В результате стремительного развития рыночной экономики и рыночных процессов в обществе, пришедшегося на середину двадцатого столетия, образовалось большое количество новых профессий, расширяющие и "уточняющие" обязанности ранее существующих аналогов. Одной из таких специальностей является профессия администратора, с представителями которой каждый из нас сегодня встречается практически ежедневно в салонах красоты, ресторанах, фитнес-клубах, офисах или гостиницах.
В результате стремительного развития рыночной экономики и рыночных процессов в обществе, пришедшегося на середину двадцатого столетия, образовалось большое количество новых профессий, расширяющие и "уточняющие" обязанности ранее существующих аналогов. Одной из таких специальностей является профессия администратора , с представителями которой каждый из нас сегодня встречается практически ежедневно в салонах красоты, ресторанах, фитнес-клубах, офисах или гостиницах.
Встречать то мы их встречаем, только вот представление об особенностях этой профессии у большинства из нас весьма смутные и расплывчатые, поскольку мало кто понимает кто это: обслуживающий персонал, член офисного братства, сотрудник секретариата или одна из специализаций менеджмента. Но несмотря на такую неопределенность в умах общества, среди абитуриентов специальность администратора пользуется завидной популярностью. А все потому, что молодое поколение пребывает в абсолютной уверенности: кем бы не был представитель данной профессии, обязанности его настолько необременительны, что работа по специальности будет напоминать череду безоблачных дней. Так или это на самом деле мы и попытаемся разобраться в рамках этой статьи.
Кто такой администратор?
– квалифицированный специалист, осуществляющий общее руководство персоналом компании или организации, а также контролирующий производственный процесс и распоряжающийся имуществом фирмы или предприятия. Администраторы могут выполнять свои функции как в штате юридического лица, так и в качестве помощника частного лица (например, администратор популярного артиста).
Название профессии произошло от латинского administrator (руководитель, распорядитель), что позволяет нам отнести эту должность все-таки к руководящему составу. Отметим, что первоначально понятие "администратор" применялось исключительно в качестве определения должности. Позднее администрирование стало одной из отраслей менеджмента, а специальность "администратор" была выделена в самостоятельную профессию.
На сегодняшний день существует больше десяти узких специализаций администратора: администратор кафе или ресторана, администратор массажного кабинета или фитнес-клуба, администратор салона красоты или парикмахерской, администратор баз данных или сайта и т.д. как можно догадаться, должностные обязанности администратора во многом зависят от той отрасли, в которой работает специалист. Например, в обязанности администратора ресторана в числе прочих входит встреча гостей заведения, создание комфортных условий для их отдыха, улаживание конфликтных ситуаций, контроль за работой персонала. Администратор же артиста отвечает за связь с общественностью, планирует график его встреч и выступлений, решает бытовые вопросы и контролирует ход рекламный кампаний и промо-акций.
Если же говорить об общепринятых обязанностях администратора, то их перечень выглядит примерно следующим образом:
- обеспечение бесперебойной работы компании или организации;
- контроль за трудовой дисциплиной персонала;
- оперативное решение рабочих производственных вопросов и конфликтов;
- осуществление внешних контактов и работ с поставщиками;
- проведение мероприятий, направленных на сохранение материально-технических ценностей;
- составление отчетной документации;
- работа с проверяющими и контролирующими органами.
Какими личностными качествами должен обладать администратор?
Поскольку работа администратора , независимо от сферы его деятельности, в основе своей представляет собой координацию действий всех сотрудников организации или предприятия, представитель этой профессии, прежде всего, должен обладать организаторскими способностями. Кроме того, невозможно себе представить администратора, который бы не обладал такими личностными качествами, как:
Из профессиональных знаний и навыков, необходимых в работе администратора, необходимо отметить правовые и юридические особенности осуществления того вида деятельности, которым занимается специалист, знание специфики производственных процессов, правил документооборота, основ психологии и конфликтологии, трудового законодательства, этики делового общения, финансовых аспектов взаимодействия с партнерами.
Преимущества профессии администратора
Начавшееся в середине 20 века активное развитие рыночной экономики не прекратилось и по сей день. А это значит, что компании и организации как никогда ранее будут нуждаться в хороших управленцах, а востребованность специалистов в сфере администрирования с каждым днем будет только возрастать. И это является основным преимуществом профессии администратора .
К достоинствам этой профессии также можно отнести тот факт, что большая часть рабочего времени (около 70%) используется специалистом для прямого взаимодействия с людьми. А это способствует развитию коммуникативных навыков, которые помогают специалистам не только в профессиональной деятельности, но и в личной жизни. Ведь не зря говорят, что люди с "хорошо подвешенным языком" никогда не пропадут", поскольку их "язык и до Киева доведет".
Преимуществом можно считать и универсальность профессии. Профессиональные обязанности всех администраторов в основе своей схожи, и при необходимости специалист может относительно легко сменить сферу деятельности. Например, администратор гостиницы может быстро освоить премудрости ресторанного бизнеса и получить должность администратора ресторана или кафе. Правда для этого ему придется пройти обучение на специальных курсах, чтобы досконально изучить особенности обслуживания гостей заведений общественного питания.
Недостатки профессии администратора
Главным недостатком профессии администратора являются непростые условия труда. Посудите сами, разве можно назвать работу легкой, если специалисту приходится:
- практически все время проводить на ногах, из-за чего эта работа по силам только выносливым людям, находящимся в хорошей физической форме;
- постоянно решать конфликтные ситуации, что может стать причиной хронической усталости и депрессии;
- держать под контролем огромный объем производственного процесса, что также негативно сказывается на общем эмоционально-психологическом состоянии специалиста.
Нельзя не сказать и том, что большинство администраторов получаются несоизмеримо маленькую, по сравнению с трудовой нагрузкой, зарплату. Согласно статистическим данным, среднемесячная зарплата администраторов в России сегодня составляет около 20-30 тысяч рублей. Согласитесь, что работать по 12 часов в сутки (а иногда и сутки напролет), уставать как физически, так и эмоционально, но выходить к гостям с улыбкой за такие "смешные" деньги могут только настоящие энтузиасты.
Помимо всего прочего, администратор несет ответственность как за свои действия, так и за все, что происходит в зале, офисе или салоне. Причем эта ответственность распространяется не только на работу персонала, но и материально-технические ценности. А это значит, что если в коллективе будет работать "не чистый на руку" сотрудник, то отвечать перед руководством компании за его поступки будет, прежде всего, администратор.
Где можно получить профессию администратора?
Получить профессию администратора можно в любом российском ВУЗе, на базе которого осуществляется подготовка специалистов общего и административного менеджмента или подходящей вам сферы деятельности. Например, чтобы стать администратором ресторана, то нужно поступать в высшее учебное заведение, где есть факультет ресторанного бизнеса. Администратор торгового зала должен пройти обучение в торгово-экономическом ВУЗе. А вот профессию системного администратора можно получить только в информационно-технологических ВУЗах. Другими словами, прежде, чем выбирать место обучения, необходимо определиться с тем, в какой области вы хотите в будущем работать.
Если же вы так и не смогли определиться с направлением работы, но хотите быть хорошим администратором, то рекомендуем вам остановиться свой выбор на лучших управленческих и экономических ВУЗах России , к которым можно отнести:
- (Москва);
Администратор — достаточно универсальная профессия. Для того, чтобы попробовать себя в ней, не нужно обладать глубокими знаниями какого-то узкого профиля. Главные качества для начинающего специалиста подобного рода — это:
- общительность и умение легко ладить с людьми;
- способность грамотно говорить;
- внимательность;
- эмоциональная устойчивость;
- интерес к делу, стремление относиться к нему неформально.
Обладание перечисленными чертами позволит легко сориентироваться в обязанностях, которые диктуются своеобразием организации — будь то стоматологическая клиника или спортивный клуб.
Впрочем, нет правила без исключений: в некоторых престижных компаниях к администраторам предъявляются довольно строгие требования — безукоризненное знание иностранных языков и определенных законодательных актов, наличие высшего экономического либо менеджерского образования и т.п.
Основные обязанности администратора
Администратор, по сути, является распорядителем. Конкретный круг его обязанностей напрямую зависит от типа учреждения. В распорядителях нуждаются:
- гостиницы и отели;
- крупные магазины;
- кафе и рестораны;
- фитнес-центры;
- частные клиники;
- косметологические салоны;
- развлекательные клубы.
Специалист, как правило, взаимодействует и с клиентами, и с младшим персоналом. Например, администратор ресторана отвечает не только за прием гостей и организацию банкетов, но и за обучение новичков. Ему приходится заниматься и оформлением документов — заполнением отчетности, ведением инвентаризации, составлением графиков занятости и отпусков.
Сотрудник, работающий в магазине, обязан практически постоянно находиться в торговых залах. Для него обычно бывает обустроено отдельное место, однако на практике ему редко удается скучать за стойкой: надо и принять товар, и проследить за тем, правильно ли продавцы разложили полученную продукцию на полках, и ответить на вопросы покупателей.
Администратор клиники обслуживает в первую очередь посетителей — отвечает на телефонные звонки, заводит индивидуальные карты, принимает плату за прием. Также ему приходится выполнять поручения руководства — отправлять факсы, разбирать корреспонденцию. Трудясь в медучреждении, поневоле приходится знакомиться с азами медицины — важно отчетливо понимать, какими компетенциями располагает каждый доктор или диагност.
Постоянный контакт с людьми, причем часто недовольными и настроенными на конфликт — пожалуй, самый существенный минус профессии . Даже в тех случаях, когда по-человечески следовало бы ответить на чьи-то претензии резко, администратор обязан оставаться вежливым и улыбчивым.
Рабочий день распорядителя чаще всего совпадает с рабочим днем компании : администратор утром открывает зал, а вечером запирает его. В тех случаях, когда фирма не закрывается по ночам (например, бар) составляется сменный график.
Перспективы трудоустройства и карьерного роста
Востребована ли профессия администратор?
Вполне. В кадрах данной специализации заинтересована очень значительная доля российских нанимателей. На нашем сайте регулярно обновляются , смотрите их. Если вы уже представляете, в учреждении какого типа хотите работать, обратите внимание на подборки свежих вакансий для распорядителей.
Профессия администратора является широко распространенной и востребованной в наши дни. Без администратора не обойтись в гостиничной сфере, туристических комплексах, салонах красоты, крупном магазине, частных образовательных центрах, клиниках, в развлекательном центре, спортивных заведениях - и это далеко не весь список возможных мест работы. График работы администратора в большинстве случаев посменный.
Функциональные и должностные обязанности администратора
Функциональные обязанности администратора бывают размытыми: в некоторых компаниях администратор может выполнять несколько ролей одновременно: и функции офис-менеджера, и секретаря, и референта, и помощника руководителя. Администратор является ответственным за прием, регистрацию, размещение, обслуживание, консультирование клиентов, работает с документацией, отвечает на телефонные звонки.
Квалификационные требования к администратору
Иногда к администратору работодатели предъявляют довольно мягкие требования: достаточно среднего образования, наличие опыта работы необязательно. В последнее время большинство работодателей требуют от претендентов на должность администратора высшее образование, знание иностранного языка, компьютера на уровне уверенного пользователя, наличие опыта работы в данной сфере. Помимо этого, администратор должен обладать хорошими коммуникационными навыками, приятной внешностью, иметь грамотно поставленную речь, обладать навыками работы с деловой документацией, техникой общения по телефону, быть знакомым с правилами поведения в конфликтных ситуациях. Также администратор должен уметь планировать, убеждать, контролировать, быть способным самостоятельно принимать решения.
Карьера и зарплата администратора
Администратор - профессия не на всю жизнь, это хорошая стартовая площадка на пути дальнейшего карьерного роста. Заработная плата администратора, как правило, не очень высокая, зависит от места работы и характера возложенных на него функциональных обязанностей.
Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.
Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.
Кто такой администратор?
Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.
То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.
Кто может стать администратором?
В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.
Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.
Как правильно составить должностную инструкцию?
Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.
Зачастую такой документ имеет четыре пункта:
- Общие положения, где указаны главные требования к кандидатуре администратора. Также здесь следует указать непосредственное начальство сотрудника, порядок замены, необходимый уровень знаний и так далее.
- Обязанности. Включают в себя весь список того, что обязан делать администратор.
- Права – часть, где указаны все привилегии данного сотрудника.
- Ответственность – особо важный пункт, устанавливающий меру наказания за тот или иной поступок.
Образец должностной инструкции
Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.
I. Общие положения
- Администратор – это специалист, который относится к категории офисных сотрудников.
- На данную должность могут претендовать лица старше 18 лет, имеющие оконченное среднее образование.
- Данный специалист подчиняется непосредственно руководителю гостиницы/ресторана/клуба.
- Администратор должен уметь:
- правильно распределить обязанности между сотрудниками организации;
- устранять все конфликтные ситуации как внутри коллектива, так и за его пределами;
- грамотно донести всю нужную информацию об услугах и тарифах до клиентов этой организации.
II. Обязанности
Администратор обязан:
- Создать все необходимые условия для комфортного пребывания клиентов на территории заведения.
- Предоставлять всю необходимую информацию по услугам, тарифам и скидкам.
- Вести все виды клиентских баз, а также предпринимать меры по их эффективному увеличению.
- Улаживать все конфликтные ситуации с клиентами, персоналом и руководством.
- Обеспечивать чистоту и порядок на вверенной ему территории.
- Следить за соблюдением дисциплины внутри рабочего коллектива.
- Предоставлять руководителям всю информацию об их организации.
III. Права
Данный специалист имеет право:
- Интересоваться всеми решения руководства, связанными как с внутренней, так и с внешней политикой организации.
- Вносить свои предложения по улучшению работоспособности персонала.
- Требовать соблюдения всех норм и правил, установленных данным документом, а также трудовым кодексом Российской Федерации.
- Принимать решения, руководствуясь собственными соображениями, если они не противоречат данному соглашению.
IV. Ответственность
К администратору могут быть применены следующие взыскания:
- За невыполнение распоряжений руководства сотрудник может быть привлечен к административной ответственности.
- За злостные нарушения дисциплины и халатность администратор может быть понижен в должности, вплоть до увольнения.
Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.
Должностные обязанности администратора магазина
Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:
- улучшение работы продавцов;
- разработку маркетинговых приемов;
- контроль над качеством товара.
Должностные обязанности администратора ресторана
Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.
Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:
- организация слаженной работы персонала;
- общение с клиентами;
- создание благоприятной атмосферы в помещении;
- предоставление информации касательно меню и работы шеф-повара.
Отельный бизнес
Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.
Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:
- обеспечивать комфорт постояльцев;
- предоставлять информацию касательно проживания в отеле, местной кухни, достопримечательностей и так далее;
- следить за чистотой в холле, номерах, коридорах;
- вести учет бронирования мест;
- наблюдать за эффективностью работы персонала и при необходимости вносить нужные корректировки.
Особая категория администраторов
Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.
Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.
Администратор — очень ответственная и важная должность, присутствующая почти в каждом серьезном и развивающемся проекте. При этом далеко не все четко понимают, чем же таким занят администратор, что он делает, за что получает зарплату от нанимателя (часто, владельца проекта)?
Особенности работы администратора
Фактически от качества и профессионализма деятельности администратора напрямую зависит доходность и прибыльность проекта. Это сложная работа, подразумевающая, что специалист понимает происходящие внутренние процессы, способен грамотно контролировать работу своих подчиненных, направляя их действия и поступки в нужное русло, выгодное интересам компании.
Для того, чтобы устроиться на должность администратора (например, компьютерного клуба) вовсе не обязательно иметь высшее образование. Хотя более серьезные и крупные организации на роль администратора вряд ли согласятся взять «человека с улицы» без должного образования и диплома.
В целом, администратор проекта — руководящая должность, которая оговаривается в индивидуальном порядке и зависит от рода деятельности производства или предприятия, проекта или виртуального представительства.
В любом случае администратору приходится решать кадровые вопросы, участвую в назначениях сотрудников проекта, общаясь с каждым подчиненным в отдельности.
К желательным качествам характера «идеального» администратора можно отнести:
- доброжелательность
- умение общаться с разными людьми
- грамотность (речь и письмо)
- профессионализм (касательно специфики деятельности).
Как стать администратором
Для прохождения на вакансию администратора рекомендуется ознакомиться с темой работы по максимуму. Сегодня для этого имеются все средства и возможности. Так, администратору не помешает:
- пройти обучающие курсы;
- принять участие в тренингах по общению с клиентами и сотрудниками;
- повысить свою квалификацию с помощью специальной литературы и учебников;
- досконально разобраться в товарах или услугах, предоставляемых проектом работодателя;
- научиться разбираться в маркетинге и торговле.
Идеальный администратор: какой он?
Хороший администратор в состоянии решить любые спорные вопросы со стороны клиентов или подчиненных, предлагая компромиссные решения, которые устроят обе спорящие стороны. Работа с возражениями — еще один частый пункт в деятельности администратора, с которым приходится сталкиваться практически каждый день.
При этом администратор ресурса никогда не совершает действий или поступков, идущих вразрез внешним и внутренним выгодам компании.
Администратор также обязан уметь отстаивать интересы того проекта, в котором участвует, и это требование распространяется на самые разные области.
Например, администратор меняет людей, не соответствующих занимаемым должностям, людей, не способных решить поставленные задачи. Интересы компании — это самый важный показатель для человека, ее представляющего!
В целом, работы у администратора хватает! И именно благодаря этому данная деятельность хорошо оплачивается. На зарплату так же оказывает влияние специфика работы, уровень ответственности, широта полномочий администратора.
