalam pekerjaan Anda. Pada artikel kali ini saya ingin membahas tentang kebenaran pengisian dokumen-dokumen tersebut pada program "1C: Akuntansi Instansi Pemerintah, Edisi 2.0".

Apa itu laporan awal? Dalam program ini, ini adalah dokumen yang mengkonfirmasi fakta pengeluaran uang muka kepada karyawan dan laporan pengeluaran. Oleh karena itu, secara metodis benar untuk terlebih dahulu membuat dokumen "Permohonan pembayaran di muka" dalam program, dan kemudian memasukkan "Laporan di muka", yang akan mencerminkan pelaporan orang yang bertanggung jawab.
Aplikasinya dapat ditemukan:

Mari buat dokumen:

Isi dokumen dengan data berikut:

Izinkan saya menarik perhatian Anda pada kewajiban: lebih tepat membuat kewajiban untuk setiap pernyataan orang yang bertanggung jawab, jadi dalam contoh kita, kita akan membuat kewajiban:

Agar komitmen kita terlihat dalam daftar, kita perlu menghapus tanda:

Setelah selesai, dokumennya terlihat seperti ini:

Dokumen yang diposting menghasilkan pergerakan akun berikut:

Kemudian, berdasarkan ini, dokumen “Laporan Lanjutan” dibuat:

Dokumen ini terdiri dari empat tab. Mari kita pertimbangkan masing-masing secara berurutan
1. Maju
Tab ini berisi semua informasi tentang uang muka yang diberikan kepada karyawan. Saat dibuat berdasarkan tab, data utama terisi secara otomatis.

Jika ada kelebihan pembelanjaan atau saldo dari uang muka sebelumnya, maka Anda perlu menggunakan tombol isi:

Penting juga untuk mengisi bagian tabel, di mana Anda harus menunjukkan dokumen pengeluaran moneter untuk pengeluaran dana ke akuntan sebagai uang muka:

Mari buat baris baru. Seperti yang Anda lihat pada gambar, daftar dokumen moneter dibuka dengan pilihan berdasarkan rekanan (dalam contoh kami, ini adalah karyawan Olga Konstantinovna Zaitseva). Namun karena kami belum berhasil membuat dokumen pembayaran di muka, daftar tersebut kosong. Oleh karena itu, kami akan membayar uang muka kepada karyawan tersebut:

Mari buat dokumen pembayaran tunai:

Mari kita isi dokumennya:

Mari kita pilih transaksi akuntansi yang sesuai:

Kami akan membayar uang tersebut kepada karyawan, menetapkan tanggal pelaksanaan dokumen dan melaksanakan:

Dokumen tersebut menghasilkan transaksi berikut:

Dokumen telah dibuat dan diposting. Sekarang mari kita kembali ke laporan awal kita dan coba lagi menambahkan dokumen pengeluaran tunai ke bagian tabel pada tab "Uang Muka":

Seperti yang Anda lihat, sekarang dimungkinkan untuk menambahkan dokumen moneter:

Ini menyelesaikan pengisian tab pertama. Setelah orang yang bertanggung jawab membeli bahan-bahan yang diperlukan, aset tetap, layanan dan melaporkan dokumen yang relevan ke departemen akuntansi, tab kedua “Dibelanjakan” diisi.
2. Menghabiskan.
Sekali lagi, berkat kreasi berdasarkan aplikasi, tab tersebut terisi sebagian. Tabel di tab ini menunjukkan pengeluaran orang yang bertanggung jawab. Anda cukup menambahkan baris yang menjelaskan biaya atau menautkan dokumen masuk (untuk ini, Anda perlu menyetel tanda di baris pertama):

Karena dalam contoh kami buku dibeli untuk perpustakaan, kami akan membuat dan menunjukkan dokumen untuk penerimaan aset tetap:

Dokumen ini menghasilkan transaksi berikut:

Setelah dokumen kwitansi siap, kami tunjukkan di bagian tabel:

Karena dokumen penerimaan aktiva tetap pada bagian tabel sudah mencerminkan rincian transaksi akuntansi, maka entri berikut secara otomatis dimasukkan dalam laporan awal:

Jika Anda tidak menunjukkan dokumen tanda terima apa pun, tetapi menguraikan pengeluaran orang yang bertanggung jawab di bagian tabel laporan pengeluaran, rinciannya ditunjukkan secara lengkap di kolom catatan akuntansi. Misalnya, mari tambahkan entri berikut:

Jenis pengeluaran ini dapat diklasifikasikan sebagai pengeluaran bisnis umum - akun 109.80 atau langsung sebagai pengeluaran tahun anggaran berjalan - akun 401.20:

Saya juga ingin menarik perhatian Anda pada fakta bahwa ketika mengisi entri akuntansi dalam versi laporan pengeluaran ini, ketika kita mencoba membuka daftar akun akuntansi, kita akan melihat bahwa daftar tersebut kosong. Intinya pemilihan didasarkan pada akun yang benar:

Mari kita hapus pilihannya:

Setelah penarikan, daftar diisi dengan akun.
Kami mempertimbangkan opsi dengan laporan tanpa dokumen paroki, tetapi karena tidak sesuai dengan contoh kami, kami akan menghapus baris ini. Tab kedua akan terlihat seperti:

3. Informasi tentang penyetoran saldo, pengeluaran overruns.
Tab ini diisi bila jumlah uang muka tidak sama dengan jumlah pengeluaran penanggung jawab (kurang atau lebih). Jika jumlahnya lebih kecil, penanggung jawab mengembalikan sisanya (dibuat juga dokumen penerimaan kas); jika jumlah pengeluaran lebih besar dan seluruh jumlah diperhitungkan, penanggung jawab diberikan kelebihan pengeluaran ( dokumen kas yang bersifat pengeluaran dibuat). Dan dalam laporan awal, pada tab ini di bagian tabel, ditunjukkan dokumen yang membuktikan masalah pengeluaran berlebih atau pengembalian saldo. Dalam contoh kita, aset tetap dibeli dengan jumlah keseluruhan, jadi tab ini akan tetap kosong.

4. Operasi akuntansi.
Pada tab ini, seperti pada dokumen lainnya, transaksi akuntansi ditunjukkan yang memungkinkan Anda menghasilkan transaksi yang diperlukan saat memposting. Secara default, dokumen tersebut berisi transaksi akuntansi berikut:

Hal ini terjadi karena dokumen ini hanya berisi satu transaksi akuntansi yang dipasok dari pemasok:

Setelah diisi, kami menyerahkan dokumennya. Anda perlu melihat transaksi mana yang akan dihasilkan oleh dokumen tersebut:

Dalam contoh kita, tidak ada transaksi yang dibuat. Mari kita lihat apakah ini benar:
- dokumen pertama yang kami buat adalah permohonan pembayaran uang muka. Ini menghasilkan transaksi untuk menerima kewajiban moneter. Artinya, kita harus membayar uang kepada penanggung jawabnya sekarang, bukan suatu saat nanti barangnya sudah sampai, tapi sekarang, artinya kita menerima kewajiban finansial.
- kemudian dokumen pengeluaran dibuat - dalam contoh kita, ini adalah aplikasi pengeluaran tunai. Dokumen ini menghasilkan transaksi yang “memasukkan” dana sebesar 10.000 rubel. dengan analitik yang sesuai (sub-akun “Counterparty”) ke akun 208.31 “Penyelesaian dengan orang yang bertanggung jawab untuk perolehan aset tetap.” Entri dalam dokumen ini benar.
- setelah penanggung jawab melapor, kami membuat dokumen penerimaan aset tetap, yang menghasilkan postingan di mana akun 208.31 diindikasikan untuk pinjaman, postingan ini menutup akun 208 dan mengakhiri operasi penyelesaian dengan orang yang bertanggung jawab. Pihak pelapor sudah tidak mempunyai utang.
- sehubungan dengan rekening-rekening di Bagian 5 “Sanksi”, khususnya – kewajiban moneter – rekening-rekening ini ditutup pada akhir tahun, selama tahun jumlah dalam rekening-rekening ini terakumulasi.
Oleh karena itu, dokumen “Laporan Lanjutan” tidak menghasilkan postingan apa pun saat diposting.
Mari kita lihat situasi terkini dalam laporan "Neraca Perputaran":

Mari gunakan pengaturan berikut:

Mari buat laporan:

Seperti terlihat dari laporan, sebagai hasil operasi, kami memiliki saldo debit di akun 106 - ini adalah kontribusi modal kami ke aset tetap yang diperoleh melalui entitas yang akuntabel. Penting untuk memperhitungkan dari akun ini ke akun 101, dan aset tetap yang baru diperoleh akan muncul dalam akuntansi.
Perhatikan juga bahwa akun 208 telah ditutup. Artinya penanggung jawab telah mempertanggungjawabkan secara penuh uang muka yang dikeluarkan.
Saldo pada akun otorisasi dipertahankan, tetapi, seperti yang telah saya sebutkan, ini normal, karena... penutupan terjadi pada akhir tahun.
Dan terakhir, saya ingin menarik perhatian Anda pada satu nuansa penting dalam pengisian dokumen: saat membuat dan mengisi dokumen yang diperlukan untuk pelaporan, perhatikan urutan yang dijamin oleh tanggal dokumen. Artinya, tanggal permohonan pembayaran uang muka harus paling awal, tanggal laporan uang muka harus paling lambat. Tanggal dokumen pengeluaran dan penerimaan dana, dokumen penerimaan barang dan bahan, serta jasa harus berada dalam selang waktu tersebut.

Laporan awal dalam 1C berfungsi untuk mengkonfirmasi oleh karyawan (orang yang bertanggung jawab) jumlah uang yang telah dikeluarkan sebelumnya yang diberikan kepadanya. Mari kita lihat petunjuk langkah demi langkah menggunakan contoh cara membuat, mengisi, dan memposting laporan awal dengan benar di 1C Accounting 8.3 (3.0).

Omong-omong! Mengisi laporan pengeluaran di 1C 8.2 (2.0) juga demikian. Anda dapat menggunakan petunjuk ini dengan aman untuk versi program yang lebih lama.

Cara membuat laporan pengeluaran baru

Untuk membuat dan mengisi “Laporan uang muka” di 1C 8.3, masuk ke menu “Bank dan meja kas”, pilih “Laporan uang muka”. Dalam formulir daftar, klik tombol "Buat". Formulir dokumen baru akan terbuka.

Uang muka dapat dikeluarkan untuk tujuan berikut:

• ongkos kirim;
• pembelian kemasan yang dapat dikembalikan;
• penyelesaian dengan pemasok;

Dalam dokumen, operasi ini tercermin dalam tab yang sesuai.

Tab pertama “Uang Muka” digunakan untuk mencerminkan uang muka yang diterima. Sebagai contoh, saya secara khusus sebelumnya membuat dokumen "Perintah pengeluaran tunai" dengan jenis operasi "Masalah ke orang yang bertanggung jawab" dan menambahkannya ke bagian tabel "Uang Muka" ().

Dapatkan 267 pelajaran video di 1C gratis:

Jadi, kita melihat bahwa di belakang karyawan Bazin A.V. ada uang muka 1000 rubel yang belum terpakai.

Dalam satu "Laporan uang muka" Anda dapat mencerminkan semua operasi yang direncanakan untuk menghapuskan uang muka yang diberikan kepada orang yang bertanggung jawab.

Mari kita asumsikan bahwa untuk jumlah ini dia membeli:

• mouse optik – 200 gosok;
• melakukan pembayaran di muka kepada pemasok - 600 rubel;
• Mengisi mobil dengan bensin - 200 rubel.

Kami memasukkan semua data ini ke dalam dokumen.

Seperti yang bisa kita lihat, orang yang bertanggung jawab mengeluarkan uang lebih dari 100 rubel. Sekarang laporan pengeluaran dapat diposting dan dicetak:

Pengisian laporan awal terjadi dalam kasus di mana karyawan perusahaan dan organisasi menerima sejumlah uang dari departemen akuntansi untuk biaya yang terkait dengan aktivitas profesional mereka.

FILE

Paling sering, dana dikeluarkan untuk biaya perjalanan atau pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan bisnis dan rumah tangga perusahaan (pembelian alat tulis, kertas kantor, furnitur, dll). Tetapi sebelum mengeluarkan keuangan, akuntan harus menerima perintah atau perintah yang sesuai dari direktur perusahaan, yang akan menunjukkan jumlah pasti dan tujuan pengeluaran uang muka.

Setelah pengeluaran dikeluarkan, pekerja yang menerima uang tersebut wajib mengembalikan sisanya ke meja kas perusahaan atau, jika terjadi pengeluaran yang berlebihan, menerima kelebihan uang yang dikeluarkan dari mesin kasir. Pada tahap inilah sebuah dokumen dipanggil "Laporan awal".

Bagaimana cara mengkonfirmasi pengeluaran

Anda tidak bisa begitu saja mengembalikan sisa uang ke meja kas perusahaan. Penting untuk menyerahkan dokumen ke spesialis departemen akuntansi yang mengonfirmasi bahwa dana yang dapat dipertanggungjawabkan dibelanjakan tepat untuk tujuan penyediaannya. Bukti tersebut terutama mencakup mesin kasir, kwitansi, tiket kereta api, formulir pelaporan yang ketat, dll. Semua dokumen di atas harus memiliki rincian, tanggal dan jumlah yang dapat dibaca dengan jelas.

Aturan untuk menulis laporan

Saat ini tidak ada templat laporan terpadu yang harus diisi secara ketat, namun sebagian besar akuntan, dengan cara lama, lebih suka menggunakan formulir yang sebelumnya berlaku umum. Hal ini dapat dimengerti: ini mencakup semua informasi yang diperlukan, termasuk -

• informasi tentang organisasi yang mengeluarkan uang,
• karyawan yang menerimanya,
• jumlah dana yang tepat
• tujuan yang dimaksudkan.
• Biaya yang dikeluarkan juga tercermin di sini, bersama dengan semua dokumen pendukungnya. Selain itu, laporan tersebut memuat tanda tangan pegawai akuntansi yang mengeluarkan uang dan menerima sisanya, serta pegawai yang mempertanggungjawabkan dana tersebut.

Tidak perlu membubuhkan stempel pada suatu dokumen, karena merupakan bagian dari alur dokumen internal perusahaan, apalagi sejak tahun 2016, badan hukum, seperti sebelumnya dan pengusaha perorangan, mempunyai hak hukum penuh untuk tidak menggunakan stempel dan stempel untuk pengesahan; dokumen.

Dokumen tersebut dibuat dalam satu salinan asli, dan tidak perlu menunda pengisiannya - menurut hukum, itu harus dikeluarkan dalam waktu paling lama tiga hari setelah uang tersebut habis.

Karena laporan pengeluaran berkaitan dengan dokumentasi akuntansi utama, Anda harus sangat berhati-hati saat mengisinya dan berusaha menghindari kesalahan. Jika hal ini tidak dapat dihindari, lebih baik mengisi formulir baru.

Contoh laporan awal

Terlepas dari nama serius dan pentingnya dokumen tersebut, pengisiannya tidak terlalu sulit.

Bagian pertama dari dokumen diisi oleh karyawan yang menerima uang secara kredit.

1. Di awal ditulis nama perusahaan dan dicantumkan kode OKPO () - data ini harus sesuai dengan surat pendaftaran perusahaan. Selanjutnya masukkan nomor laporan akuntansi dan tanggal pembuatannya.
2. Di sebelah kiri, beberapa baris tersisa untuk disetujui oleh direktur perusahaan: di sini, setelah mengisi seluruh laporan, direktur harus memasukkan jumlah dengan kata-kata, menandatangani dan memberi tanggal pada dokumen.
3. Kemudian muncul informasi tentang karyawan tersebut: masukkan unit struktural tempatnya, nomor personelnya, nama belakang, nama depan, patronimik, tunjukkan posisi dan tujuan uang muka yang dikeluarkan.

Ke meja kiri pegawai pelapor memasukkan informasi tentang dana yang dikeluarkan, khususnya menunjukkan jumlah total, serta informasi tentang mata uang yang dikeluarkan (jika mata uang negara lain digunakan). Di bawah ini adalah jumlah saldo atau kelebihan pengeluaran.

Ke meja kanan Spesialis akuntansi memasukkan data. Ini mencakup informasi tentang akun dan transaksi akuntansi, khususnya sub-akun yang dilalui uang dan jumlah tertentu.

Di bawah tabel menunjukkan jumlah lampiran pada laporan pengeluaran (yaitu dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran).

Setelah mengisi semua informasi yang diperlukan, laporan dan kertas yang dilampirkannya wajib diperiksa oleh kepala akuntan dan di baris yang sesuai (dalam kata-kata dan angka) menunjukkan jumlah yang disetujui untuk laporan tersebut.

Kemudian tanda tangan akuntan dan kepala akuntan dimasukkan ke dalam laporan, serta informasi tentang sisa atau pengeluaran dana yang berlebihan - jumlah spesifik dan pesanan tunai yang dilaluinya ditunjukkan di sel yang diperlukan. Kasir yang menerima saldo atau mengeluarkan kelebihan penarikan juga menandatangani dokumen tersebut.

Bagian belakang laporan pengeluaran berisi informasi tentang semua dokumen yang dilampirkan: cocok di sini

• daftar lengkapnya yang menunjukkan rincian, tanggal penerbitan, nama, jumlah pasti setiap pengeluaran (dikeluarkan dan diterima untuk akuntansi),
• serta nomor sub-akun akuntansi yang dilaluinya.

Di bawah tabel, penanggung jawab harus membubuhkan tanda tangannya, yang menunjukkan keakuratan data yang dimasukkan.

Bagian terakhir (bagian cut-off) mencakup tanda terima dari akuntan kepada siapa karyawan pelapor menyerahkan dokumen yang membuktikan biayanya. Di sini ditunjukkan

• nama keluarga, nama depan, patronimik karyawan,
• nomor dan tanggal laporan,
• jumlah dana yang dikeluarkan untuk pengeluaran (dalam kata-kata),
• serta jumlah dokumen yang mengkonfirmasi biaya.

Kemudian akuntan harus membubuhkan tanda tangannya di bawah dokumen dan tanggal pembuatan dokumen tersebut dan menyerahkan bagian tersebut kepada pegawai yang memberikan laporan.

Organisasi secara teratur mengeluarkan dana yang dapat dipertanggungjawabkan kepada karyawannya. Karyawan membelanjakan uang ini untuk kebutuhan bisnis - biaya perjalanan, biaya pos, pembelian perlengkapan kantor, aset tetap. Dokumen yang mencerminkan pengeluaran orang yang bertanggung jawab disebut laporan awal. Bagaimana cara membuat laporan awal di 1C 8.3 Akuntansi langkah demi langkah? Bagaimana cara mendaftarkan tunjangan harian dalam laporan awal di 1C 8.3? Kami akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini di artikel.

Baca di artikel:

Laporan awal disiapkan untuk setiap karyawan yang menerima uang berdasarkan laporan tersebut. Ini terdiri dari dua bagian.

Yang pertama Anda dapat melihat:

• jumlah hutang pada saat pembuatan laporan baik dari organisasi kepada karyawan (overspending), maupun dari karyawan kepada perusahaan;
• berapa banyak uang yang dikeluarkan menurut laporan awal;
• jumlah biaya menurut laporan awal;
• saldo utang karena akuntan.

Di bagian kedua, Anda dapat melihat secara detail untuk apa akuntan membelanjakan uang tersebut. Anda dapat membuat laporan pengeluaran di 1C 8.3 dalam 4 langkah.

Langkah 1. Buka jendela “Laporan lanjutan” di 1C 8.3

Buka bagian “Bank dan Kantor Kas” (1) dan klik tautan “Laporan di muka” (2).

Di jendela yang terbuka, Anda akan melihat daftar semua laporan awal. Untuk membuat laporan pengeluaran baru, klik tombol “Buat” (3).

Jendela untuk membuat laporan awal akan terbuka. Ini terlihat seperti ini:

Langkah 2. Isi rincian dasar laporan awal di 1C 8.3

Di bagian atas laporan pengeluaran, isikan kolom: “Organisasi” (4), “Orang yang bertanggung jawab” (5), “Gudang” (6). Gudang terisi jika akuntan membeli inventaris atau aset tetap.

Langkah 3. Isi bagian pengeluaran pada laporan pengeluaran

• "Rayuan". Di sini mencerminkan jumlah yang dikeluarkan untuk pelaporan kepada karyawan;
• "Barang-barang". Tab ini dirancang untuk mencatat barang yang dibeli;
• "Kemasan yang dapat dikembalikan." Tab selesai jika penanggung jawab menerima kemasan yang dapat dikembalikan dari pemasok;
• "Pembayaran". Gunakan tab ini jika orang yang bertanggung jawab membayar barang kepada pemasok;
• "Lainnya." Tab ini mencerminkan biaya perjalanan, pos, transportasi, dan lainnya yang tidak ditampilkan di tab lain.

Mari kita bicara tentang mengisi tab ini lebih detail.

Rayuan

Pada tab “Uang Muka” (8), mencerminkan jumlah yang dikeluarkan untuk akuntan. Untuk mengisinya, pada kolom “Dokumen di muka”, pilih pesanan penerimaan kas yang diperlukan dari daftar. Jumlah uang muka akan terisi secara otomatis.

Barang-barang

Jika akuntan membeli barang atau bahan, maka cantumkan nama dan biayanya di tab “Barang” (9). Pada kolom “Dokumen (pengeluaran)”, masukkan jenis dokumen dari mana barang berharga diterima, nomor dan tanggalnya. Pada kolom “Nomenklatur”, sebutkan nama barang atau bahan yang dibeli akuntan menggunakan faktur ini. Isi juga kolom “Kuantitas” dan “Harga”. 1C 8.3 akan menghitung data untuk bidang “Jumlah” pada laporan awal itu sendiri. “Akun akuntansi” 1C 8.3 akan ditentukan secara otomatis, tergantung pada jenis barang yang masuk (produk, bahan, aset tetap).

Pembayaran

Jika penanggung jawab membayar barang atau jasa dari jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan, maka isi tab “Pembayaran” (10) pada laporan awal di 1C 8.3. Pada kolom “Dokumen (biaya)”, tunjukkan jenis dokumen yang dibayarkan. Di bidang “Counterparty/perjanjian”, pilih pemasok dan tunjukkan rincian perjanjian dengannya. Di “Konten”, masukkan tujuan pembayaran, misalnya, “Pembayaran baterai”. Di bidang “Pembayaran hutang”, pilih dokumen mana yang digunakan untuk pembayaran. Tunjukkan juga jumlah pembayaran (bidang “Jumlah”).

Lainnya

Isi tab “Lainnya” (11) pada laporan awal di 1C 8.3 jika pelapor melaporkan perjalanan bisnis, serta biaya transportasi, pos dan lainnya yang tidak tercantum pada tab sebelumnya. Mirip dengan tab sebelumnya, isi “Dokumen Pengeluaran”. Di bidang “Nomenklatur”, pilih pengeluaran yang dilaporkan oleh akuntan, tunjukkan jumlah pengeluaran (bidang “Jumlah”). Bidang “Akun biaya” pada laporan awal akan diisi secara otomatis oleh 1C 8.3.

Langkah 4. Simpan dan cetak laporan pengeluaran dari 1C 8.3

Setelah mengisi semua kolom laporan pengeluaran di 1C 8.3, Anda dapat memposting dan mencetak laporan pengeluaran. Klik tombol “Lulus” (12). Sekarang ada entri akuntansi untuk laporan awal. Untuk mencetak dokumen, klik tombol “Cetak” (13).